一些实实在在的工具篮中，而不是遗留在我的头脑中，并且利用这些工具进行处理。
这一方法适用于一切事务—重大事件或者微不足道的小事，个人的私事或者工作中的
问题，突发事件或者不甚紧急的情况，无一例外。
通常，你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。
我相信，当你的工作或者生活达到某一个阶段时，你不得不坐下来平静一下，拿
起纸笔列出一张清单。如果是这样的话，对于我所说的一切你就获取了一个参照点。
然而，大多数人只是在生活工作变得一团糟、混乱不堪，令他们难以忍受、不得不采
取措施时，才会开始草拟工作清单。通常情况下，这个清单也仅仅涉及使他们备受折
磨的那些具体问题。但是，如果你能够把这种做法转化为你现在生活和工作中运行模
式中的一种常态，并使之贯穿于你生活中的各个领域（不仅仅在处理“紧急情况时”），
那么，你就开始进入了我们所描述的“黑带”（blackbelt ）水准的管理模式。
注视着我面前的几种选择，我尽量依赖于直觉作出判断，而不是为这些选择绞尽
脑汁、苦苦思索。我应该已经对方方面面的情况进行周密严谨的斟酌，并以一种可靠
的方式获取了结果。我不希望再次浪费时间来考虑它们，否则，就是徒劳无益地耗费
创造力，同时自己制造挫折和压力。
你没有理由两次产生同一想法，除非你对它情有独钟。
你无法逃避这种思考。你的大脑会紧紧地纠缠那些悬而未决的事情不放。但是，
大脑负载这些未尽事宜的能力是有限度的一旦超越了这个限度，它就会暴跳如雷。大
脑中肩负短期记忆的那部分组织往往负责存储不完整、尚未决定和没有组织安排好的
“材料”，其功能类似于个人计算机中的随机存储器。你的意识就仿佛是计算机的显
示器，只是一个用于聚集的工具，而不是一个存储场所。你每一次只能考虑两三件事
情。但是那些不完整的项目仍然存储于短期记忆空间里。大脑容纳“材料”的能力有
一定的限度。很多人终日里忙忙碌碌，而随机存储器的接缝处早已涨裂四溢了。他们
时常感到心神不宁、坐卧不定，正是因为在他们内心深处，超负荷的精神负担无时无
刻不在侵扰他们的注意力。
比如，在刚刚过去的几分钟里，你是不是已经走神了，脑子里冒出一些与你现在
阅读的内容毫不相干的事情了呢？很可能你的大脑开了小差，跑到一些未处理完的事
情上去了。它们从你大脑中的随机存储器里一跃而起，冲着你大吼大叫。而你又是怎
样做的呢？除非你把它记下来，放在一个可靠的篮子里，这样你知道你将很快再次回
顾这个问题，否则，它很可能对你纠缠不休。最徒劳无益的做法是：事情毫无进展，
而压力陡然激增。
糟糕的是，当你对这些事情感到无能为力、无可奈何时，你的大脑仍然毫不懈怠
地一个劲地提醒你。大脑中从来就不存在过去或者将来的概念。也就是说，一旦你告
诉自己有些事情需要处理，并把这一信息传递到你的随机处理器中，大脑中的某一些
区域立即认定，你应该自始至终努力完成那件事情。对于任何你应该去解决掉的问题，
大脑都会破译为你应该立刻投入办理。坦率地讲，一旦把两件事同时放入随机存储器
就导致了失败，因为你根本无法同时对付它们。就这样，无孔不入的压力一下子冒了
出来，而造成它的原因我们就不得而知了。
同 一 个 在 你 的 大 脑 中 没 有 岗 哨 的 敌 人 作 战 ， 是 十 分 艰 巨 的 任
务 。
——萨 莉 ·肯 普 顿 （ S a l l y·K e m p t o n ）
大多数人都长期处于这样或那样的精神紧张状态，由于耗时持久，他们全然意识
不到这种状态的存在。就像万有引力无时不在，以至于感受万有引力的人们甚至意识
不到压力的存在。只有当人们彻底地摆脱了这种压力的束缚，拥有一种完全不同的体
验时，他们才可能认识到自己曾经承受着多么大的压力啊。你能够摆脱这种压力的束
缚吗？你肯定会的。下面的内容将告诉你具体的做法。
第2 章横向管理工作进程的5 个阶段
如何掌握既轻松又不失控的知识工作，我所教授的这个技巧的核心部分就是征服
工作进程的5 个阶段。无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5 个阶段：（1）
收集一切引起我们注意力的事情；（2 ）加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；
（3 ）组织整理得出的结论；（4 ）把它们列为我们行动的选择方案；（5 ）行动，这就
构成了我们生活中的“横向”管理层，随时添加新事务。
我们所认知的知识已经在行动中证明了自己。我这里所谈的
知识是指行动中的信息，以及关注结果的信息。
——彼 得 · F ·德 鲁 克 （ P e t e r ·F ·D r u c k e r ）
原则上，这个方法极其简单。不管怎样，这就是我们习以为常的处事方法。但是，
根据我的经验来看，大多数人都存在有效改进这5 个阶段中每一个阶段运作方法的余
地。我们工作流程的管理包括了5 个环节，因此，除非所有的连接点都紧密地结合起
来，并且由统一的标准加以维护，否则，其管理质量难以保障。大多数人在收集工作
中存在着重大的遗漏。虽然很多人收集了大量信息，但是，他们却没有加工或确定需
要采取哪些具体的行动。另一些人一时作出了绝妙的决策，却由于缺乏对其结果的有
效管理，从而丧失了思考的价值所在。还有一些人建立起了良好的系统，但是没能坚
持回顾和检查，结果导致它们无法发挥应有的功能。最后，如果这些连接点中出现任
何一个薄弱环节，决策方案都不可能是最佳的选择。
我们需要了解这5 个阶段的发展历史，此外，为了使它们的功能发挥得淋漓尽致，
我们还需要运用一些有效的技巧和工具。如果不是绝对必要的话，我发现在一天的工
作中分别来处理这5 个阶段将大有收获。有些时候，我只想网罗各种信息，不打算立
刻决定行动计划。而有时，我可能只需要为会议准备一下我的发言稿。或者我刚刚旅
行回来，需要对一路上收集和加工好的资料进行组织分类。还有一些时候，我希望检
查我的工作清单。显而易见，我把大部分时间花在了我应该做的事情上。
许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因正是他们试图一口气完成这5 个阶
段的工作。当他们坐下来“开列工作清单”时，大多数人试图收集“最重要的事情”，
并把它们按照重要程度和先后次序进行排序，然而，他们并没有拟定任何具体的行动
方案。但是，如果你认为秘书的生日目前“并非那么重要”，因此暂时搁置一旁不作
任何考虑，那么这件事就成了一个悬而未决的问题。它将时时刻刻地消磨你的精力，
阻碍你富有成效地思考那些真正重要的事情。
本章将具体阐述这5 个阶段的内容。在第4 章到第8 章中，你可以看到一个逐步
实施的方案，它针对每一阶段介绍一个无懈可击的系统，并且附有大量经典的实战经
验。
收 集
要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成这一工作，这一点非常重要。
因为只有这样，你才能够开始恰如其分地推进加工处理的过程。为了把你的大脑从那
些层次较低的、希望抓住一切的意识中解放出来，你必须认识到，所谓的“真正地抓
住了所有的事情”，事实上，它们只代表着那些你必须处理的事情。而在将来的某个
时间，你还将处理和回顾这些事情。
百分之百地捕获一切“未尽事宜”
为了消除“桶上的一切漏洞”，你需要寻找和搜集一切符号或者代表物，临时地
代表任何个人生活中或工作上的事物，重大的或细小的，迫在眉睫的或无关紧要的，
那些你认为应该有别于当前状况的事情，以及在你内心深处希望多多少少有所改观的
情况。
在你翻阅这本书时，许多你必须处理的事情正在处于收集之中。信箱里收到了新
的邮件，工作中增添了新的备忘录，计算机向你提示新的电子邮件已经到达，语音信
箱里积聚着来自各方的留言。但是，与此同时，你正在从周围的环境以及你的大脑里，
一刻不停地收集着那些原本不属于这些区域的信息。即使它们不会像电子邮件那样一
目了然，这类“材料”仍然需要某种解决方法。如：在你书柜里的记事簿上，某些决
策思路迟迟不能付诸实施；在你书桌的抽屉里，某些坏了的小电器需要修理一下或者
干脆扔掉；在你的咖啡桌上，放着一些过期的杂志—这些全都属于这类“材料”的范
畴。
一旦你给某一事物贴上“需要”或者“应当”的标签，它就变成了一件未完成的
工作。比如，如果你仍然需要决定某件事是否需要搞定，那么它就是不完善的事物。
这包括你全部的“我将要……”、所有那些你已经决定实施但尚未采取行动的事情。
当然，它还包括所有正在处理的事情，以及那些你已经竭尽全力，但只差宣布大功告
成的事情了。
为了正确地管理这些悬而未决的问题，你需要把这个清单暂时放入一个“存储器”
中，直到你能够抽出时间来思考一下它们到底都是一些什么样的问题，你打算怎样解
决。然后，你必须定期地清空这些“存储器”，以确保这个收集工具可以随时随地取
用。
大致说来，在广泛的意义上，一切事情都处于人们的收集之中。如果没有一个可
靠的外在体系对它们进行直接的管理，那么，这些事情必定会藏匿于你脑中的某个角
落里。事实上，即使你没有把某项任务放入你的工作篮，也并不意味着它就不存在。
在这里，我们主要讲的是，如何确保一切必要的事情统统得到了收集并且存储在你大
脑之外的某个地方。
收集工具
有几种类型的工具，包括科技含量较低的工具和高科技手段，均可用于收集那些
你尚未完成的工作。下面几种形式的工具可以用于捕捉你的想法以及从外部获取的资
料：
实实在在的工作篮
纸制的记事簿
电子记事簿
录音设备
电子邮件
具体的工作篮
标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的、用于存放纸制资料的工具。其
他任何需要分类处理的物品也可以存放其中，如：信件、杂志、备忘录、票据、电话
记事簿、收据，甚至还有已经耗尽了电池的手电筒。
书写用的纸张或记事簿
活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准拍纸本，都可以出色地记录你灵机
一动时冒出来的主意、随意搜罗来的信息，以及有待处理的事情等。哪一种符合你的
口味，哪一种满足你的需要，你就选择哪一种。
电子记事簿
计算机可以用于存储简短信息，以便日后再处理。随着字符识别技术的发展进步，
一系列用于保存数据的数码工具产品接连不断地面世，掌上电脑和电子记事簿都可以
用来存储这类信息。
音频产品
目前，可以使用的产品包括电话应答机、语音信箱、录音设备，如数码录音机或
者微型磁带录音机。这些设备都可以临时储存那些你需要记录或处理的音频信息。
电子邮件
如果你是通过电子邮件与世界的各个角落保持联系的，那么，你的计算机中就包
含着一些临时区域，可以用于保留收到的信息和文件，以备日后浏览、阅读和处理。
寻呼机和电话也拥有这种功能。
高科技产品设备
现在，你能够以口述的形式给计算机输入命令，也可以以手写的方式敲进信息。
随着交流模式越来越多地转换为数字和无线形式，我们记录信息的方式变得更加简单
易行了。（同时，我们所收到的数据和需要我们进行处理的情况也将随之膨胀！）
“计算机！”
“是的，戴维，什么事？”
“我需要面包。”
“好的，戴维。”
我所需要的食品一项一项地被记录下来。在行动管理过程中，组织分析这一阶段
进一步向数字化的方向迈进，“面包”将自动添加到我的电子食品清单中，甚至自动
完成订货和配送的程序。
无论是高科技设备，还是技术含量不高的产品，上面所介绍的所有设备都起到类
似于工作篮的作用，发挥着搜集一切具有潜在用途的信息、任务和行动方案的功效。
恐怕，你早已经在使用这几种工具了。
影响成功收集的因素
遗憾的是，仅仅拥有一个工作篮，这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人
确实选择了这种或那种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少地处于失控状态。
我们一起来看看成功收集的三个必要条件：
1．每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑
里。
2．你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。
3．你必须定期地清空这些设备。
把一切赶出你的大脑
如果你试图在你的随机存储器内塞入过多的信息，那么，很可能你会丧失使用和
清空这个工作篮的动力。大多数人并不把这些用于存储信息的工具放在心上，因为他
们知道，无论如何，这些工具并不能代表一个独立而完整的系统。在他们的工作和大
脑中，还分别存放着一系列不完善的事物，因此，他们无法从任何一处获取任何回报。
结果，他们的大脑处于不停地运转之中。这就好似在布满了大洞的桌面上玩弹球一样，
弹球接连不断地掉入洞里，使你一下子丧失了继续玩下去的兴趣。
这些收集工具应该成为你生活方式的一部分。你应该尽量在身边保留这样的工
具，这样，无论你身处何处，都可以随心所欲地抓住任何一个极具潜力和使用价值的
好主意、妙点子，把它们视为你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、驾驶执照
或眼镜一样。
最大限度地减少收集设备的数量
你需要多少个工作篮，就应该设置多少个，但要限制在你可以应付的最小程度内。
由于你希望获取的信息可能从任何一个地方钻出来，因此，在任何情况下，你都需要
那些唾手可得、可以随时随地发挥功效的收集工具。然而，如果收集的区域过于广泛，
你很可能无法做到轻松而连贯地处理这些信息。
对于高科技产品而言，收集容器数量过多并不会成为一个问题；对于大多数人而
言，主要是在记事簿和实实在在的工作篮这些技术含量较低的设备方面，还存在改观
的机会。你应该收集和整理所有手写的便条，而不是把它们随心所欲地堆放着，夹在
记事簿里或塞进抽屉中。所有纸制资料文件也应该井然有序地放进工作篮中，而不是
七零八落地堆积到任何一个角落里。
随着生活和工作变得日益复杂烦琐，采用标准的工具和手段来捕捉一些想法和信
息就显得尤为重要。比如，当事业处于蒸蒸日上的发展中时，你也许会注意到，一些
奇思妙想往往不是在勤奋工作时产生的。如果能够把你的思考能力与高品质的存储工
具结合起来，你就获得了提高工作效率的制胜法宝。
一 些 品 德 高 尚 的 天 才 人 物 在 处 理 最 少 的 问 题 时 ， 却 最 为 积 极
主 动 。
——达 ·芬 奇
定期清空收集工具
成功收集信息的最后一个因素是显而易见的：如果不清空收集工具，加工处理里
