发言稿装饰品
机构的组织结构等待
设备上的变化信息
安装新系统/设备指派给他人的工作/任务
旅行需要完成的重要工作
银行答复
应收账款信件
欠债备忘录
零花钱电话
管理建议
法律事宜要求
保险报销
人事安排零用现金
政策/程序保险
顾客已经订购的货物
内部的修理中的物品
外部的票据
市场营销其它决定
促销职业发展
销售培训/研讨会
客户服务需要学习的事物
系统有待改善的事物
电话
需要特别掌握/学习的技能：
计算机
办公设备录音录像培训
其它设备个人简历
公用事业外部教育
文件归档研究―――需要搞清楚…
存储职业服装柜
详细的目录
个人方面
已经开始但还未完成的研究与发展的事项
需要开始处理的工作打算去的地方
对别人许下的诺言打算会见或拜访的人
配偶当地的旅游景点
孩子管理
家庭金融方面
朋友账单
专业人士银行
借贷的物品投资
工作：其它组织机构贷款
服务税款
市政保险
志愿者司法事宜
需要进行/获取的交流文件归档
家庭等待…
朋友邮购订单
职业方面修理
发起或回复：退还
电话外借物品
信件医疗资料
卡片待回信函
即将发生的事件家庭/家居事项
特殊场合房东
生日财产所有权
周年纪念日法律方面的
婚礼不动产
毕业典礼分区制
节假日交税
旅游建筑商/承包商
周未之行供暖/空调
度假水管
社交活动供电
文化活动屋顶情况
体育活动风景
车道车库/贮藏室
墙面/地板/天花板汽车修理/保养
装饰品工具
家具行李
公共设施宠物
用具器皿保健
灯泡/ 电线医生
厨房用具牙医
洗衣机/ 吹风机/吸尘器专科医生
需要整理清扫的区域爱好
计算机书籍/cd
软件外出跑腿的差事
硬件五金店
连接线杂货店
cdrom 市场
电邮/ 因特网银行
电机洗衣店
录像机文具店
音乐/光盘/录像带社区
照相机/胶卷街道
电话学校
体育设施当地政府
柜橱/衣物市政事宜
工作篮库存清单
如果你的大脑中空空如也，无牵无挂，你的工作篮恐怕已经塞得满满的了。除了
局面资料和物品外，恐怕工作篮里的库存清单上还包括了那些长驻的语音及电子邮
件，当然还应该包括那些你已经刻录到管理手册清单中，但还没决定下一步行的事情。
通常情况下，我建议我的用户把语音信息下载到书面记事本上，并连同整个计划
手册的记事本一起存入工作篮中。人们常常还需要对它再次进行评估。如果你一直在
使用掌上电脑、outlook 或者lotus，而不是日历牌和电话地址通讯录的话，那么我建
议你打印出工作和待处理事务的清单，也同样放入工作篮中。至于电子邮件，最好还
是由它去吧。这是因为电子邮件的数量巨大，此外它还有一套自身的迷你系统。
当你能够轻而易举地看到这个包含了所有完成了的工作目录时，工作篮的整理也
就差不多完成了。
工作篮中的内容并不永远地保留在工作篮中
完成了这一步骤后，你也就为下一步的行动作好准备了。你肯定不希望无限期地
把资料保存在工作篮，那样这些事情将会再次偷偷钻入你的心里。当然人们之所以对
收集资料并转移到工作篮充满抵触情绪，主要的原因之一是人们依然缺乏一种良好的
管理方法来就会这一局面。这就把我们带入下一章——清空工作篮。
第6 章 处理阶段：清空工作篮
假设你已经完成了收集过程，现在你的工作实际上就是从工作篮的最底层开始挖
掘。清空工作篮，事实上并不意味着落实你所收集到的全部工作和行动。它仅仅是指
确定每一项工作的内容和实质，并判断出你下一步的具体措施。
当你完成了加工处理工作篮的活动时，你将：
1．丢弃你不再需要的一切；
2．完成任何用不了2 分钟就能搞定的事情；
3．把任何可以委托他人处理的事情交代出去；
4．为所有需要走过2 分钟时间的工作注明提示信息，并分类纳入你的管理系统之
中；
5．根据获取的信息，明确你目前一些较为重要的工作和任务。
为了能够纵览整个工作流程，你会发现，在下一页所附的工作流程图具有非常有
益的参考价值。中间一栏展示了加工处理以及确定下一步行动计划时所涉及到的一切
步骤。
本章将重点介绍该图中间一栏的各个组成因素，从工作篮扩展到一步行动的各个
环节。你能看到，每一个悬而未决的问题在遵循这个加工处理的模式后，会自然而然
地形成一种组织结构。例如，当你从工作篮随手挑出一件事情，突然意识到：“我应
该致电安德烈，向她通告这一情况。算了，还是等到星期一她在办公室的时候再打吧。”
然后你立刻推迟了行动，并在星期一的工作日历上做标注。
我建议你在正式开始处理你所网罗到工作篮内的事情之前，首先仔细地阅读一下
本章，以及下一章有关管理具体行动的内容，这样做也许可以节约某些步骤。当我针
对这一过程对客户进行培训时，人们往往踌躇不前、摇摆不定，这是因为决定要处理
未尽事宜是一个简单的事情，但是最佳的决策途径便相当的棘手了。
比如我培训的许多客户都迫不及待地建立起个人掌上电脑中的计划表，并使之与
公司用于收发电子邮件和进行日程安排的outlook 保持同步。首先需要确认的是，所
有的硬件和软件配置运行良好。当完成收集工作之后，我们清除(通常是打印出来然
后清除掉)整理了那些原先在outlook 工作清单上的准备管理的一切项目，并把它们统
统地放入工作篮中。接着，我们建立起不同类别的目录，如“待打的电话”、“外出办
理的事宜”、“议事日程”、“在电脑旁”等。随后我们开始着手清理工作篮，用户可以
立刻启动他的计算机，直接把下一步的行动方案输入到管理系统中，最终他将会依赖
于这个系统。
如果你仍然对自己到底使用哪一种个人提示系统感到犹豫的话，你完全可以首先
使用技术含量较低的局面形式的记事本。一旦你的个人管理系统全部建立到位，就可
以随时更新改进这些工具了。
“材料”
工作篮
垃圾
是什么工作
将来某时/也 许
（ 备 忘 录 文 件
可否付诸行动 不可以
夹；保留备查）
可以
参考资料
工作（策划） （需要时可取）
下一步行动是什么
工作计划
行动时备查
2 分钟能否搞定
是 否
实施 指派给别人 延迟
日程表 后面的行动
等待 在某一具体时间内处 尽快解决
让别人去处理 理
加 工 处 理 的 方 法 指 导
学习这种模式的最佳途径就是行动起来。但是，还是有几个基本原则可以遵循：
1．从最上面的一项开始处理。
2．一次只处理一件事情。
3．永远不要把任何事情再次放回工作篮
从最上面的一项开始
即使第二项事情是你们国家总统先生给你的一封个人留言，而第一项仅仅是一个
垃圾邮件，你也必须首先对付这个垃圾邮件。虽然这是一个夸张的例子。但是这个原
则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。“处理”这个动词并不意
味着“花费时间”，它仅仅是指“判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相
应地处理掉”。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不
逃避任何一件事情的处理。
加 工 处 理 并 不 意 味 着 “ 花 费 时 间 ”
紧急搜索并非加工处理
大多数人首先在工作篮或者电子邮箱里寻找最紧急、最生动有趣或者最引人注目
的事情来做。“紧急搜索”的做法固然很好，而且有时也极为必要。也许你刚刚从别
处开会回来，15 分钟后还要参加一个长时间的电话会议，因此检查一下以确保没有“地
雷”，看看你的客户是不是已经答复了你的电子邮件，对你的提议表示赞同。
然而这并不是我们所说的处理工作的正常程序，这充其量只是一个紧急搜索。当
你开始进入加工处理的行动模式时，必须养成这样一个习惯：即从一端入手，按顺序
一次只解决一项内容。一旦你打破了这一原则，只去处理你想要解决的事情，并且顺
序杂乱，结果某些事件必然被遗漏掉了。因此，你将失去这个功效卓著的“漏斗”，
所有的事物又将铺天盖地地布满你的写字台和办公室。
“后进先出”法，还是“先进先出”法
从理论上讲，你应该把工作篮底朝天地颠倒一下，然后，从第一件装入工作篮的
材料开始清理。事实上，只要你能够在一段比较合理的时间内，完成从一个末端到另
一末端的整理工作，其结果是大同小异的。无论如何，你在短时间内可以没有遗漏地
检阅全部的内容。然而如果你试图整理一大堆积压已久的电子邮件，恐怕你会发现，
首先对付最后出现的邮件反而可以提高效率。这是由于所有的讨论中的头绪是一个一
个相互叠加而累积起来的。
工 作 篮 是 一 个 处 理 问 题 的 站 点 ， 而 不 是 一 个 存 储 容 器。
一次一项内容
也许你发现自己常常有这样一种倾向：拿起一份资料，当自己还未确定具体的处
理措施时，你的眼睛又不由自主地落到下面的另一桩事情上，大脑也随之开了小差。
也许第二项工作对你具有更强的吸引力，因为你对如何解决它胸有成竹，而对于手头
上的这件事你一点也不感兴趣。这可是一个危险的信号：由于你把精力转移到下面一
项更简单、更重要或者更有趣的事情，很可能你会把手头上的工作扔到一边，使它再
次积压在你的办公桌上。
大多数人也希望能够立刻把工作篮中的一切内容统统倒出来，尽力搞定它们。尽
管我本人非常理解人们这一急切愿望，但是，我还是始终提醒我的客户们：把所有的
