组织管理活动，你需要采取什么行动？多久一次？
一次真正意义上的回顾检查活动，将使你的思维变得主动、新鲜。这类思维可以
是精力集中的产物，也可能源于心血来潮。持之以恒地浏览回顾所有行动和工作的清
单，也将刺激这种思维的产生。
要 看 什 么 ？ 什 么 时 候 ？
自己的个人管理系统和清单必须包括你希望查阅的行动方案，需要时便可信手拈
来。事实上，这只是一些基本常识，但是很少人能够把它做的完美。
当你的手头上有一部电话和一些可以自由支配的时间，这时你应该至少扫一眼那
张你需要处理的电话清单。你可以抓住一件最重要的去处理，也可以做到一个事情都
不去碰，总之游刃有余。当你正准备去参加与老板或者合伙人的讨论时，花一分钟浏
览一下日程上所记录的与他未了的事宜，你会看到自己正在发挥这段时间的最佳功
效。当你打算去干洗店取回衣物时，首先快速地检查一下还有没有可以在途中解决的
差事。
人们经常问我：“你花多少时间来回顾检查你的系统？”我的回答是：“只要我能
够对当前的行动感觉良好就足够了。”在现实生活中，常常是几秒几秒的时间堆积起
来的。然而大多数人并没有意识到，从某种意义上来余，我的行动清单就是我的办公
室。这如同你的工作台上放着即时贴和电话留言本一样，我的“下一步行动”清单的
情况也是这样。假设你已经彻底地完成了收集、加工、组织管理一切事物的步骤，这
时你很可能只需要在这里或者那里花上几分钟回顾一下你的系统，搜索每天的提示信
息。
只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天几秒钟也就是回顾检查所需要的
全部时间。
首先看一看你的日程表
恐怕，你翻阅最频繁的要数你的工作日历了。你需要确认最为重要而艰巨的工作，
并估测一下哪些工作必须搞定。当然，你首先需要了解时间和空间这两大因素。比如，
你知道自己从上午8 点一直到晚上6 点，不得不开上一整天的会，中间只有半小时时
间吃午饭。了解了这一情况，你就可以对其他的事情作出必要的安排。
然后看一看你的行动清单
当你检查了所有将受到时间限制的活动，并对它们进行了适当的安排之后，接下
来你浏览最多的恐怕要数那些在当前条件下可以实施的行动清单了。例如，如果目前
你在办公室中，你就可以看一下你的电话清单、需要计算机处理的工作，以及其他办
公室内的事务。但是这并不意味着你将完成清单上所有的内容。你仅仅需要把清单上
的工作与其他工作进行比较，确保你的最终选择一定是最佳方案。你应该充满自信：
自己并没有遗漏任何重要的事情。
坦白地说，如果你的工作日历清楚明白，那它们将是你管理系统中每隔几天就需
要参照的惟一内容。事实上，我已经有许多天没有翻阅任何清单目录了，这是因为在
前期阶段，我的日程表早就一清二楚了，我根本不需要再去看清单了。
在适当条件下，进行适当的回顾
也许你需要在任何时间查阅你的任何一份清单。当你和配偶劳碌奔波了一天归
来，最终放松下来的时候，你希望确定你们共同经营的家庭事务，这时你当然想看一
眼你为对方记录下来的各种日程安排。如果你的老板突然走进你的办公室，打算与你
谈谈当前的工作，你能够立刻拿出最新的工作清单和准备的话题，这显然将大大提高
你的工作效率。
更新你的系统
为了真正确保整个管理系统值得依赖，关键的技巧就是从一个更高的角度入手，
定期地恢复你的心智、更新你的系统。然而，如果你的工作清单早已经被远远的甩到
了现实的后面，要达到这一目标就非常困难了。你不能自期期人。如果系统过时了，
你的大脑就再一次陷入了低层次的记忆劳动。
恐怕这是一个最大的挑战。一旦你体验到了拥有一个清晰的大脑是怎样的一种滋
味，领悟到事事处于你的控制之下是多么的惬意。这时你是不是又能够为了维持这样
的状态而采取相应的措施呢？许多年以来，我与许多人共同地研究和实施了这种工作
方法，结论是，维持这一过程最神奇而关键的要素就是每周回顾检查。
每周回顾检查的力量
大多数人无论最初有多么好的基础，恐怕也不能跟上紧张而快速的生活节奏。我
们许多人似乎天性就是这样，总会让自己陷入各种事情中不能自拔。工作时，我们把
一天的时间安排的满满的，一个会议接一个会议；业余时间里，我们还会有不断的冒
出种种想法。我们身不由已的卷入种种纠纷当中，而这些任务同时又具有一种潜在的
力量，可以促进我们的创造性思维发生发展。
正是这种旋风式的生活模式，造就了每周回顾检查的卓越功效，这种功效在捕捉
信息、再次评估及重新安排时间的过程中逐渐加强，使你保持平衡。因此，当你试图
完成每一天的工作计划时，根本不可能同时完成这个极为必要的再分组活动。（这段
到底在说啥）
回顾检查活动还将在你每周处理新信息时，在直觉上磨练你对重要工作的判断
力。你必须学会说不，更快地面对更多的事物，保持举重若轻，轻松自如。划定某一
专门的时间段进行全盘思考，这将对简化你的工作大有帮助。
每一天，你都将吸纳许多机会，这大大超过你的系统的承受力
什么是每周回顾检查
非常简单，每周回顾检查就是为了再次清空大脑而必须采取的行动。它贯穿于工
作管理流程中的所有阶段：收集、加工、组织、回顾，直到你能够确认：“我目前已
经完全掌握了我没有处理的一切事情。一旦我决定处理，马上就可以投入工作。”
从事情的本质来说，下面的这个练习有助于你达到这一目标：
散页纸
搜罗出各样的零碎绝版、名片、收据，以及所有收藏在你的办公桌、衣服、缝隙
中的纸片，把它们统统收入到你的工作篮中，以备处理。
你的笔记
检查所有的日志、会议记录和记事本上的内容。适当地开列出有关行动目录、工
作、等待事宜、日程表上安排的活动和“将来某时/也许”等清单。然后，把所有的
参考资料进行归档整理，制定一个“阅读/更新”的栏目。注意，对自己一定要严格。
开始着手处理你所遇到的一切有关交流、工作、新创意、新信息的记录和想法，同时
清理掉没用的垃圾。
前一天日程表上的数据
仔细检查日程表上已经过时的那些日期，搜寻未完成的工作、参考信息等诸如此
类的资料，并将它们重新纳入到你当前运行的系统中。注意，务必做到把你上周的日
程表无一漏网地归档保存。
即将使用的日程表
游览一下你将来的事情安排情况（长期的和短期的）。掌握那些针对即将发生的
事情所作出的安排和准备。
清空大脑
以笔录的方式记下一切新工作、行动目录、“等待事宜”、“将来某时/也许”，以
及那些你目前还未捕捉到的事务。回顾“工作”（和更重要的结果）清单逐一地评估
所有的工作任务、目标和当前情况，以确保在你目前的管理系统中，每一种情况至少
存在一个启动器型的行动。
回顾“下一步行动”清单
在已经完成的行动上标记号，检查下面一些行动的提示信息。
回顾“等待事宜”清单
记录所有需要跟踪处理的情况，核对已经收回的项目。
回顾所有相关的项目
还有没有一些需要解决而还没动手的工作呢？
回顾“将来某时/也许”清单
核查些有可能转入当前运作系统的事情，并把它们移到“工作”目录下，删除所
有你不再感兴趣的事情。
回顾“悬而未决”和辅助资料
浏览所有处于运行状态中的辅助性资料，有助于激发新的行动方案、促进任务的
完成、产生新的等待事项。
要富于创新意识和开拓精神
是不是在你的脑中经常会冒出一些新鲜的、巧妙、富有创意、发人深省、风险十
足的念头可以添加到你的管理系统之中呢？
这个回顾检查的程序虽然只是一种基本常识，但是很少有人能够做完善。它意味
着我们应！该尽可能地定期地恢复头脑的清醒，以保持一种轻松的控制状态。
“ 观 点 ” 是 人 们 对 付 当 前 信 息 过 载 问 题 的 一 种 极 为 有 效 的 解
决 办 法 ， 这 是 一 个 凭 直 觉 处 理 的 过 程 ： 摒 弃 无 足 轻 重 的 资 料 ， 精
简 至 本 质 的 、 相 关 的 、 可 以 控 制 的 最 小 量 。 在 任 何 时 间 和 地 点 ，
观 点 都 将 成 为 最 罕 见 的 资 料 。
——保 罗 萨 福
在恰当的时间和地点进行回顾
每周的回顾检查十分重要，因此，你应该培养起良好的习惯，创造一个适当的环
境，运用正确的工具加以支持。一旦建立起一个稳定的舒适的区域，你将不再为强迫
自己做什么回顾检查而感到烦恼和忧虑，因为它已经成为你个人做事的标准了。
到那时，你所需要做的就是，每周想办法抽出几个小时，让自己离开事务的干扰，
并不是退出这个区域，而是至少升华到“1 万英尺”高度。
如果你还可以享受到独立工作空间的奢侈，逃离一天中人与人之间的应酬的困
扰；如果你的工作时间也是周一至周五的固定时间段，那我建议你每周五下午制出个
小时的时间，专门用于回顾检查。之所以选这个时间，主要是因为下面三个原因：
1．对于这一周的事物你很可能还记忆犹新，这使你能够进行完整的剖析和回顾
2．你总值发现有这样一些事情，它们要求你在工作时间必须立刻找到某些人。这
样一来，你还来得及在他们周未外出渡假前与他们取得联系
3．清理一下精神上的储藏室是一件大好事，之后你就可以安心地享受周末的休闲
时光。
然而，你也许属于根本无法拥有正常周末的一类人。比如，在周六和周日，我经
常要处理同周三一样多的事情。不过我能够享受到频繁的长途飞行，这提供了一个理
想的机会来弥补我的损失。我的一位好友兼客户在世界上最大的一家航空公司任职，
他习惯于利用每周日夜里在家里的办公室放松，并处理一周内各种大小会议上记录的
数以百计的笔记和备忘录。
无论你的生活方式属于哪一种，都必须建立一个每周重新组织安排的工作程序。
也许你已经拥有了这种程序（或者接近于这种模式），那么调整这一习惯，把它纳入
更高层次的回顾过程中来。
有些人发现他们很难抽出时间进行回顾检查，因为工作和家庭环境中随时都有可
能出现新的问题。我所见过的压力最重的专业人士要数那些在工作时必须随叫随到并
且能够迅速作出重要反应的人。下班后，他们还要回家应付几个 10 岁以下的孩子，
和同样奔波了一天、满身疲惫的配偶。当中一些人比较幸运，因为他们至少在路上还
拥有一个小时的时间。
这类人面临的最大挑战是：如果他对每天的工作缺乏清晰而直接的了解，就必须
建立一个始终连贯的重新部署的程序。要么在每周五晚上在办公桌边上再干几个小
时；要么在家里建立一个令人放松的可以正常工作的空间。
管理层人员的回顾时间
我培训过许多的管理人员，我指导他们在每周五的日程安排中抽出2 个小时的时
间。对于他们来说，最大的问题莫过于在高质量的思考和紧急处理突发事件之间优质
一种平衡。然而，那些职务级别最高、最有见识、最精明能干的人全都能够意识到这
样做的价值所在：牺牲表面上看似紧迫的事情，去追求真正具有重要性的事情——创
建自己安全的时间小岛。
在你工作时，你最绝妙的往往不会出现。
甚至连那些已经把反思时间融入到自己工作当中的管理人员仍然常常不由自主
或不耐烦地处理一些细枝未节的东西，以弥补一些处于“1 万英尺“水平的问题。一
边是一个接一个的会议，一边是端一杯红酒，漫步于夕阳下的池塘边。这两种截然相
反的状态确实要求你在日常工作的控制和管理上需要更高一级的反思和重新部署的
技能。如果你认为所有的事情都已经得到了彻底的确认、澄清、评估、付诸实施了，
大概你是在同自己开玩笑吧。
“ 大 局 ” 的 回 顾
是的，某些时候，你必须阐明更重要的预期结果是什么，长期的目标是什么，前
景和原则又都是什么，它们最终驱动并检验你所作出的决定。
在你的工作中，关键性的目标和目的是什么呢？一年或者三年后，哪些事情应该
完全到位了呢？你的事业将发展到哪一个阶段？这种生活方式是不是令你满意？从
更深的层次和更长远的角度来看，你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢？
本书所清晰表达的重点并不是那些处于“不足3 万英尺”至“5 万英尺”的情况，
而是敦促你着眼于更高的视野，帮助你获得成功，使你能够更好地将日常的小目标融
入生活的大目标中来。当你能够更加敏捷地整理“遗产”以及“1 万英尺”高度左右
的工作与生活时，一定还要时不时地再次拜访其它高度的事宜，保持拥有一个真正清
醒的头脑。
思 考 是 工 作 和 生 活 的 精 髓 ， 同 时 也 是 最 难 做 到 的 事 情 。 帝 国
的 创 建 者 们 在 争 分 夺 秒 地 算 计 着 ， 而 其 它 人 却 在 嬉 戏 。 如 果 你 不
是 自 觉 地 去 努 力 进 行 这 种 自 我 指 导 的 思 维 过 程 ， 那 么 你 就 是 在 向
懒 惰 屈 服 让 步 ， 你 将 永 远 丧 失 控 制 自 己 生 活 的 能 力 。
——戴 维 凯 克 奇
对于各个层次的工作和生活，你需要多久进行一次回顾呢？这个问题只有你自己
才能回答。在这个关键时候，我必须肯定的原则是：
你必须在适当的阶段评估，作出正确的决定，并且间隔得当，以便能使你的工作
和生活井然有序。
由此，我们看到了个人收集、加工处理、组织管理和回顾检查方法的最终目的，
以及一个最具有挑战性的问题：星期三上午9 点22 分你在做什么呢？
第9 章行动阶段：选最佳方案
谈到真切而辛苦的每个工作日和时刻，你是怎么选择行动方案的呢？
如同我前面曾经提到的那样，我的回答非常简单，即相信你自己的意愿，或者你
的精神。如果你对这些字眼过敏的话，就尝试着换一下吧：你的本能反应，你的直觉。
你必须依赖于你的直觉，最终是这样，平常也是如此。你可以通过做许多事来增
强这种信任感。
这并不意味着让你的生活随心所欲，当然，除非事实确实如此。实际上，我曾经
一度在我的生活中极度推行这一做法，而且而且我可以证明其极有价值，如果不是一
定是必要的话。（听之任之的方法有很多。你可以不去理睬这个真实的世界，忽视它
的现实状况，抛弃对宇宙万物的信任。我曾经这样做过，这真是一种神奇的经历。然
而我并不希望任何人去尝试这种放弃。向你内心深处的感知力低头让步，它的联盟才
智和实用价值才是一种更高的境界。信任你自己以及智慧的源泉，是自由和个人成就
最好的表现。）
如同在第2 章概括出来的那样，我已经发现，有3 个方面的评估标准对行动的决
策过程极有帮助：
1．选择当前行动的4 个标准
2．评估每日工作的3 个标准
3．回顾检查的6 个层次
