时处理的事情，而不必转移到其它活动中去。从某一类行为中脱离出来，再转入另一
类节奏和工具都不相同的工作中去，往往会浪费掉很多精力，比大多数人所预见的还
要多的多。当一个关键人物坐在你的办公室里，盯着你的时候，你如果能够立刻准备
好一切你需要同他讨论的工作，这无疑是一个明智的做法。
有关行动提示信息最常见的分类
以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助：
电话
在电脑旁
跑腿
在办公室时
在家时
议事日程
阅读/ 回顾
“电话”
这是一个包括了所有要的电话的清单，只要是手上有一部电话，你就可以一项项
地减少它的内容。你越是行踪不定，就越会发现拿着一个包括了所有联络电话的清单
是多么有价值；你不在办公地点或者正在旅途中休息的时候，也许你就有一些小小的
空闲，这为你提供一个绝好的机会来处理你的电话清单。拥有一个独立的“电话”清
单，你就可以比较容易地集中精力选择一个最为恰当的电话拨打了。
我建议你花一些时间，在工作清单的每一项内容旁边注明相关的电话号码。很多
时候，如果电话号码一目了然，你很可能就打了这个电话，而如果你还花精力去查电
话号码的话，你可能就放弃了。
“在电脑旁”
如果你使用电脑，特别是随身带着笔记本电脑，或者在工作场所配备有一台电脑，
同时在家里安排了另一台，此时对所有当计算机运行时才能处理的事情进行分级，将
会对你大有帮助。这能使你新眼看到运用电脑可以完成的所有工作，提醒你应该发送
哪些电子邮件，应该起草或者编辑哪些文件等。
因为我经常飞行，我甚至保存了一个“在飞机上”的行动清单，并与“在电脑旁”
区别开。坐飞机时很难达到许多事情要求的那种办公环境：上网或连上我的服务器。
因此我现在可以完全放心地依赖我的“在飞机上”清单，上面没有一项内容要求我必
须上网。这样一来，我的大脑就获得了解放，不用像从前那样，对着“在电脑旁”的
清单，我就不得不再次盘算，哪些工作可行，哪些不可行。
周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各
种清单进行组织和管理。
如果只在工作时拥有电脑，你可能不需要一个单独的“在电脑旁”清单。“办公
室中的行动”可以覆盖这些内容，因为办公室是你惟一可以办理这些事物的场所。（类
似的，如果你仅在家里有一个电脑，又不是笔记本型的，你也可以把电脑类行动归于
“在家”清单之中。）
“跑腿”
把所有需要外出时处理的事情归纳到一起，这种方法非常有意义。当你知道自己
需要开车外出，要是在路上能够看上一眼这个清单，那就太妙了。像“从保险箱中取
出股票证券”，“从设计者那里取回画像”以及“在苗圃购买一个牵牛花“一类的活动
都应该纳入这个清单的范畴。
当然，这个清单绝不比你保存在计划手册里的一张即时贴的内容更加详细，也不
比你掌上电脑里的“todo”部分中的“跑腿”一栏中的屏幕显示更为复杂。
在个人的“跑腿”项目中建立一些子目录，通常会使你受益匪浅。例如，一旦你
需要从五金商店购买某些材料时，很可能你希望在清单中创建一个“五金商店”的条
目，然后在此条目下再附加一个子清单，记录你打算在那里购买的具体物品。在运用
技术含量低的工具时，你可能在一张即时贴上创建一个“五金商店”的清单，当拥有
先进的高科技产品时，如果你使用的是一个电子形式的清单，那你就可以在“五金商
店”一项后面附加一个“备忘录”，并在那里输入详细的内容。
由于我穿梭往返于几个大都市，因此我保存着两个“跑腿”清单：“跑腿——奥
哈伊”（我住的地方）和“跑腿——任何地方。”这样即使我正在旅途上，也可以随时
处理所有其他的事情。“灌溉工程的网络插件”将被纳入“跑腿---奥哈伊”，而“购买
衣服袜子”将被列入“跑腿——任何地方。”
我 们 必 须 努 力 达 到 那 种 超 越 烦 琐 复 杂 的 简 洁 境 界 。
—— J o h n ·G a r d n e r
“办公室中的活动”/ “在办公室时”
如果你有一间办公室，肯定会有一些工作你只能在那里完成，那么眼前放上一张
包括了所有这样事情的清单，就等于多了一个助手。即使你的办公室里有电话和电脑，
你还是要有“打电话”和“在电脑旁”各自独立的清单，它们将发挥自己的作用。我
会使用“在办公室中的活动”或者“在办公室时”清单记录一些仅仅需要上网才能处
理的情况。比如，对我来说上网下载一个大型软件的程序将纳入这个清单中。
“在家时”
许多行动只能在家里搞定，因此，针对这个环境创立一个清单就十分有必要。我
相信，你有许多的私事和需要在房子周围处理的各种杂活。通常，这一类事件的下一
步行动就是直接实际行动了。“挂一张新的图片”，“整理CD ”以及“把衣柜里的衣服
换成冬装”都是这一类具有代表性的内容。
如果你像我一样，在家里设有一个办公室，那么只有那些在家中的办公室里才能
解决的事情才可以放到“在家时”清单。（如果你仅仅在家中工作，而且并不去其它
的地方办公，那你就根本不用设立“办公室的活动”清单，仅有一个“在家时”清单
就够了。）
“议事日程”
不可避免，你总会发现许多下一步的行动不是在和某人的交流中冒出来的，就是
在委员会、团队或者员工会议上提出来的。你不得不与合作伙伴讨论一下有关明年发
展的想法；你希望同配偶协商一下春季的日程安排；你需要给秘书指派一项复杂工作，
恐怕一下子还难以在电子邮件中交代清楚；你必须在星期一召开的有关调整费用报销
政策的员工会议上宣布一项新的决定
长年忍受你每天必须对付的会议和人际交往，不如为这些活动打造自己的“议事
日程”清单。
这些行动应该分门别类的保存在针对每一个人以及会议（假设你定期参加这个会
议）的议事日程的清单上。有些专业人士已经在采用这个方法的一种版本，他们把需
要和老板讨论的所有事宜保存在一个专门的文件夹。如果你认真对待所有的下一步行
动，你发现需要 3-15 个这样的清单。我建议你为老板、合伙人、助手、配偶和孩子
建立各自独立的文件夹或者清单。同样地，你应该为你的律师、金融顾问、会议以及
电脑顾问设立专门的清单，还包括所有那些你在电话中要与之商讨一件以上事情的
人。
如果你参加了一个常规的会议——员工会议、计划会议、委员会会议等，它们也
同样应该享有独立的文件夹。你将收集到的上述场合的资料存放在它们的文件夹。通
常情况下，某一段时间内你会同某人进行频繁的接触，你希望在此期间保存一个连续
的清单。一个承包人正在对你的房屋或者财产进行一项重要的修整工作，你可以在这
一阶段为此设立一个专门的清单。当他下班走人以后，你围着施工现场转，考虑可能
你有几件事需要同他交换一下意见。你希望这个清单操作简单明了，随时可以派上用
场。
鉴于这类清单效果显著，你系统应该允许你根据需要快速而方便地添加特别的
“议事日程”清单。比如，在活页夹式的计划手册中的“议事日程”部份，为某一个
人或者某一个会议插入一页纸只需要几秒钟就能办妥。同样，往掌上电脑的“议事日
程”目录中增加一个专门的“备忘录”也是如此。
阅读/回顾
你常会发现在你的工作篮中有许多的事情，其下一步的行动是阅读。我希望你能
够坚持2 分钟的原则，已经清理掉相当多的可以一带而过的事情，根据情况把一些扔
掉，把一些归档或者发送给别人。
你知道，需要阅读的内容往往要占用 2 分钟以上的时间，通常最初存入“阅读/
回顾”独立工作篮中。按我的定义，这仍然还是一个“清单”，只不过是把存放在一
个盒子里的或者一个文件夹中的各种资料进行更加有有效的分组管理。
对于许多人来说，这个“阅读/ 回顾”资料堆很可能最终将变成一个庞然大物。
因此这堆资料必须是那些需要花费2 分钟以上的时间，并且你一旦有空就会真心希望
阅读的资料，这一点至关重要。这本身就可能令人畏缩不前，但是，如果这一界限模
糊不清的话，情况将会处于严重的失控状态，你也会对此感到麻木。一个简单原始的
有关边界的描绘至少能使你认识到这一种目录，而且如果你同大多数人的情况一样，
拥有一个自我的调节的机制，它将有助于你更加清楚地分清哪些资料你希望保存，哪
些应该扔掉了。
当你匆匆忙忙地赶去开一个很可能被延误的会议时，当你参加的一个研讨会的中
间有段空闲时间时，或者当你约了牙医，却不得不等候少许时间——在这些时间片段
中，如果你身旁恰好拥有这样的一叠阅读资料，而且你可以轻松地拿到手上，这简直
是太实用了。以上全都是可以用来阅读的大好时机。由于生命中充满了这类可以利用
的时间片段，那些缺少“阅读/ 回顾”资料的人必然会浪费大量的时间。
那 些 最 不 擅 长 利 用 时 间 的 人 总 是 第 一 个 跳 出 来 抱 怨 时 间 的 缺
乏 。
—— J e a n d e l a ·B r u y s r e
管理“等待”
如同那些行动的提示信息一样，你期待着从别人那里取回某些由他们完成的工
作，而所有这类事物的提示信息也必须得到整理和分类。你大可不必分门别类地一件
一件记录这些事情，但是，通常你需要保存那些交给别人负责完成的任务的最终结果，
如你向剧院订购的戏票、为办公室购买的扫描仪、获取某一个建议的确认等。当某项
工作的下一步行动属于另一个人的的责任范围的时候，你并不需要行动的揭示信息，
仅仅需要你所期待获取的结果的启动器。你的角色是根据需要经常核对这个清单，并
且评估你是不是应该在当前的情况下采取一些行动，如检查目前的状况或者督促某项
工作动作起来。
也许你会发现，这个“等待”清单就像同一系统中的“下一步行动”提示清单一
样，只有尽可能保存在手边时，才能够发挥最佳的效果。在某一项计划最终结束之前，
下一个行动的责任可能会反复跳跃多次。例如，你也许需要给一个卖主打一个电话（在
“电话”清单中）。电话打完了，你会等待对方给你的答复（这个答复属于“等待”
清单的范围）。答复终于来了，你必须加以核查（它落入“阅读/ 回顾”资料篮）。最
后你把它发给你的老板，期待他的批准（现在，这件事又回到“等待”清单）等。
当你认识到这个“等待”清单囊括了一切你所关注的事情，而它们又只需要由别
人来完成时，你一定会飘飘然了。
使用原始内容作为它自身的行动提示信息
保存行动提示信息最为快捷有效的方法就是：当事情出现时，把它们直接地添加
到清单中或者放入文件夹中。当你完成加工处理以后，原始的启动器也就毫无价值了。
也许你在同老板商讨时随手做了一些记录，但是，在你挑选出相关的计划和行动后，
完全可以把这些原始的记录丢掉了。有时，当一些人试图归档保存语音邮件时，他们
还必须“再做点什么”，这种管理隐含在语音邮件中的提示信息的做法就算不上是最
有效的了。
把 可 以 付 诸 行 动 的 电 子 邮 件 和 文 件 与 其 余 的 分 离 开 来
然而，这一原则还存在着某些例外。这些输入的信息本身就可以充当自己高效的
行动提示信息，而不需要你再在清单上写下几笔。这种方法尤其适用于一些书面形式
的资料和电子邮件。
管理书面形式的工作流程
某些事情本身就是这项工作的最佳提示物。最常见的例子有“阅读/ 回顾”范围
内的文章、出版物和文件资料等。显而易见的是，当你完全可以轻松地把杂志本身扔
进“阅读/ 回顾”一篮中充当提示物时，如果你坚持还要在行动清单中一笔一画地写
清“游览《财富》杂志“，这就多此一举了。
另一个例子是：有些人觉得把所有的账单在同一时间、同一地方进行支付比较容
易，他们希望把自己的各类账单存放在一个标题为“要支付的账单“的文件夹或者篮
子里（常用的是“等待处理的财务问题”）。与此相似，报销的收据也应该在一出现时
就处理掉，或者保存在“等待处理的收据”信封或者是文件夹中。
你所从事的工作、输入的信息以及所处工作环境的具体特点也可能决定了通过采
用资料原件的形式来管理其他类别的事物，才能提高工作效率。比如，一位在客服中
心工作的人员可能要与不计其数的申请信打交道，这些都要求填写在一些标准的格式
中。在这种情况下，坚持用一个篮子或者文件夹专门存放它们，是一种最佳的管理方
式。
是把提示信息记录在清单上呢？还是把文件资料的原件直接存入文件夹中呢？
哪一种选择更加明智呢？在相当大的程度上，这取决于逻辑关系。除了在办公桌旁，
你是不是还要查阅这些提示信息呢？如果是，就应该考虑资料是不是便于携带，如果
你的工作只能在办公桌边上落实，那么，仅仅在你的工作环境中管理这些提示物将是
最佳的选择。
无论你作出哪种选择，提示信息都应该根据下一步行动的要求放在醒目的文件夹
中。如果解决一下服务订单的下一个步骤是打电话，那就把它归入““电话”一组；
如果行动要求游览一些信息并输入计算机中，你应该给它标注上“在电脑旁”。我认
为，许多工作流程运行不畅在于一种类别的档案资料（如服务要求）全都被保存在一
个篮子里，即使每项工作的要求千差万别。某一个要求通个电话，而另一个则要求查
阅资料，再有一个是等待某人带回一些信息，但它们却全都混在了一起。这种安排方
法可能使人对这一叠资料感到头晕，这是因它们的下一步决策都还处于悬而未决的状
态。
我个人管理体系极其方便，易于携带，而且我的清单几乎包括了所有的事情。但
是，我仍然保留了两类书面形式的提示物，出外旅行时，我带着一个“阅读/ 回顾”
的塑料文件夹，另一个则标注了“输入资料”。在后面这个文件夹中，我存储着那些
下一步仅仅需要输入电脑的事情（需要添加到电话/地址清单中的名牌，应该存入“格
言”数据库中的格言，以及我希望记录在“旅行——城市”子目录中的有关餐馆的各
类文章，诸如此类）。
管理电子邮件类的工作流程
就像书面形式的材料一样，某些需要处理的电子邮件其自身带可以充当它们自己
最佳的提示物——保存在电子邮件的系统内。当你面对大量的电子邮件，并耗费了许
多的时间来启动有关电子邮件的软件时，这种做法尤其管用。把需要你会计电子邮件
超载了当地保存在系统之内，从而不必再花力气将隐含其中的行动一项一项地列在清
单上面。
我的许多客户发现，在他们的电子邮件地址栏这一栏中，建立2-3 个别具特色的
文件夹会使他们受益不少。的确，大部分电子邮件中的文件夹应该可以当做参考资料
或者归档资料来使用，但是我们同样可以创建一个系统，用于保存和分类整理那些可
以付诸实施的资料，并独立于“工作篮”区域以外（这是大多数保存资料的地方）。
我建议你建立一个文件夹，专门收集那些需要处理，但同时将占用2 分钟以上时
间的电子邮件。（再提醒一次，你应该遵循2 分钟原则，即解决掉许多的邮件。）文件
夹的以一个前缀字母或者符号开始，这样做的目的是：（1）它看上去将有别于其它的
参考资料文件夹（2 ）它位于地址栏一栏中所有文件夹的首位。你可以选用类似于微
软软件中的@符号或者lotus 软件中的破折号（“——” ），它们都位居各自系统的首位。
因此，你的“@行动”文件夹将保存等待你处理的那些电子邮件。
接下来，你创建一个标题为“@等待”的文件夹，它将出现在“@行动”相同的
位置上。然后，当你收到一些别人将要处理而你又非常关注其结果的电子邮件时，你
可以把它们拖入“@等待”文件夹中。此外，它还可以保存那些你通过电子邮件提出
