已的产生去健身的欲望；否则的话，我很可能找点其他的事情来消磨时光。让我们一
起看一个可以真正提高效率的小窍门。也许有时你需要把工作带回家处理，而第二天
又必须带回公司，对不对？因此确保自己第二天早上不忘记此事就是头号大事了。那
当你遇到这一情况时，头一天晚上把东西放在哪里呢？是放在大门口吧，或者放在钥
匙旁边？这样一来，你就会把他们一起带走了。你是否为此又参加了某种课程的学习
呢？你看，你为自己的人生增添了一项多么高明的自我管理的技能啊！事实的确如此。
在前一天晚上，那个聪明的自我早就料到那个迟钝的我第二天早上几乎意识不到“放
在门前的到底是什么东西呀？噢，对了，我必须把它带去上班！”
多么经典的一幕呀！我把这个诀窍称为“把它放在大门前”。这里，“大门”是指
我们的心灵之门，而不是你的家门。但是初衷却是一致的。
如果你打算立刻拿出日程表，仔细搜寻一下在今后的2 周内都有哪些事情有待处
理。很有可能你至少到了“噢，这个提醒我要去……”。如果你立刻行动起来，把这
一条增值信息刻录在日程表的一某一地方，而它将会提醒你采取行动，这样一来你顷
刻之间就体验到一种轻松的感受：思路更加清晰，效果事半功倍。这并非是什么高深
的科学，它仅仅是一个绝妙的窍门而已。
当你在适当的时候考虑适当的事情，并且动用恰当的工具来捕捉这些具有增值价
值的思想时，你就能显著提升工作效率，增强创造力。
如果你立即动手取出一张干干净净的白纸和你最喜爱的书写工具，屏气凝神3 分
钟，思考一下那些最令你忧心忡忡、坐卧不宁的事情，我敢保证你至少发现一个“噢，
天哪！我必须要考虑一下……”，然后把你大脑中闪现出的事情一一地刻录在这张白
纸上，然后地妥善地保存起来，以便日后你有可能随时调用它。实际上你并不会 10
分钟前增添丝毫的聪明才智，但你却会为工作和生活增添新的价值。
如果你真心实意的希望在个人管理方面取得大的实质性的进步，那么我建议你多
关注细枝未节的事情，并全面地遵循下面将要提出的各种建议和意见。你会发现执行
这个管理将对你的生活中的一切，产生积极的推动作用，这可是千真万确的。我们将
以令你耳目一新的方法有效完成那些你希望搞定的工作，让你惊叹不已。
预 留 时 间
我建议你留出一大块完整的时间来启动这一管理计划，给自己安排一个独立的工
作区域，注意要有空间，并配备必要的家具和工具。如果你的工作区安排的恰如其分，
简单高效，这就能够大大减少处理事务时内心深处潜在的抵触情结，甚至它还会把你
吸引到桌边，有效地加快你的工作节奏。对于大多数人来说，比较理想的时间段应该
是连续的两个整天。如果你抽不出这么长的时间，千万不要因此一再推迟你的行动，
我所建议的任何行动都将让你受益匪浅，而且不论你投入的时间多少。实施完整的收
集过程将占用你6 个小时或者更多时间。而对于那些你希望使之具体化的事务来说，
进行加工处理并决定下一步的行动，可能又将不知不觉花去8 个小时。
对于我来说，同一位专业人士一起工作的最理想的时间段是在周未或者节假日。
因为在此期期间，外界的干扰最少。如果我选择在某一个典型的工作日同某人传布的
话，首先，我们将确认在这一天中没有任何预定的会议；我们不会受到任何事情的打
扰，出现紧急情况；所有的电话都转接到语音信箱，或者先由秘书刻录下来，在中间
休息时，交给我浏览和处理。我并不建议你用下班后的时间来处理这些事情。因为这
往往意味着体力严重不支，而且很有可能误了别的事情。
我接触过许许多多的管理人员，对于他们来说，连续两个整天中断工作是执行整
个计划过程中最为、最难以忍受的部分。他们必须时刻地周旋于各种会议之间，忙于
与方方面面的交流接洽。若要求他们放弃这些无法避免的工作，实在是极为困难的。
这就是我们为往往选择周未时间的原因了。如果你的办公地点是在一个开放式的隔断
里或者办公室内，如果你希望在一个普通的工作日中留出大块充裕的时间，你将面临
更大的挑战。
这并不是因为程序本身是多么的“神圣不可侵犯”，而仅仅是因为人们要耗费巨
大的精力和心智来收集处理如此多的尚未解决的事情，尤其是当它们长期以来一直徘
徊于这种“开放的”、“悬而未决”或者“陷入困境”的状态时。任何中断都意味着解
决该问题的时间将会加倍地啬。如果你能够在某一个有限的时间内解决某个问题，那
么，它会让你感受到自己的控制能力空前提高，并且体验到一种强烈的成就感，从而
激发并开启你那蕴含丰富创造力的宝库。日后，你便能够利用各种工作之间的短暂间
隙不断地维护这个系统。
专门空出两天时间来处理这个过程，对于你的工作效率和精神健康而言，都将具
有成倍的价值。
确 定 空 间
你需要确定一个具体的地点来充当处理事务的中心区域。如果在你的工作场所已
经拥有了一张办公桌和相应的办公空间，这大概是最佳的起点了。如果你在家中办公，
那么显而易见，这将是你最主要的办公场所。如果你在这两处都已经拥有办事的空间
了，你会希望在这两个地点建立起统一的可以交替使用的运作体系。
构成一个工作空间的最基本要素，仅仅是一个用于书写的桌面及一个可能存放工
作篮的空间。有一些人，如一个机械修理店的工头、一个在医院新招的搞坏或者是你
小孩的保姆，拥有这些条件也就绰绰有余了。当然对于大多数专业人士来说，这个书
桌还将进一步的扩展，包括一部电话，一部电脑，一个资料架、文件夹以及架子等。
有的人还可能需要传真机、打印机、录像机，或者多媒体会议设备等。某些一丝不苟、
严谨有序的人还希望放置一些运动健身器材，以兼顾他们的休闲活动和兴趣爱好。
工作空间的实用性是至关重要的。如果你还没有一个这样的工作空间和工作篮，
现在马上动手安排。这也同样适用于学生，家族主妇和退休者。每一个人都必须建立
一个具体的控制中心，以便处理一切事务。
如果我必须在几分钟内建立一个紧急的工作区域，我首先会买一扇门，把它架在
两头各有两层抽屉的文件柜上（一边一个，这就是我在家中的基地了（如果我能够抽
出时间坐下来的话，我还要买一个小凳子）。信不信由你，我曾经去过几个经理的豪
华办公室，都没有我上面建立的区域那样实用。（很想知道这个门是怎么放的）
如果你出去上班，在家里，你仍然需要一个空间
千成不要吝惜在家中的工作空间。通过实施这个计划，你将会发现在家里建立起
一个同办公室一致的工作环境是多么的重要啊！我接触过很多人都多多少少地受到家
里杂乱气氛的干扰，根本无法同他们上班时的工作环境相提并论。而当他们在两个地
方建立起一模一样的工作基地后，立刻受益匪浅。如果你同他们的情况类似，花上一
个周未的时间在家时打造一个工作区域，这对于组织管理自己的生活来说，将是一个
重大的变革。
你必须准备一个专门的工作空间——在家、在工作场所，如果可能的话，甚至在
旅途中。
在交通环节中的办公空间
如果你是一个频繁出差在外的生意人，或者过着一种流动性的生活，需要到处奔
波，你还需要在路途中配备一个高效的微型办公室。这常常包括一个公文包，背包或
者一个小书包，并配有一层层文件夹以便于携带的办公用品。
很多人丧失掉了一些重要的工作机会，就是因为他们没有随身准备好必要的办公
设备，结果无法有交待利用起零散时间。一个运行良好的管理模式，一些得心应手的
工具，加之连接住所和工作地点之间的完善体系，这三者结合，就可以使你的旅程变
得富有成效。
千万不要吝惜空间！
拥有自己的工作空间是极其必要的，或者至少拥有一个独立的工作和处理文件的
场所。我结识了许多已婚夫妇，他们为家中惟一的一张写字台你争我抢。而当他们在
家中又增添了一个办公空间后，发现结果真的是天壤之别。这样做法并没有产生他们
想像的那种隔阂，反而减轻了管理共同生活时对夫妻关系所产生压力。有一对夫妇甚
至在厨房也配备了一个迷你工作台，这样留在家里照顾小孩的妈妈也能同时兼顾到工
作。
某些机构对‘住旅馆’这个概念情有独钟，即要求人们创造一种流动的，严谨有
序的工作站。这样无论什么时候，在公司的任何一处场所他们都能够立即“插上电源”，
动作起来。对于这一概念在实践中将会取得什么样的成效，我表示怀疑。我的一位朋
友在华盛顿的一家政府机构就职。他也参与了建立这种“未来办公室”模式的活动。
据他说，这种旅店模式往往由于“我的”这一因素而分崩离析。也就是说，人们只希
望处理自己的事情。我认为，失败的结果还有更深层次的原因：当采用这个系统时，
我们潜意识中的抵触情结应该为零点。由于我们不得不连续不断地重新确定我们的任
务和归档系统，以及处理这些信息的方式和地点，这些都可能成为不断干扰我们的因
素。假如你的办公室系统简洁而紧凑，可以随身携带，你对如何快速处理事物的方法
也了如指掌，那你就可以在任何地方开始办公。然而，你仍然需要在家里开拓一个“基
地”，并准备好一套得心应手的工具和宽敞明亮的空间来存储参考资料。所有资料最
好抬手可得。我遇到的大多数人往往至少需要4 个抽屉来存放他们的资料，因此要想
一件不落并且轻松随意地把这些资料搬来搬去简直是不可能完成的任务。
拥有自己的工作空间是十分重要的。你希望动用自己的系统，而不仅仅是在头脑
中考虑它们。
准备好你的工具
如果你下决心要一丝不苟的地执行整个工作流程管理计划，首先应该着手准备一
些最基本的用品和设备。很可能你会在新旧两种设备的选择上犹豫不决。是继续采用
旧的模式？还是考虑一下全新的工作用品呢？
请注意，合适的工具不一定非得是价钱昂贵的。通常情况下，当技术含量较低的
时候，那些看起来越适合“管理工作”的工具，事实上其功效越发低劣。
一些基本的管理工具
我们假设你从零做起，除了拥有一个桌面的工作空间以外，你还需要：
资料存放筐（最少3 个）
一叠信纸大小的白纸
即时贴（3 ×3 寸）
回形针
订书机等
透明胶带
橡皮筋
自动打孔机
若干文件夹
一个日程表
废纸篓
资料存放筐
这些筐可以分别用来存放新资料和已经处理完毕的事务文件。另外再准备 1－2
资料筐存放工作中需要的一些辅助性资料和你将要“回顾检查”的内容。最好用的要
数那些侧面标着字母，或者叠起来堆放的那一种。在它们的顶部没有那些令你抽取时
都感觉到极为不便的突出的“小舌头”
白纸
你可以用白纸开始你的收集工作。信不信由你，在整整一页白纸上只写下一个想
法，将会产生令人难以想像的效果。尽管大多数人终将以某种清单形式管理他们随笔
写下的东西，但是，如果有一些人坚持采用这种简洁易行的“一张纸一个想法”的办
法。无论如何，手头准备一些足够的白纸或者小册子专门用于捕捉突发的奇思妙想，
这一点至关重要。
即时贴、回形针、订书机
有了即时贴、回形针、订书机、胶带和橡皮筋，你就能快速的整理和存放你的文
件资料。到目前为此。我们还不可能完全摆脱纸张的使用，因此，管理这些纸张资料
的简单工具就不可缺少。
时时刻刻不间断的收集，思考，加工处理和组织管理这本身已经是一个巨大的挑
战了。你必须确保自己有恰当的工具来尽可能地简化这一过程。
打签机
打签机在我们的工作中起着不同的作用。曾经与我共事过的行政人员，专业人士
以及家庭主妇都添置了自动打签机。我保存的档案中写满了他们的评语，如：“真让
人难以相信。我以前从来不相信它是如此的神奇！”你可以用打签机给你所有的文件
夹、活页夹的侧面以及数不胜数的其它资料标说明。
当然你可以用软件和打印机打印一些标签，但，我偏爱可以供销科冷静物工具。
如果面临大批量的归档分类工，你就不会愿意仅仅为了一两页纸而制作文件夹。虽然
这可以使整个工作显得更加正规，但也可能因此影响正常的工作。（这个东西，应该
不太适合中国人用吧）
文件夹
你需要使用大量的文件夹（尽可能准备信纸规格的，但必须是标准尺寸）。如果
归档系统需要，你还应该准备相等数目的潘德弗莱克斯文件夹。素净的淡黄色的文件
夹就很方便耐用，彩色条码过于复杂。参考资料归档系统应该就是一个简单明了的图
书馆。
日程表
尽管你也许根本不需要一个日程表来仅仅记录一些七零八碎的杂事，但毫无疑问
的是，我还希望在日程表上标记一些活动，正如我以前谈到过的，日程表并非是用来
储备各种行动清单的，它应该记录在某一些具体的日子或者时间内，那些艰巨而重要
的事情。
目前，大多数专业人士已经开始创建工作日历，形式多样，从迷你记事本到活页
计划手册，上面分别标着以日－月－年为单位的各种选择。还有个人管理软件以及可
以在公司内部集体运用操作的日程安排软件，如outlook 或者lotusnotes
日程表使一切变得井井有条。对于管理那些涉及到具体时间的工作任务来说，日
程表一种至关重要的手段。当然，还有大量的提示信息和数据迫切需要日程表加以辅
助管理，需要把日程表带入一个更加全面完善的系统中。随着进一步地应用，这个完
善的系统会日渐盛开。你也许非常好奇，想了解到底哪种类型的日程瑚最适合，在下
一章里，我将详细讨论这个问题。目前你只要坚持使用原有的日程表就行了。等你对
整个系统有了一定的认识。就可以渐渐过渡到另一种工具。
废纸篓
你必须对将要产生的大量垃圾做好心理准备。我们的一些管理人员发现，当我们
共同工作时，在办公室门外放一个大垃圾箱，实在功效出奇，大有益处！
你需要一个计划手册吗？
你是否需要一个计划手册？这要视一些具体因素而定。你是不是已经在使用这种
工具了呢？你希望所有的活动、日程安排和工作的提示信息以何种形式存在？你会在
什么地点回顾这些信息，多长时间一次？我们的大脑绝非一个存储空间，因此绝对需
要一上外部装置来管理它们。你完全可以采用技术含量非常低的手段，如把资料存放
在文件夹。或者可以选择其它的笔记或者计划手册，也可以采用电子记事本，或者综
合这些手段。
一旦掌握了如何处理你的材料以及你希望组织管理的内容，你所需要的就仅仅是
创建和管理清单了。
在前一章中列举出了一些科技含量较低的工具。它们可以用于收集、整理和组织
管理这一过程的方方面面。你可以随意选取一个文件筐和一张纸来收集。在整理工作
篮中的内容时，你可以马上处理掉许多花不了2 分钟就能搞定的事。这时你需要即时
贴、订书机和回形针。那些费时较长的阅读资料，如杂志文章以及备忘录等应该存放
在另一文件筐中。剩下的任务目录表、活动提示信息、追踪查询信息等都需要某种形
式的清单，或者把一些可以回顾的资料进行分类。
这些任务清单完全能够以技术含量较低的工具形式加以保存，如放置在文件夹中
的资料（比如，在“电话”文件夹中不同的纸页上记录着你需要电话联系的有关人员
