提供了一种经过实践验证的、高效的工作流程管理方法。为推动这一方法的实施，还
列举了一些实用的手段、技巧及窍门。
你将发现，这些原理和方法无论是在你的个人生活中，还是在你的职业生涯里都
可以立即派上用场。(我是从最普遍的意义出发来考虑“工作”的。它可以是指你希
望或者需要改变任何一种有别于当前状况的事情。许多人把“工作”和“个人生活”
严格区分开来，但我不是这样：对于我来说，清除花园中的杂草或者更新我的遗嘱都
不亚于撰写本书或者培训一名客户的工作。本书中所涉及到的各种方法和技巧都可以
广泛地融入生活及工作的各个领域中去。)正如在你之前的很多人已经体验到的那样，
你可以把我所描述的这种颇具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去。或者，你
也可以仿效其他一些人的做法，当你感觉必要时，把它仅仅选定为一个向导，以获得
更佳的控制状态。
问 题 ： 新 的 要 求 ， 匮 乏 的 资 源
这些日子以来，几乎我遇到的每个人都感叹自己要处理的事情过于繁多，而且总
是缺乏足够的时间来一一搞定。在仅仅一周的时间里，我与一位在一家较大的全球投
资公司任职的合伙人交换了意见。他承担着公司的管理工作，但他担心沉重的工作负
荷将会影响到他的家庭生活；另一位中层的人力资源经理打算在一年的时间内，把公
司在该地区办事处的人员从1100 人扩增到2000 人。由于受到这一目标的驱使，她每
天都要拼命地处理150 多封电子邮件。她忘我地工作着，为的是保住自己在周末能享
受到正常的社交生活。新千年伊始，就出现了这样一个自相矛盾的现象：人们的生活
质量得到了显著提高，但是同时又承担着自己力所不能及的工作，结果导致他们承受
了越来越大的压力。这似乎是眼高手低造成的，而且绝大多数人都对怎样改善这种局
面感到茫然。
工作不再有清楚的界线
我们感到身上的压力与日俱增，一个主要的原因在于：工作的性质发生了快速而
巨大的变化，这种变化是我们自身的能力以及我们为此所接受的名目繁多的培训都追
赶不上的。仅仅在20 世纪的后50 年中，在这个工业化的世界里，工作的性质已经由
流水线装配、制造，以及搬运一类的活动转变为彼得·德鲁克（PeterDrucker ）所恰
如其分地描述的那种“知识工作”（knowledgework ）。
我 试 图 一 次 处 理 一 天 的 事 情 ， 但 是 有 时 ， 几 天 的 问 题 一 起 洪
水 猛 兽 般 地 向 我 袭 来 。
——阿 什 利 ·布 里 连 特 （ A s h l e y ·B r i l l i a n t ）
以前，工作是一件不言而喻的事情。人们耕田种地，用机器加工工具，装箱搬运，
挤牛奶，摆弄精密的工具。你知道哪些工作必须完成，哪些工作已经大功告成，哪些
问题还悬而未决，一切都明明白白。现在，大多数人接手的大部分工作都不具备明确
的边界。我所认识的大多数人，他们手头上都至少堆积着半打子的事情要处理。即使
他们搭上自己的下半辈子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到尽善尽美，恐怕你也
深有同感。这次会议有多大的潜力可以挖掘？这个培训计划是否有效？或者主管人员
的解聘赔偿结构是否合理？你正在起草的文章是否能够鼓舞人心？即将召开的员工
会议能否令人为之振奋不已？公司的重组计划是否行之有效？还有一个问题：要想更
加出色地完成这些任务，你能够搜寻到多少相关的资料呢？回答是：通过因特网，你
可以轻而易举地获取数目无穷无尽的信息，至少存在着这样的潜力。
几乎每一件事情都可能处理得更加完善，而且现在促成这一切成为现实的信息，
已数不胜数、唾手可得。
另一个问题是，工作缺乏明确的边界导致每一个人的工作量加大。今天，许许多
多大公司的运作都是各部门之间互相交流、鼎力合作和磨合的结果，我们这个独立的
部门由于从不愿自找麻烦地去查阅由市场部、人力资源部或某个专门的委员会转发来
的电子邮件，结果导致我们的部门正面临着彻底崩溃的威胁。
工作在不断地变化
一般情况下，我们工作中所出现的参差不齐、变化万千的枝节问题，对任何人来
说都是一个不小的挑战。现在，在这个基础上还要添加一个变化无穷的工作定义的问
题。我经常在研讨会上提问：“你们当中，有谁做的是招聘你的时候要你做的事情？”
很少有人举手。由于工作职责很可能既无明确的限制，又无特定的形式，因此，如果
你有机会在相当长的一段时间里从事某一特定的工作，也许你才有可能弄明白你到底
需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的头脑保持清醒。但是，很少有
人能享受这个福分，主要有以下两个原因：
1．我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中，奋斗目标、产品、用户、市
场、技术，以及所有者都在不断地更新变化。这必然导致各种现存的结构、模
式、角色和责任的重组整顿。
2．与从前相比，当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。他们变换职业
就如同他们的父母换工作岗位一样频繁，甚至连40 多岁和50 多岁的人也信奉
不断发展的信条。他们希望更全面地融入主流社会中去，投身于“包罗万象的
发展大潮之中，无论是在专业方面、管理方面还是行政方面”。简单地说，他
们不会长期从事任何一个职业。
我 们 永 远 无 法 为 那 些 新 的 事 物 真 正 作 好 充 分 的 准 备 。 我 们 不
得 不 调 整 我 们 自 己 ， 而 每 一 次 彻 底 的 调 整 本 身 就 将 使 自 尊 心 面 临
一 次 危 机 ： 我 们 经 受 着 考 验 ， 我 们 不 得 不 证 明 自 己 。 这 需 要 我 们
振 奋 起 自 信 心 去 面 对 剧 烈 的 变 革 ， 这 样 内 心 深 处 才 不 会 感 到 瑟 瑟
发 抖 。
——埃 里 克 ·霍 弗 （ E r i c ·H o ff e r ）
现在很少有人非常清楚，工作到底是什么？到底需要多大的投入才能够把它做好
呢？我们从外部世界吸取了大量的信息，同时，在我们的内心世界又形成了同样数量
巨大的观点以及与别人达成的共识。然而，我们自身还没有具备相应的能力来承担和
调整来自于我们内心和外界环境的一切。
旧的模式和习惯已显得力不从心
无论是我们所接受的标准教育，或是传统的支配时间的方法，还是当今那些充斥
市场、随手可得的管理辅助工具，如个人记事本、微软的Outlook 软件或者个人掌上
电脑（PDA ），都无法全面地帮助我们应付我们所面对的各种新要求，如果你已经试
过使用上述任何一种处理器或者工具，恐怕你已经发现，它们都无法满足工作中各种
不断产生和转移的复杂要求。要期望在这个波涛汹涌的时代获得轻松和良好的自我控
制，人们需要全新的思维方式和工作模式。我们迫切地需要挖掘出一些新方法、新技
术和新的工作习惯，以帮助我们永远立于不败之地。
狂 风 和 巨 浪 永 远 站 在 最 精 明 强 干 的 航 海 家 一 边 。
——爱 德 华 ·吉 本 （ E d w a r d ·G i b b o n ）
传统的时间管理法和个人管理法在过去的时代大显身手。当劳动大军从工业化装
配流水线中抽身出来，涌入一种全新的工作模式时，这些传统的方法为我们提供了极
为有益的参照点。这包括对行动对象和时机的判断。而当“时间”自身也转化为一种
工作因素时，个人日程表随之成为一种关键性的工作管理工具。（20 世纪80 年代，许
多专业人士把袖珍日程表视为工作条理化的主要手段。时至今日，仍有许多人把自己
的日程表奉为重要工具。）有了自由支配的时间，选择做什么事的要求也接踵而来。
“123”优先顺序代码和每日开列的事务清单，就是人们在过去的实践中逐渐发展起
来的重要手段。如果你拥有作出选择的自由，你也需要考虑到那些需要优先解决的事
情。
你可能已经认识到，尽管日程表的作用不容忽视，但是实际上，它也只是有效地
管理了你所从事的大量事务中的一小部分内容，至少在某种程度上如此。而且，已为
人们所证实的是，每天的工作清单和那些重要事件的顺序代号，远远不足以应付一个
普通专业人士所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常事务。越来越多的人每天要处理
几十封甚至几百封电子邮件，他们不能忽略掉任何一个邀请、投诉或订单。几乎没有
人能够（或者甚至应该）把所有的事务一一按照“1、2 、3 ”的顺序排出先后，也没
有人敢在接到老板的电话或指令后，不立即撤消自己事先确定的工作日程。
“大局”与事物的本质
另一方面，大量的商业书籍、范例、研讨会和专家权威们，都极力推崇把“着眼
大局”作为一种处理我们复杂问题的思路。认清主要的目标和价值观，为我们的工作
赋予了先后次序、意义和方向。然而，在实践中，运用价值观思维方式这一良好的初
衷却经常达不到预期的效果。我经常看到，出于下面三个原因，这些努力往往都付诸
东流了：
1．在处理每天、每小时的事务时，有很多干扰因素分散了我们的注意力，以致我
们无法集中足够的精力关注更重要的问题。
2． 由于个人管理系统方面存在欠缺，引发了一种下意识的抵触情绪，在面对那些
原本棘手的重要项目和目标时，这种情绪阻止了具体行动的实施。结果导致了
更加严重的干扰作用，进一步强化了压力。
3．一旦阐明了更高一级的水准和价值观，我们原有的标准尺度也随之提升，这使
我们认识到有更多的事物有待转变。对于那些自己原已应接不暇，又不得不应
付的工作我们已经作出了强烈的消极反应。那么，是什么促使我们首先在清单
上堆积了大量的任务呢？是我们的价值观。
关注价值观并不会使你的生活变得简单。它阐明意义，指导方向，而且带来更多
复杂的情况。
当然，集中精力对付主要的成果和价值观是至关重要的。但是，这并不意味着我
们要做的工作就减轻了，或者遇到的困难和挑战大大地减少了。恰恰相反，只是牌局
中的赌注提高了，但还必须一如既往地玩下去。例如，对一位人力资源部的经理来说，
仅仅决定提高工作生活的质量来吸引并留住人才，这并不能使事情变得简单化。
长期以来，在“知识工作”的新文化中存在着一种缺陷：缺少一套连贯一致的系
统和工具，它们能够在实实在在的工作中发挥出卓越的功效。它必须能够从大局着眼，
从小处入手，并且使二者有机地融合在一起。它必须能够管理多个层面；必须能够坚
持不懈地对每天衍生的众多新生事物保持控制；必须比原来节省更多的时间和精力；
必须化繁为简。
承 诺 ： 武 术 家 的 “ 一 切 就 绪 的 状 态 ”
缺 乏 洞 察 力 ， 生 活 就 会 拒 绝 你 。 无 论 是 擦 窗 户 还 是 撰 写 宏 篇
巨 著 都 是 如 此 。
——纳 迪 亚 ·布 朗 热 （ N a d i a ·B o u l a n g e r ）
让我们反省一下，如果你在任何程度上、任何时间内都能够随心所欲地控制自己
的一切事物，情况会是怎么样呢？如果你能够 100%地把精力投入到工作中而不受任
何外界的干扰，情形又会是怎么样呢？
这是有可能实现的。有一种方法可以让你紧紧抓住遍及生活各个角落的所有的事
情，同时保持随意而放松，花费最少的气力完成一切有意义的工作。它使你在这个错
综复杂的世界里，能够体验到武术家们所说的“心静如水”（mindlikewater ）的境界，
优秀的运动员则称之为“区域”（zone ）。事实上，你很有可能已经体会到这种美妙的
感觉了，
你发挥能量的能力与你放松休息的能力直接成正比。
在这种工作状态下，你头脑清醒，积极的事物层出不穷，每个人都可能获得这种
状态。要想积极有效地应付21 世纪复杂多样的生活，人们对这种状态的需求日益增
强。对于那些高效率的专业人士来说，如果他们希望保持工作中的平衡和积极稳定的
成果，那么，这种状态必将成为一种不可或缺的条件。世界级的划船手克雷格·兰伯
特（Craig Lambert ）曾在《碧波上的心境》（《Mind Over Water》，霍顿·米夫林公司
1998 年出版）一书中这样描述这种感受：
“划船手们用这样一个词语来描述这种无摩擦的状态：摇荡。使我们回想起，在
后院荡秋千时的那种惬意和欢娱—一种简单的循环往复的运动，完全凭借着来自秋千
自身的冲力。秋千承载我们，我们丝毫不需要用力。我们荡起双腿，促使秋千在空中
划过的弧度越飞越高，但是，这主要是地球引力的功劳。与其说我们荡秋千，还不如
说我们被荡了起来。船推动着你前行，是船身渴望着快速地向前，在它的航线上，在
它的自然状态中，速度在吟唱着。我们的任务仅仅是与船身并肩作战，拼命地挥桨加
快速度，避免拖其后腿。而过于用力又会阻碍船速。努力变成了为努力而努力，其结
果适得其反，反而在努力中又化解了其自身。形形色色一心往上爬的人拼命地想挤进
贵族阶层，然而，他们挖空心思却只能够证明自己并不身属此类。贵族们并不需要努
力，他们早已经到达了这种境界。荡秋千就是这样一种到达了的境界。”
“心静如水”的比喻
空手道中用“心静如水”来形容一切就绪的状态。想像把一粒石子投入沉寂无声
的池塘中，池塘中的水会有何种反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度作出
相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会听之任之。
如 果 你 的 大 脑 中 空 空 如 也 ， 总 是 处 于 一 切 就 绪 的 状 态 ， 它 就
会 向 一 切 事 情 敞 开 大 门 。
—— S h u n r y u ·S u z u k i
空手道中的击拳动作，其力量来自速度，而不是肌肉，即挥拳最后阶段急剧的“爆
发”。这就是为什么瘦小柔弱的人，也能够学会用双手劈开木板和砖块了。这并不是
靠皮糙肉厚或者凭借蛮力，而是灵活地运用一种能够附和着高速度而产生聚集冲力的
能力。但是如果肌肉紧张，动作就会慢下来。因此，在高级阶段的武功训练中，对平
衡和放松状态的教学并不亚于对其他方面的要求。扫除杂念和灵活柔韧是关键之所
在。
任何造成你反应过度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。不能处理好
自己的电子邮件、员工、项目、未读的杂志、下一步行为的思考、孩子、或者与老板
的关系，都可能导致比你预期差得多的结果。很多人对于一些事情，要么给予过分的
关注，要么不屑一顾，这仅仅是因为他们无法做到“心静如水”般地行事。
任何造成你反应过度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。
你能够在需要时进入自己的“高效状态”吗？
回想一下上一次你感觉工作高效时的情形。很可能你当时感觉自己完全能够控制
一切，丝毫没有紧张的感觉。你全身心投入到工作中去，时间的概念似乎消失了，（怎
么已经到了午餐的时间了？）你明显地感受到工作上取得的进展。你还希望再次体验
这样的感觉吗？
有 一 件 事 我 们 可 以 做 到 ， 最 幸 福 快 乐 的 人 是 那 些 尽 力 而 为 的
人 ， 我 们 完 全 可 以 达 到 这 一 境 界 ， 我 们 能 够 全 身 心 地 投 入 。 我 们
可 以 全 神 贯 注 地 关 注 我 们 面 前 的 机 遇 。
——马 克 ·范 ·多 琳 （ M a r k ·Va n ·D o r e n ）
如果你确实已经远远地脱离了那种理想状态，开始感受到自己渐渐地失去了控
制、压力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回归到那种状态呢？这就是本书的宗旨，
它将告诉你如何才能回归“心静如水”的境界，把全部的才智发挥得淋漓尽致，因此，
本书将对你的生活具有重大的指导意义。
原 则 ： 有 效 地 处 理 内 心 中 的 承 诺
从事20 余载的培训工作，我发现了一个最为基本的常识，即由于人们对自己作
出的承诺或者承担的义务不明确，导致了他们承受着重重压力的折磨。即使那些并没
有明显体验到压力的人，如果他们学会了如何更加有效地对生活中“悬而未决的问题”
加以控制，毫无疑问，在放松自我、集中精力、提高效率方面也会呈现出明显的改观。
恐怕你已经与自己达成了许多项协议（这一点多半连你自己也尚未认识到）。而
每一项协议，无论大小，都时时刻刻地被你自身中的无意识紧密地追随着。这些就是
“未完成的事情”或者“悬而未决的问题”。它们可能是大到像“根除世界上的饥饿
问题”这样的重大事务，也可能是“雇佣一个新助手”之类的一般性事件，或“更换
电子削笔刀”一类的琐碎小事。
现在，你内心很有可能已经承担了比你自己所意识到的还多得多的工作。想想看，
有多少微乎其微的事情你必须去改变和完成。比如，你需要以某种方式回复电子邮箱、
