公司内部的局域网上与其他员工共享资源。因此，花些时间来调查一下当前市场出售
的各种资料，是物有所值的，即使只是为了你个人的使用。如果能够从网上或者从电
邮中的相关题目中剪贴、下载某些资料，或者录入你个人的想法，那就太棒了。同时，
你必须注意去挖掘现有的技术和工具：仅仅学会和掌握使用像掌上电脑中的所有清单
和附件的功能，也许就能够为你提供充足的潜力，激发你“信封背面式”的思考。
书面形式的文件夹
当你不断地积累书面形式的资料时，针对每一个工作计划都建立起一个专门的文
件夹，这种做法是相当明智的。尽管这属于技术含量低的手段，但仍然不失为一种一
流的解决方法。管理简单、运用灵活，这些特点造就了一个良好的一般性参考资料的
归档体系，它能够让你轻而易举地为那些从会议上搜罗来的零碎纸片创立起一个文件
夹来。
笔记本中的活页纸
选用纸制活页笔记本的一大优势是，你可以把单独的一页纸或者几页纸专门用于
计划某一个独立的工作项目。多年来，我一直坚持使用一个中等型号的笔记本，前面
记录“工作”清单，后面是“工作辅助性资料”的栏目。在后页的部分中，我一直坚
持保存了几页空白纸张，用于捕捉那些我可能对于清单中的各项工作所产生的一些随
想和灵感，或者便于制订计划和斟酌细节的问题。
上述的每一种方法，对于有关工作的思考过程进行管理时，都可能取得显著的效
果。关键在于：你必须根据工作本身的实质，坚持不断地搜寻那些可能隐藏在工作备
忘录中的任何角落的行动步骤，并且根据你的需要经常地回顾和检查。
此外，为防止整个系统染上“陈腐”的病毒，一旦备忘录中的某些内容推动了竞
争力或者变成了不切实际的幻想时，你一定也希望马上清除它。我发现捕捉这些想法
具有很大的价值，主要是因为它们不断地促进我的思维过程，而并不是由于我最终采
用了这些想法（其实大部分都没有！）。但是我尽力不让那些陈旧的思想徘徊的太久。
管 理 非 行 动 性 的 资 料
有趣的是，大多数人的个人管理系统所遇到的最严重的问题是：他们把一些可以
付诸行动的事务与大量具有价值、但没有附加行动的资料和数据混为一谈。因此，拥
有一个完整而连贯的结构，用于管理那些我们工作和生活中的非行动性事务，这将同
管理各种行动和行动提示信息一样具有同等的重要性。当非行动性事务没有得到恰如
其分的处理时，它们将阻塞整个管理系统的进程。
非行动性事务可以划分为两类：参考资料和提示信息，一些事情当前并不需要采
取任何的行动，但日后可能有此种需求。
参考资料
一般来说，办公桌上所堆积着的和你生活中所遇到的大量资料都属于参考资料。
这些资料不需要你采取任何行动，但是出于各种原因，你却可能希望保存它们。你需
要作出的决定就是：存在哪里。这类决定大部分应该由个人或者企业根据法律、逻辑
或者个人喜好来决断。而你应该为参考资料付出的是，根据你的需要或者喜好，由于
资料的数量过多或者过少，对系统进行调整。
大多数人对他们处理的材料所产生的心理障碍是，它还只是“材料”，即他们还
末判断出哪此可以采取行动，哪此不需要。一旦你明确了它们各自的界限，留作参考
资料的事物应该即无影响力，又不存在没有了结的工作，它仅仅充当你的资料库而已。
接着，你惟一需要作出的决定是你希望拥有一个多大的资料库。当你充分地运用了这
个行动管理方法之后，你会变成一只硕大无比的北美老鼠（善于贮藏物品），只要你
的空间（包括具体的和数字形式的）能够承受。当我增大了电脑中的硬盘的容量，我
也随之保存了更多的电子邮件。既然增加了那些参考资料的数量不会给你增加任何的
精神负担，那当然是多多益善了。
参考资料的系统的种类
管理参考资料的方法有很多，可供选择的管理工具也非常丰富，下面我们简单地
讲座一下最常用的几种：
1．一般性参考资料的归档——书面形式和电子邮件类
2．粗分类的归档管理
3．台式旋转架和联络管理器
4． 图书馆和档案馆
一般性参考资料的归档
我曾经说过，一个运行良好的归档系统对于加工处理和管理各种事物，是举足轻
重的。在整理数据巨大的局面资料捍，它是一个不可缺少的工具，因为出于各种原因
这些资料对你都具有一定的价值。理想的情况是，当你动手处理“工作篮”时，已经
建立起了一个一般性参考资料的归档系统。在保存即使是一张日后你希望查阅的单独
的纸牌时，也应该感到有条不紊。你的系统必须简单易行的，你信手就可以把文件存
进这个按照字母顺序排列的参考资料的系统中去，工作时它就放在你的身边。如果系
统还没有达到这种效果，那请阅读第4 章有关该话题的内容。
你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事
宜或者潜在用户提示信息。
大多数人一般最终拥有 200-400 个书面形式的一般性参考资料文件夹，以及
30-100 个电子邮件参考资料文件夹。
粗分类的归档管理
对于任何一个主题来说，如果需要超过50 个文件夹，那应该分配给它专门的区
域或者抽屉，并且拥有该主题自己的按照字母排序的独立系统。比如，如果你正在负
责一项有关公司合并的项目，需要保存大量的文件资料，也许你希望腾空2 个或3 个
文件夹来专门存放在这一过程中所需要的一切资料。如果你喜欢园艺、航海或者烹饪，
也许你需要至少整整一个文件柜来存储这些爱好的资料吧。
记住，如果你关注的“焦点区域”拥有一些辅助资料，而这些辅助性资料很可能
混入其他的“焦点区域”。这样话，你可能陷入进退两难的境地：是把信息存入一般
性参考资料呢？还是放进专门的参考资料听文件夹呢？当你阅读到一篇有关木制篱
笆的美妙文章时，你一心希望将它保存起来，那么，它应该纳入保存“园艺的文件柜
呢，还是同其它有关家庭问题的信息一道存放在一般性参考资料的系统当中呢？一般
来说，除了有限的几个独立的话题以外，最好还是坚持使用一个一般性参考资料系统。
台式旋转架和联络管理器
大多数你希望保存的资料你周围的人员有着直接的联系。你需要保存各种各样的
联络信息家庭和办公室的电话号码及地址、手机号码、传真号码、电子邮件的地址等。
此外，如果你认为有价值，也许你还希望保存有关生日、朋友和同事的家庭成员的姓
名、爱好、最喜欢的酒类和食品的名字等诸如此类的信息。从一种更加严格的专业角
度来说，也许你还需要记录雇佣日期、业绩检查的日期、目标和目的，以及潜在的一
些促进员工发展的资料
恐怕在过去50 年中，在市场上所出售的各种计划手册中，电话/地址部份（连同
日程表）是使用最为广泛的内容。每个人都需要记录电话号码。值得指出的是，其实
这部分纯粹就是参考资料，无需采取任何行动，这仅仅是你未来可能需要获取的信息。
因此，除了你个人需求的逻辑问题外，对于如何管理来说，毫无神秘可言。我再
重申一次，只有当人们试图让他们的台式旋转架来充当提示物的角色时，提醒他们需
要做的事情时，问题才会不请自到，这种做法是行不通的。只要所有你所认识的人的
行动都已经落实在你的行动提示信息清单中了，这时电话地址系统只可能是一个中立
的通讯录，而不可能充当其它任何角色。
问题最后：你到底需要保存多少信息？在哪保存？用什么工具？完美系统是不存
在的。不过，当小型数字工具越来越容易操作并且和大型数据库相连接，你就可以更
加自如地掌握更多的信息了。
图书馆/档案馆：在个人的层次上
信息可能在多个层次上具有价值。如果你愿意进行更深层次的挖掘，你可能会获
取更多更有用的信息。由于你的需求层次以及对资料的接受程度都牌不断的变化之
中。因此，保存多少资料、需要多详细，以及采用何种形式都将是一个不断变化的问
题。相对于你的个人管理和工作效率而言，这并不是一个核心问题，只要你所有的工
作和行为都已经存放在一个你能定期管理的系统之中。那么，各种形式的参考资料都
将根据你折特殊爱好和需求，尽在掌握之中。
如果资料纯粹是为了参考，那么，惟一的问题是它是不是值得付出时间和地点来
保存它
保持某种程度上的连贯性和一致性都将使事情变得简单化，你利用所有的时间来
解决什么样的事情呢？这些事情必须记入你那无所不在的计划手册或掌上电脑中。你
需要为会议和非现场的事件作一些什么样的特殊准备呢？应该把它们装进你的公文
包、背包、书包或者钱包之中。当人在办公室里工作时，你需要一些什么东西呢？这
应该纳入你的个人分档系统或者你那处于联网状态的电脑里。那些对于你的工作来
说，比较罕见的情况呢？它们的相关资料可以存在这个部门的归档文件中或者远处的
贮藏室里。在互联网上，你能随时获取哪些有价值的信息呢？对于这些信息，你不用
采取任何行动，除非当你与网络断开时时需要查阅它们。在这种情况下，你应该在联
网的时候把这个资料打印出来然后存入一个可以随身携带的文件夹中。
你明白了吗？为什么个人对参考资料的管理实际上仅仅是一个逻辑性的问题。把
可以付诸实施的行动与非行动性资料加以区分，这才是获取成功的关键性因素。一旦
你掌握了这一技能，你就可以充分地享受这种自由，你愿意管理多少参考资料就管理
多少，随心所欲。这完全是一种取决于个人的决定。但也应该考虑你由此获得的价值，
与为捕捉和保存这一信息所付出的时间与心血的比率。
将来某时/也许
在你的管理体系中，最后一件需要对付的事情是些你希望朝一日再次评估的事
情。这事情可以是：你打算将来在某个时间安排一次特殊的旅行，也可以是你希望阅
读的书籍，你可能在下一财年希望解决的项目，以及那些你渴望培养的技能和才干，
为了能够全面地实施这种管理模式，你需要给这些搁置再议的事务留出一些位置。
我们有几种方法可以把事情安排到日后再进行查询，它们全都能够清除掉那些现
在正游荡在你的屏幕上以及你大脑中的“幽灵”。你可以把这些内容放置在“将来某
时/也许”清单中。或者在你的日程表中或者书面形式的“备忘录”中加以标明。
将来某时/也许清单并非是可以随手丢弃的。也许它们最终被证明是一些你从末
涉及到的、最有趣的或者最富于事情
“将来某时/也许清单”
当你忙于收集大脑中的随机存储器中的事务时，如果来一次彻底的大扫除，你就
很有可能发现，有时你对遇到的情况感到束手无策，拿不准自己的想法。在这一类型
中，最为典型的情况有“学习西班牙语”、“为玛西弄一匹马”、“攀登华盛顿山”以及
“盖一间客房”等。
如果你还没有完成这项工作，我建议无论选择哪一种类型的管理系统，你都应该
创建一个“将来某时/也许”清单。这样你就可以把涌上心头的各种事情统统塞到这
个清单中去。很可能你将会发现，仅仅拥有这样的一个清单，并且开始一项项地增添
内容，就无形中启发了你去创造出各种富有想法。
你也许还会不无惊奇地发现，清单上所列的某些内容的实现了，而你几乎并没有
为此做过些什么刻意的努力。如果你承认，想象力具有引发感觉和表现变化的神奇力
量，那么你就能够比较容易地理解了：将一个“将来某时/也许”清单摆放在你的清
醒意识面前，它将为你的工作和生活增添许多的有趣的冒险经历。如果我们已经认识
到了某些机遇的可能性，那么，一旦它们出现时，我们就有可能紧紧抓住这些机会。
当然啦，这是我自己长久以来的亲身经历：学习演奏长笛和驾驶帆船的经历都是源自
于这类清单。除了你的工作篮，你还拥有2 个极为丰富的资源，可以为你的“将来某
时/也许”清单挖掘出一些资料来：你那富于创意的想像力和当前工作的清单。
为你创造性的想像空间开列一个详细的目录
如果你有时间、金钱和可能性，有朝一日，你真心实意地希望做的事情是什么呢？
把它们逐一地记录在“将来某时/也许”的清单上。典型的类型包括有：
1．为你的家庭弄到或者建造房屋
2．开始培养的业余爱好
3．计划学习的技能
4．挖掘富于的表达方法
5．需要购买的服装的附属物品
6．希望获得的玩具
7．打算外出旅行
8．希望参加的组织
9．打算参与的服务性工作
10．想看的事情和想去做的事情
重新评估你当前的各种工作
现在是一个良好的时机，可以从一个全新的高度（即从你工作和目标的立场）出
发，回顾检查你的“工作”清单，并且考虑你是否可能把当前的各种承诺和责任转移
到“将来某时/也许”清单中。如果通过自我反省使你认识到，“工作”清单中的某一
个选项有可能在今后几个月或者更长的时间内，没有抓住你的注意力的可能性，那你
干脆把它转入到这个“将来某时/也许”的清单中来。
我 们 解 决 问 题 的 力 量 在 于 我 们 不 去 处 理 某 些 情 况 的 能 力 。
——亚 力 士 多 德
“将来某时/也许”的特殊类别
极有可能的是，你的一些特殊的兴趣可能涉及到许多具体有可行性的行动。收集
这些想法可能是非常令人开心的事。比如：
食品—食谱、菜单、葡萄酒等
孩子们——同他们一起做的事情
想读的书
想买的光盘
想买/租的录像带
要参与的文化活动
善于礼品的一些想法
对修整花园的想法
希望浏览的网站
周末的外出旅行
有关会议的想法
关于聚会的想法
念头——五花八门（意思是，你也不清楚应该归属于哪个类别）
这类清单可能是位于参考资料和“将来某时/也许”清单之间的一个交叉区域内。
说它是参考资料，因为你可以做到仅仅收集它们，并且添加到上等葡萄酒、餐厅、书
籍的清单中去，并依照你的意愿进行查询；说它属于“将来某时/也许”，是因为你也
许希望经常浏览这些内容，以提醒自己在某些情况下尝试一种或者更多的想法。
无论如何，这可以成为另一个充足的理由：为什么要设立一个管理系统，可以有
助于捕捉到那些能为生活增添价值，并使其变得多姿多彩、情趣盎然的各种事物，而
不至于因为那些尚未决定和解决的事物阻塞你大脑和工作空间。
堆积“保存及回顾”文档的危险
许多人都有堆积如山的“保存及回顾”文件夹或者一个塞得满满的抽屉，它基本
上属于“将来某时/也许“的范畴。他们对自己说：“一旦我有空闲时间，我也许希望
看一看这部分的内容。”乍看起来，这个“保存及回顾”文件夹似乎是存放东西的一
个极为方便的场所。但从个人角度来说，我不建议采用这种系统。事实上在我接所触
的情况中，我的客房只是“保存”但并不“回顾”。他们对这一大堆资料麻木不仁，
而且充满抵触情绪。如果你无法做到始终如一地自觉关注“将来某时/也许”清单，
它的价值势必会完全丧失。
此外，一个管理良好的“将来某时/也许”清单系统与一个包罗万象的“储物箱”
之产，仍然存在着巨大的差异。通常情况下，这个储物箱中的大部分资料需要清理掉，
其中的一些应该归入“阅读/ 回顾”中，另一些可以作为参考资料加以保留，还有一
