派发出去的工作的提示信息：当你发送信息或者通过电子邮件提出要求，或者指派一
项工作时，只需要将它的副本存入“@等待”文件夹中。
有一些应用程序（如Notes ）允许你在发送邮件的同时，复制一份并归档存入你
自己的文件夹中（按一下“改善和归档”按纽）。其它软件（如outlook ）可以在同一
时间内将文件存入包罗万象的“已发送邮件”文件夹中。在后一种情况下，对于许多
人来说，最有效的方法是：当他们通过邮件分派任务时，复制一份（“抄送”或者是
“秘密抄送”），然后把复制件存入“@等待”文件夹中。（编辑一个程序，使outlook
能够自动把你转发给自己的内容发送到一个指定的文件夹中，这相对来说比较容易。
这个指定的文件夹将复制出刚才描述的过程）。
将电子邮件“工作篮”清空
上述详细阐述的方法，有助于清空电子邮件的工作篮，这简直是一个上天的恩赐
了。你恢复了“工作篮”真正意义上的功能，因此，后来“寄居”在那里的所有事情
都像自动应答机一样，会有一道闪烁的亮光向你通报：有事情需要处理了。大多数人
利用电子邮件的“工作篮”来安排尚未决断的事物和参考资料，这一做法将迅速地麻
痹大脑：每当他们扫视屏幕时，都不不重新评估每一件事。如果你的邮件信息永远不
会超过一个整屏，这种方法还是相当有效的。但是考虑到当前专业人士所面对的电子
邮件的数量级，这种方法便显得太不合时宜了。
在一千封电子邮件的基础上进行管理，要比在零的基本上消耗多的多的精力
再说一次，清空“工作篮”中的内容并不意味着你已经解决掉了所有的问题。它
仅仅代表着，你已经删掉了一切可以删掉的内容，把你暂时不需要行动但希望保存的
事情归档管理，搞定了所有那些不需要2 分钟就能解决的事情，并把你正在等待回复
以及全部都可以会计行动的电子邮件统统地装入你的提示信息文件夹。这与你手忙脚
乱地搜索多个屏幕，生怕漏过一些重要事情，担心它们哪天会捅出个大娄子来是不是
简单多了呢？
关于四处散落提示信息的警告
把提示信息放在你的视线之外，这种做法是十分危险的。一个管理系统的主要功
能是，在需要时为你提供希望看到的提示信息，以便你能够完全信赖自己的选择（以
及未作出的选择）。在忙碌了一天，离开办公室之前，你必须逐项地检查一下这些仍
然悬而未决的邮件，就像检查你的的“电话”清单或者“在电脑旁”清单一样。从本
质上讲，“@行动”是你“在电脑旁”清单的一个延续部分，因此，也应该以完全一
致的方式给予对待。如果局面形式的资料是提示信息可以出现的唯一形式，那么，你
那些“悬而未决”的局面工作也是必须受到同样的评估。
“眼不见，心不烦”并不是真的心境坦然。
把行动的启动装置分散地存入各个文件夹、清单或者一个电子邮件系统当中，这
种做法没有任何问题，只要你能够按照要求定期回顾游览。你当然不会希望在系统中
任何一个隐秘的角落里隐藏着某些事情，它们逃避了它们原本应该发挥的作用：提醒
你。
为了能够与朋友们在一起聚会或者到处闲逛，真正做到心里没有牵挂、无忧无虑，
你必须弄清楚所有行动方案的存放地点，它们的具体状况如何，以及它们是不是都可
以暂时被搁置起来，与此同时，你还具有在几秒钟内而不是几天后实施这些方案的能
力。
管 理 各 种 工 作 的 提 示 信 息
创建并保存一个包括你所有工作任务（再重申一次，每一个承诺或者预期的结果
都需要一步以上的行动来完成）的清单，这可能是一种非同寻常的经历如果你还没有
这样做，我建议你，一开始时建立一个形式非常简洁的“工作”清单（类似于你一直
在使用的行动清单）：它可以是电子文件夹中的一个目录，也可以是活页计划手册中
的一页纸，甚至可以是一个独立的文件夹，贴着“工作”的标签，里面要么是一张包
罗万象的清单，要么是按类别分开记录的几张纸。
“工作”清单
“工作”清单意味着有关你的各项工作的具体方案或者详细资料。不过，你也不
用按照事情的重要性或者急迫程度进行分类管理，它只是你所有悬而未决的问题的一
个综合索引。事实上，在日复一日的活动中，你不会逐项地遵照这个清单行事；在极
大程度上，每天占据你主要精力的是你的行动清单，以及随时随地钻出来的一切特殊
情况。请记住，你无法一口气完成一个计划，你仅仅能够完成所需要的某一阶段的具
体行动。
“工作”清单的真实价值在于，它可以为你提供一个完整全面的回顾机会（至少
每周一次），使你确保所有的计划都已经制定出了行动方案，不会存在任何的疏漏。
时不时地扫上一眼清单，可以加强你内心深处那种能够控制一切的感觉。同时，你还
可以知道每当遇到适合评估工作量的时候，你（别人也可以）都可以随时拿出一张详
细的目录来。
在从局部管理向全局总揽的转化过程中，一个完整和同步的“工作”清单是一个
主要的动作手段。
仅用一张清单呢？还是进一步细分呢？
大多数人发现，使用一张清单是最佳的选择，因为这一张清单发挥着一张重要事
件详细目录的作用，而并不是一张每日工作的先后次序的概要。管理系统仅仅为你所
有悬而未决的问题和选择提供了一个占位符号，因此，你的大脑就能更加轻松自如地
完全凭直觉作出必要的战略决策。
坦白地说，你拥有多少种工作计划清单都无关紧要，只要你可以根据需要经常地
游览这些内容。这是因为，在很大程度上你每周的回顾检查活动往往都是在一瞬间就
可以完成的。
进一步细分工作的几种常见方法
在某些情况下，更深一层地划分“工作”清单是很有意义的。下面，我们逐一来
看看这些情况。
个人的/职业的
许多人喜欢把自己的清单划分为个人私事和工作方面两种。如果你也属于这类
人，那么我建议你一定要明智地对待“个人”清单，像检查“职业”清单一样定期回
顾，而不是专门留到周末才去处理。许多私人的事情也需要在平时的工作中采取行动，
这一点同其他任何事情毫无差别。而且，一些工作方面的巨大压力也往往源于人们个
人生活方面的疏漏。
已经指派他人处理的工作
如果你是一位高级管理人员或者经理，也许你直接负责管理几项计划，但是你已
经指派别人处理了其中的一部分，并且要求他们定期地向你汇报。当然你可以把这些
记录纳入你的“等待”清单之中，这时，创建一个“工作——已指派”清单，跟踪这
些情况将是一个不错的选择：你的任务就是定期地核查这个清单，以确保一切事情顺
利向前推进。
某些特定类别的工作
有一些专业人士要面对同属一种类型的几个不同的工作。把这一类计划作为“工
作”清单的一个子清单归纳在一起，也许效果更好。比如，我单独保存着一个叫做“待
办事务”清单，它用于记录在较长的一个时期内，所有即将由我负责举办的研究会、
培训和咨询工作。这些事件同其它的“工作”一样，因为我需要不断地记录有关它们
的一些发展状况，直到任务结束。然后我发觉，按照这些事件在日程表中出现的先后
次序把它们统统地保留在一张清单上，并使其远离其他的清单，这种做法对我有很大
的帮助。
如果你是一名房地产经纪人，你的客户有可能来自各行各业。如果你能够一目了
然地看到所有还末解决的“运行中的销售关系”清单，这将对你大有裨益。这张清单
可以是你“客户发展计划”中的一个独立清单，或者你已经针对每一个进展中的计划
设立的专门的文件夹。这时，你完全有条件把它们归纳到一个文件，保存在书柜里。
注意，只有当它代表着一套完整的记录，包容了所有需要采取措施的情况，同时你也
能够做到连同其他的各种工作计划并进行定期地回顾检查，并保证时时更新，这种方
法才能够奏效。
下属工作呢？
你的某些工作很可能是由几个主要的下属工作组成的。从理论上讲，每一个下属
工作都可以被视为一个完整的计划。比如，如果你正在往一座新房子里搬家，可能有
这样一张列满活动的清单，如“敲定环境布置的方案”、“重修厨房”、“地下室重新布
线”等。所有这些活动自身都可以视为一项项独立的计划。你是否会把所有的工作都
归纳为一项内容，注明在“计划”清单上呢？比如说“完成新家的修整工作”，或者
你会不会把每一个下属的行动计划都作为独立的条目逐一地记录下来呢？
事实上，这一点无足轻重，只要你能够以保证工作效率为前提，经常地检查所有
的内容就可以高枕无忧了。在管理你所有的工作项目方面，无论是沿着横向扩展，还
是顺着纵向深入，都无法获得一个万无一失的外部工具或管理模式；当然，你还必须
始终如一地掌握其完整性（比如通过每周一次的回顾检查）。如果在“工作”清单中，
把某一个大型的计划以一项内容的形式体现出来，你自然希望保留一个下属工作的清
单，以及把工作方案自身作为“计划辅助资料”加以保存，以备日后着手处理这宗大
项项目时再进行参阅。
我建议，如果某项工作计划的一些重要组成部分必须以其他工作的完成为前提，
你可以运用上述的这种处理方法。在这种情况下，你很可能拥有很多的下属工作，他
们全都没有附属行动。这是因为，从某种意义上来讲，他们都不得不“等待”其他工
作的完成，才可能前进一步地推进。比如，在你完成给地下室重新布线的工作前，你
很可能无法开始“修整厨房”的工作。无论如何，你可以着手“完成环境的布置和美
化”，因为它不依赖于其他任何一个下属工作。因此，你很可能希望在对“地下室重
新布线”和完成环境的布置和美化“后，会有下一步的行动继续跟进。
如何拟定工作和次级工作的清单完全取决于你自己，你只需要确保自己能够找出
所有的构成因素。
千万不要操心，哪一种才是最佳方案。如果没有十足的把握，我建议你可以把重
要的工作纳入到“工作“清单中，同时在辅助资料中保存各种下属工作。注意：一定
要把它们纳入到你每周的回顾检查之中。如果这种安排还不能令你感到心满意足，你
可尝试一下，把一些独立的下属工作逐条地记录到你的主体清单之中。
没有一种完美无缺的系统能够以完全相同的模式保存你所有的工作和下属工作。
你只需要认识到目前有一些工作需要处理，而且如果它们涉及到一些相关的因素，你
在哪里可以找到适当的提示信息就可以了。
工作的辅助性资料
工作的辅助性资料并不是具体的行动，而且它们也不属于提示信息的范畴。但它
们是支持你行动以及你对工作产生所思所想的源泉。
不要使用辅助性资料来提醒你
比较典型的是，人们常常使用一叠叠的纸张和塞得鼓鼓的文件夹作为提示信息，
以说明：
1．他们有一项工作要办理；
2．他们必须对此采取一些行动。
事实上，他们把辅助资料当做行动的提示信息来使用。问题在于有关这个工作的
下一步具体行动以及“等待”清单的内容，通常还没有被确定下来。从心理的角度来
看，它们还深深地埋藏在那些厚厚的书面资料和文件，只给人们增添了一种更多“资
料”的感觉，使他们排斥计划管理行为，而不是吸引他们尽快地采取行动。当你四处
奔波，处于一天工作最忙碌的时候，这类文件夹对你来说，是压根不想看到的，更不
要说仔细阅读以准备采取行动了。事实上，你对这堆文件夹已经渐渐的麻木了，这是
因为它们根本无法激励你去处理任何事情，反而只能让你更加的焦虑。
如果置身于这样的环境之中，你必须首先把这个工作本身添加到“工作”清单之
中，以提醒你需要达到某一种结果。然后把行动步骤以及“等待” 内容逐项地列在相
应的行动提示信息的清单之中。最后，当采取行动的时机成熟时，就像给某人打个电
话谈谈这样这个计划一样，你可以调出所有这些你认为在沟通过程中可能将对你有所
帮助的资料。
再重申一次，你不希望把辅助性资料作为主要的提示信息，提示信息应该转移到
你的行动清单中去。然而，如果在这些资料中除了包含一些特殊的参考材料外，确实
还涉及到了计划方案以及工作概况等内容，这时你也许希望把这些资料安置在一种更
加醒目并且便于随时调用的状态，而不希望仅仅像处置你档案柜中其他的参考资料那
样。也是存放辅助材料的理想地点，只要你养成在每周例行的回顾检查时，拉开档案
柜的抽屉来扫一眼每一个计划的良好习惯。如果做不到这一点，你最好还是把这类工
作的辅助性材料存放在一个常备的文件夹中，或者置于一个独立的“悬而未决“的工
作篮中，放在你的书桌或者文件柜中。
让我们再回头看一看搬家的例子。你可能建立了一个标明“新房子”的文件夹，
专门用于保存有关环境、厨房和地下室安排布置的各种计划、细节问题和备忘录。当
你每周回顾检查时，一看到“工作”清单上“完成新家装修”这一项内容时，你就会
取出“新家”文件夹，翻看所有的备忘录，以确保不会遗漏任何行动。接着这些行动
便会被逐个解决、指派给他人处理或者推迟并放入你的行动清单之中。这个文件夹会
在你再次查阅下一步行动或者进行下周的回顾时，再次被归档整理。
有许多人与潜在的用户和客户交往时，往往试图使用客户文件夹，或者使用一些
有关接洽管理的软件如ACT ！来“管理这项内容“。这种处理方法的弊病在于：一些
材料仅仅是一些事实或者历史数据，需要作为背景材料存储以备后查，而一些必须保
存的资料是推动人际关系向前发展的必要条件。后者在你行动清单体系中可以得到更
加有效的管。客户信息也是如此，可以存入有关客户的一般性参考资料或者存放在客
户信息库中。（我使用“行动”这种软件，该软件的一个突出特点是：它允许我把一
般性公司信息和公司要人的重要活动进行参考借鉴。因此，这是一个优秀的客户弄数
据库。）如果我需要给一个用户打电话，我希望提示信息只出现在我的“电话”清单
上，而不是别的什么地方。
管理有关一些特殊工作的思考过程
在第3 章中，我曾经提示过，你的大脑中也许会经常闪现出一些与工作相关的想
法和念头，你希望将它们保存起来，但是这些不一定就是下一步行动。它们正好符合
“工作辅助性资料”这个比较广泛的范畴。它可能是有关你下一次旅行的一个念头，
也可能是对某一项工作计划的阐释。也许当你一边加车在高速公路上飞驰，一边还听
着收音机的时候，它们就突然从你的脑海里跳了出来，也许是篇相关的文章触发了你
的联想。应该如何来对付这些资料呢？
我建议你考虑：在什么地方保存这些工作或者主题的小标签？如何在这一模式中
添加新的信息？在什么地方存储与此相关的更为广泛的数据？大多数专业人士拥有
几种选择来对付这些辅助性资料，如在清单中的项目上附加备忘录、在电子邮件或者
数据库中管理这些电子信息，此外，坚持使用书面形式的文件夹和备忘录。
不应该丧失关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法。
附加的备忘录
大多的管理软件都允许你在一个清单上或者日程表的条目上附加一个电子“备忘
录”。如果你是使用软件来保存“工作”清单的，当你对某一项工作产生想法时，你
可以找出这个工作计划，打开文件并贴上一个“备忘录”，然后在此处输入你的想法。
这是捕捉灵感的一种绝妙和手段。如果你的“工作”清单是书面的形式，你可以在主
要清单中这个项目的旁边贴上一个即时贴，或者另用一纸来进行记录。无论哪一种情
况，你都需要记住，每当回顾计划进，一定要查阅这些附加信息，充分地利用这些资
料。
电子邮件和资料库
那些保存了有关各种工作信息的电子邮件可放在一个专门的电子邮件文件夹中
（只要遵循关于创建“@行动”的说明，再创建一个“@工作”）。如果你目前还没有
建立这样的文件夹，那么设置一个更加严格的数字资料库来管理你对某一工作或者主
题所产生的想法，也许同样会大有帮助。比如，如果你的公司使用lotusnotes,，你可
以创建一个工作资料库，这样你即可以安装在自己的电脑上供个人使用，也可以放在
