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第一单元 哈佛经理职业素质

_10 佚名(现代)
(11)工作比较努力,并且把工作带回家去做。
前面七个项目,你若是打钩的话,每一项得两分;最后四项,你若是打钩的话,每一项得一分。
虽然这也是因人而异的,不过一般说来,前面七种处理法则是比较好的,所以我们的计分方法也不一样。我们举出了十一个例子,而不是刚好十个,可见这并不是张完整的清单。你能不能想到一些自己的例子?(根据这些方法效用高低计分,从一分到三分不等。)如果你得了十二分,或超过十二分,那么就是表示你有一套相当好的处理技术了,有时候你也许仍然会觉得压力很大,不过,你知道怎样寻求协助,怎样照顾自己。如果你的得分是介于六和十二之间,你能够应付某些情况。但是,倘若你希望继续当经理,并且发展下去,最好是多练习。如果你的得分不到六分,那就有问题了,要向善于应付压力的人请教一番。
快活一下
我们说某些人“对自己要求很严”,或者遭到失败或失意的时候,很难原谅自己。许多经理都是这样,给自己设定的标准很高,有时就难免没办法达到那样的标准。给自己定下了很高的标准,就需要有适当的平衡,那就是要能让自己快活一下。适时奖励一下自己,享受一下人生。若是没有这种平衡,很高的标准,就未必是件好事。工作得很辛苦,或者是遭遇到困难时,给自己一点奖赏,一点礼物,这就是赏心乐事,通常都是小事,但是能叫我们觉得很愉快,例如吃过午餐后,在公园里散散步;花一个小时阅读一本自己喜欢的书,经过一天辛苦工作之后,喝一杯酒。
第一步:写下你所有的赏心乐事。
第二步:展望未来的一周(或者一天、一个月),事先计划好,在艰难的会议之后,辛苦的一天之后,令人不愉快的任务之后,消耗大量精力之后,给自己一点奖励,快活一下。
第三步:要把上述情形养成习惯。
想不出什么赏心乐事来吗?只要请教一下朋友或同事,就可以得到不少主意。你一旦克服了不好意思的心理,就能问其它人有关这方面的事情,而且会发现,其实每个人都会不时让自己过得快活一点,只不过有些人比其它人在行罢了!没关系,实行的次数多了以后,你也会变得很在行的。
我们也在这里给你提供一点意见,不过我们并不想让你觉得太沉溺于享乐!我们提供的主意包括:洗个热水澡,洗头发;下午休息一下,写几封信,到外面散散步;周末时到外面游玩一下;和好朋友玩填字谜的游戏;和子女共处一段时间;给自己买一束花;偶尔吃块巧克力糖;找只猫来爱抚一下;找个人来拥抱一下;待在洗澡间里,把门锁起来和外界隔绝十分钟。
就男人而言,学习怎样照顾自己,怎样让自己过得快活一点,通常是格外的重要。我们现在这个社会中,家庭和工作仍然是分开着的,仍然有男人的工作和女人的工作之分。男人和女人从小就受到教育,相信女人是情绪方面的专家,擅长于照顾别人的工作,像带孩子,照顾生病了的亲戚或年老的双亲,丈夫在办公室努力工作了一天之后,好好抚慰一下丈夫。女人通常比较能让自己过得快活一点,而许多男人则受到过时想法的限制,不断驱策自己冒险,不能让自己快活一下,没有解脱 ,没有娱乐。这样的确很愚蠢,这样的自我管理很差,对于一般的管理也都不好。如果你能叫自己过得快活一点,也就比较能叫其它人过得快活一点,女人在这方面就比男人行。
自言自语
虽然一般人认为,自言自语是神经病的症状,不过,自言自语倒也是保持神智正常的好方法。但是,你对自己说话的时候,能和自己的感觉接触,也能和自己的内在声音接触。所谓的内在声音,就是我们的内在朋友。你面临困难的问题时,或者是碰到挫折、受到伤害时,自言自语是很有用的。一时找不到支持你的朋友,你可以和自己商量。
第一步:找个安静的地方,自己一个人独处。这一点是最重要的了,就算你只是在心中自言自语,没有发出声音来,也还是一样,最好是能自言自语地说出来。不过还有另一个方法,那就是使用录音机。这样做有个好处,那就是能记录下你说的话,但是你的自觉意识也可能会因此而变得过于强烈。
第二步:告诉自己事情的来龙去脉,解释一下问题或叙述一下事件。
第三步:谈一谈你对这个问题或事件有什么感觉。
第四步:有那些可能的行动途径?有那些可供选择的途径?后果怎样?
自言自语其实是很健康的,不过你也许会遭到其他人禁止,所以就会有所顾忌。老年人通常比较会自言自语,这代表了智慧,也代表了一般人比较不会干预老年人自言自语。重点是在于,不要凡事闷在心里,而且事先可以自己预演一番。如果找不到人帮你的忙,你还可以自己帮自己的忙。你可以借此试验解决问题的新方法,或者是对付不好的感觉。令人不愉快的事件,会产生愉快的感觉,你若是不把坏的感觉发泄出来,就会积郁成心理问题。
第七章 哈佛经理的自我完善
1.自我教育问题
在这个社会上,每年都造就了相当多的管理人员,但是能尽管理职责的人,到底占了多大比率?接受管理职位的人,未必能担负起管理人员应尽的责任,管理人员应该明确地知道该有何种心理准备?该采取何种行动?成为管理人员后,观念及思维都不能停留在普通职员或基层管理者的水平。要仔细认清自己目前的立场,遇到任何事情应正确地把握。其次,管理人员要认清自己需具备何种水平。参加公司内部的经营会议时,若被众人认定为“难得一见的人才”,表示能力方面已经没有问题。管理人员有很多机会和公司外的关系者接触。此时,管理人员的言行举止不但代表自己,同时也代表公司。若言行不当,导致外人批评说:“那家公司素质真差”,则后果相当不好。管理人员在接受职位后,应努力进修必要的教养与知识。另外,管理人员必须认清自己日常应该做的工作。管理人员所做的是管理的工作,应该具有业务管理的能力。在管理人员的职位上,判断性的业务会逐渐增加,迅速、正确的判断是不可缺少的条件。
□ 管理者九项原则
世界上有各种各样的原理、原则。同样,经营管理也有“经营管理的九项原则”。所谓的原则是指,经过长期检验所整理出来的合理化现象。遵照原则行动,事情必会顺利。违背原则行动,结果一定很惨。要做个条理分明的管理人员,最好把各种原理、原则放在身边,时刻自我提醒,以避免养成独断专行的习性。
1.经营管理原则
在经营企业时,要顾及民主性、合理性、职能化的推进、公司全体与各个职员间是否协调、公司与社会是否协调,则以下原则非常适用。
2.有关目标的原则
经营管理的目标不是支配,而是满足劳资双方为优先。所谓的满足是指处在某一时点下,从各个状况而言,双方都能同意的水准。也就是说,双方设定同意的目标。
3.命令一元化原则
在原则上,一位职员只接受一位上司的命令。为了避免复数命令造成混乱局面,这是绝对必要的。不过在特殊条件下,可以打破这项原则。
4.分业与专业化原则
工作时应尽可能采用分业制度及专业制度,若想使本原则与命令一元化原则不致发生冲突,可引入“指挥参谋组织”(line and staff)制度。
5.监督范围妥当化原则
它也称为“管理范围”(span of controle)。每个管理人员所管理的人数皆有一定限度。通常,作业员以15~30人为限,事务员以6~8人为限,企划方面以2或3人为限。不过,视情况而定,可弹性增减。
6.阶层短缩化原则
管理阶层愈短愈好。如果拉得过长,不但命令传到低层需要浪费较多的时间,且内容亦有可能歪曲。本项原则必须与第五项原则相互协调。
7.权限委让原则
工作与权限有密不可分的关系。把工作交给部属时,必须连同权限一起委让。它的结果是,委让者必须管理委让出去的权限。
8.分权化原则
权限委让必须遍及组织全体,这是分权化原则。有了分权化制度,就要具备完整的公司管理体制。分权化包含决定及执行。
9.目标管理原则
分权化的结果,担当者必须自己设定目标,或与上司一起设定目标。成绩若相当不错,部属的自主性及参加意识便会相对地提高。
□ 管理者特征说明
成为管理人员之后,不要自认为是个了不起的人物。在企业内,工作最卖力的应该是管理人员才对。管理人员的待遇高,工作量多,上面的人对你的监督却很严格,一有问题发生,就会说:“你这个管理人员是怎么当的?”而部属也会批评说:“我们的上司到底怎么搞的?”要做好管理人员的工作,必须具有强烈的使命感并且不计较得失。
(1)管理人员是指股长级至部长级的人。
(2)管理人员是通过部属完成工作的人。
(3)管理人员是所谓的Playing manager,一面驱使部属一面推行本身业务的人。
(4)管理人员是以目标为中心,而不是以工作时间为基准的人。
(5)管理人员是部门的经营者或责任者。
(6)企业的优劣是以管理人员的质与量来决定的。
(7)管理人员是“背负重责的人”而不是“了不起的人”。
(8)管理人员是面对很难工作的人。
(9)管理人员是不会因“头痛”或“腹痛”等理由而请假的人。
(10)管理人员是必须比部属早到,比部属晚退的人。
□ 管理者五大功能
有些刚上任的管理人员不晓得自己该做些什么,因为再也没有人会指挥他说:“今天你该办这些事!”。管理人员必须自己决定该做什么事,而不应接受指挥而做事。同时,管理人员也应彻底发挥下列的五大功能。五大功能是指“决定、计划、准备、实施、检查”。管理人员必须知道如何掌握这五大功能的比重。成为管理人员之后,“决定”与“检查”所占的比重也随着增加。
(1)管理人员是部门的经营者或责任者,他必须对本部门的业绩负责。
(2)管理人员必须管理“人”、“物”、“钱”、“信息”。管理即是所谓的“PLAN·DO·CHECK”。
(3)管理人员必须统率及指导部属。同时,应该使部属发挥出100%以上的实力。
(4)管理人员必须解决问题。所谓的问题即指“阻碍提高业绩的障碍物”。
(5)管理人员必须进行判断的业务,职位越高,判断的工作越艰难。管理人员如果判断错误,就会使公司蒙受损失。
管理者宪章制度
一旦逃避,工作便会紧追不舍。如果管理者逃避工作,部属的心就会逐渐疏远。管理者在工作时,应具备坚定的信念。下列的管理者宪章可在会议或研讨会时一起畅通,也可写在笔记本或桌历上,时时自我勉励。
(1)身为管理者,我要自动面对困难的工作;
(2)身为管理者,我是经营者的化身,同时也是推动经营的原动力。;
(3)身为管理者,我必须使部属及组织的力量发挥到极点;
(4)身为管理者,我必须工作迅速,不浪费时间;
(5)身为管理者,我时时以数字来判断事物;
(6)身为管理者,我必须不断地自我启发;
(7)身为管理者,我必须具备创造力才能在新时代生存;
(8)身为管理者,我必须积极地行动;
(9)身为管理者,我必须积极地培育部属;
(10)身为管理者,我在行动上必须具有目的意识、问题意识、价值意识。
管理者错误种种
成为管理者后,工作的内容必须改变。如果管理者与部属做同样的工作,就不是称职的管理者。部属可以处理的工作,应该分配给部属做,同时要求部属必须报告,以便确认工作的结果。上司也想知道自己的工作成果,即使上司不催促,也要主动报告。
(1) 认为必须亲自做才能完成而不把工作委托给部属。〈结果〉 任务过多,被工作追得团团转。
(2)以自己的方法来处理事情。〈结果〉 无法标准化,定型化,效率不佳。
(3)没有明确地公布工作时间、地点及承担者。〈结果〉 本人不在时部属一筹莫展,无法进行工作。
(4)身为管理者却不知要做什么工作。〈结果〉 无法具体地进行人、物、财方面的管理,漏洞百出。
(5)认为接受权限后就不须报告,因此从不向上级报告及联络。〈结果〉 直属上司无法得知工作结果,心生不安不敢再委以重任。
(6)认为待在公司便是在工作,认为活动四肢便是在工作。〈结果〉 一天到晚尽做些与业绩无关的工作,企业的业绩始终无法提高。
(7)认为管理者的工作是照本宣科地执行上司的命令,只要不拂逆上司,不被上司斥责,就尽到管理者的责任。〈结果〉 变成没有自主性、缺乏判断力的机器人管理者。
□ 管理者必备常识
管理者不只是工作能力要强,同时也要具备各种各样的常识。要具备各种常识必须付出努力。身为管理者,不具备较高的常识与修养,顶多是个粗俗的人,不能成为有魅力的管理者。
(1)阅读理解能力至少要有高中毕业的程度(阅报的能力要有高中毕业的水平);
(2)在外文方面,英文能力至少要能在国外通行;
(3)在数学方面,至少要精通资产负债表、损益表的内容;
(4)在经营方面,能带领十人左右的部属;
(5)在话题方面,必须认识政治、经济、社会、宗教、文学、艺术、国际等问题;
(6)在医学、食物、运动方面,要具备一般维持健康的知识,并亲身实践;
(7)在兴趣方面,至少要精通一种技能;
(8)在服装、仪容方面,不管是何时、何地,水准都要符合管理者的身份;
(9)在表现力方面,即使突然被指名发言,也能毫不费力地畅谈五分钟左右;
(10)在专门领域方面,能在众人面前畅谈一小时左右。
管理者日常评判
在企业内,职位越高越需要正确的判断力。判断事物时必须要有尺度(基准)。在日常生活中,格言是一种尺度。理解很多安全性格言的人,便能过安稳的生活。身为一个管理者,在日常生活中如想迅速、正确地判断事物最好为自己立下一个包括人、物、财方面的基准。以下是参考资料,希望各位加以利用。
1.有关人的准则
(1)做个能培育人才的管理者;
(2)做个爱护部属的管理者;
(3)要恩威并施;
(4)要辅助上司,唯有协助上司,使上司晋升,自己才有晋升的机会;
(5)采取少数精锐主义;
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