《办公室成功地图》 作者：韩万金
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序：与你分享我的幸运
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这是我二叔（但我更习惯称呼他为老同志）与我的一组通信。
当时我大学毕业后刚刚参加工作，由于对工作中的一切既不熟悉也不适应，便“逼”着老同志与我进行了一场关于工作的通信，前后大约历时一年，内容涉及礼仪、做事、为人处世等各个方面。正是有了这些悉心的指导，才使我在工作初期能够较快地进入角色，少走了许多弯路，也使我在工作不足一年的时候就有幸走上了一家大型国企的基层领导岗位，改写了我所在集团公司里人事任免的一个记录。
虽然我与老同志的这组通信早已经结束了，但我现在只要一有闲暇或工作中遇到了什么难题，总是喜欢坐下来读一读这组通信，而且随着自己阅历的增加，每次阅读时都会有新的收获。现在，老同志终于同意把这组通信结集出版。我作为这组通信的第一读者，站出来说几句感受是责无旁贷的事情。
这组通信共计23封，内容涉及礼仪、做事、为人处世等各个方面。其中关于商务礼仪的虽然只有两封，却透过坐车、吃饭这两件事向我们介绍了社交礼仪知识中的一些基本原则和规律，使我们可以触类旁通，举一反三，更难得的是行文风趣流畅，便于记忆；关于做事方面的通信较多，非常细致具体，操作性强；关于处世的内容不是很多，却是我最为欣赏的，一旦接受了这样的思维模式和价值观，对我们的一生都将产生积极的影响；关于做人方面的通信，我认为是最具智慧的部分，特别是在确立人生方向、寻找成功捷径等方面，其内容颇值得一读。
在这组通信中，没有大道理，也没有空洞的说教，只讲具体的做法和技巧，突出实用性、操作性，以解剖麻雀的方式把那些工作中常常会遇到的芝麻绿豆般的小事掰开来再揉碎了展示给你看，使读者能够从这些细节之中领悟一些做人和做事的技巧。
在此之前，我曾把这些信在我几个要好的同学间传看，没想到一发而不可收，越传越广，反响很是强烈，甚至被我的同学们喻为“一部可以使职场新人陡增10年功力的成功秘籍”。此后，这些信被放到sohu社区“职场风云”论坛上连载，其场面同样十分火爆。至此，老同志才同意把这组通信拿出来出版。
这些年来，我常常感叹自己的幸运，有老同志这样一位爱我且会爱的长辈，总是能够在我需要帮助，甚至还弄不清真正需要的究竟是什么的时候送来他的关爱，使我少走了许多弯路。如今，我终于可以将自己的这份幸运拿出来与大家分享了，相信你也会从中得到和我一样的收获。
小爽
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上班的感觉有点烦
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第1封来信[]上班第一天的感觉与原来想象的一点都不一样。上班前的那股兴奋劲现在一点都没有了，有的只是无助与茫然……
第1封来信上班的感觉有点烦
老同志：
这样称呼您，不会生气吧？不止一次地从网上看到署名“老生常谈”的帖子，常常惊诧那些帖子与您的行文风格竟是如此相似，后来听二婶说那就是您写的。所以从那时起就决定以后就这样称呼您了。
今天，于我是个非常有意义的日子——我正式上班了。您说过上班就是大人了，怎么也得举办个成人庆典什么的，可独自一人在这个陌生的城市里，连个道贺的人都没有，更别说什么仪式了。公司里的那些人，除了把你当作一个屁事不懂的小不点以外，谁会关心上不上班对你有什么意义呀。想来想去，家里这些人中，只有您最容易沟通，所以还是给您发个邮件向您说说心里话吧。
在上班之前，我曾不止一次地设想过上班第一天的情景，但现实生活永远会超乎你的想象。上午9点我准时到公司人力资源部报到，同时报到的还有十几个年轻人，其中有几张面孔曾在面试时见过，更多的却是初次相见。但从每个人的脸上都可以很真切地读出内心的兴奋和对未来的憧憬。本来嘛，刚刚走出大学校门，便顺利地进入这样一家全国知名的大公司，应该算是很幸运的了。
9点15分，我们这些人被引入一个会议室，人力资源部的一位副部长简单地向我们介绍了公司的情况，提出了几点要求和希望，就算完成了入厂前培训。此时，各部门的人员已在等着领人了，总裁事务部来领人的是个看上去比我大不了一两岁的男孩子。电梯里，他只问了我的姓名和毕业院校，便不再说话，我想反问他时，电梯已经停了，他将我带到部长面前便转身走了。
总裁事务部部长姓李，长得又高又瘦，给人的第一印象是人很平和，不太善于言辞，看不出他凭什么得以坐上面前这个位子。他向我简单介绍了总裁事务部的主要职能和基本情况后，就打电话叫来了秘书科的科长——也就是我的直接领导，交待了几句“人交给你了，要照顾好”之类的场面话，就算是完成接见仪式。
秘书科科长带着我科内科外楼上楼下地兜了一大圈，与全部在办公室里的人都见了面，打了招呼，最后我被带到一张空的办公桌前。科长告诉我，这就是我的座位了。他简单地介绍了科内的基本情况后，给我搬来了足足一尺多高的文件，告诉我最近这段时间我的主要任务就是看文件熟悉情况。
望着面前堆得像小山一样的文件，头就有点大，翻了几页更是不得要领，内容既抽象又陌生。再看看周围的同事们，或往来穿梭或对着电脑出神，真不知道他们到底在忙啥。偶有电话铃声响起，电话两端或亲昵或礼貌的谈话后面似乎也是暗藏玄机。有时看别人忙得不可开交，真想过去帮人家做点什么，可又实在插不上手，只能在旁边干看着……这样熬到下班，虽然什么都没干却已经身心疲惫了。
这就是我上班第一天的经历和感觉，和想象中的一点都不一样。上班前的那股兴奋劲现在一点都没有了，有的只是无助与茫然。在这时候不知怎的，心里就冒出了与您交流的念头。我从小就爱听您讲道理，我是在您讲的各种各样的道理的指引下走完学生之路的。记得上次您说，以后我上班了，就是大人了，再也用不着跟我说这说那了。谁知工作以后才发现自己反倒什么也不懂了，看来以后该向您请教的地方反倒更多了，所以我决定，从现在起每周与您通一次邮件，请您及时解答我在工作中遇到的问题，您不会令我失望吧？
今天就到这里吧，请速回复！
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老同志，请速救我
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小爽
看着周围同事们对各种事都能应对自如的样子，甚至会暗自怀疑自己的智商是不是有问题，这么多年培养起来的高傲和自信在这些天里已丧失殆尽了。
[]老同志，请速救我
第2封来信第2封来信老同志，请速救我
老同志：
一个星期，每天三次，我至少看了二十次邮箱，里面的垃圾邮件倒是每天增加，却偏偏不见您的片言只字，真是可恼。现通牒如下：三天内如再不回信，我将关闭与您的一切通信渠道，让您永远失去一个最忠实的唠叨对象！
随着时间的推移，我开始与周围的同事们变得熟识了，对这里的环境也在一点一点地适应着，而且也能帮科长和其他同事干点事了，当然都是最简单的甚至不用任何脑子就能干的那类事情。第一天上班时的那种孤寂感已经变淡了，但内心的恐惧与不安却丝毫没有减轻。为了把别人交待的事情办好，我在领任务时会前前后后问上半天，可有时还是达不到对方的要求。越是这样，做事的时候心里就越是发虚，总是担心自己说话办事有什么不妥，与人出行、用餐时又常常担心自己会露怯。看着周围同事们对各种事都能应对自如的样子，甚至会暗自怀疑自己的智商是不是有问题，这么多年培养起来的高傲和自信在这些天里已丧失殆尽了。
老同志，请速救我！
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坐车的学问——找准自己的位置（1）
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小爽
车内的位置到底有没有高下之分呢？当然是有的。看似复杂多变的商务礼仪所遵循的基本规则不外乎三条：方便为上，安全为上，尊重为上。
第1封回信坐车的学问——找准自己的位置
小爽：
两封邮件均收到，这么大的姑娘了，刁钻刻薄的毛病一点没变，仅仅是因为忙而对你的邮件晚回复了几天，就兴师问罪来了，连你二婶看后都笑了半天，问我你这厉害劲到底得了谁的遗传。
首先祝贺你找到了一份自己还算满意的工作，但我觉得更值得祝贺的倒是你工作了这件事的本身，因为这标志着你已长大成人开始自立，标志着你的人生开始进入了一个崭新的阶段。
[]坐车的学问找准自己的位置
第1封回信你说从小就爱听我讲道理，又说以后工作了，需要听的道理应该更多了，并单方面决定每周一次与我通过邮件探讨工作中遇到的问题。我本想拒绝，可你二婶却逼我答应下来，她说小爽又不是外人，自己的亲侄女提这么点要求还不能满足吗（丫头，何时将你二婶买通了），又吹捧说我这些年积累下来的经验见解对一个刚刚参加工作的年轻人来说肯定会大有帮助的，又利诱说与你交流的过程也是一个积累素材和梳理思想的过程，何乐而不为呢！
面对如此的内外夹击和威逼利诱，看来想不答应也不行了。仔细想想又实在害怕你这丫头的那张利嘴，还是提前声明如下：本人同意今后以电子邮件方式与小爽同志就工作中遇到的问题进行粗浅的探讨，对每周一次的要求不作承诺，但会在收到你的邮件后尽快回复。此外，为了免除不必要的麻烦，援引一句中国股评界的提示语作为对自身权益的保护：今后讨论中涉及的所有内容均属个人观点，仅供参考，凭此入市（世），风险自负。
说笑完了，下面言归正传。你在邮件中说从小学、中学再到大学，这些年来的生活重心就是学习，现在走上社会了，才突然发现自己原来对人情世故所知甚少：与领导、同事以及客户交往起来常常心里发虚，总是担心自己说话办事有什么不妥；与人出行、用餐时又常常担心自己会露怯。但你又不知道到底该向我问些什么。
你现在的这种心态我很理解，我当初刚参加工作时的心情跟你差不多。学生时代的主要任务是学习，若说交往，也主要是同学之间、同学与老师之间，人际关系要单纯得多。而参加工作后就大不一样了，领导、同事、客户，角色众多，而每个人的年龄、性格、阅历、文化水平、行事风格等又差别极大，人与人之间关系微妙，环境复杂多变，因此你心怀惴惴也就不足为奇了。说到底，是你对新的环境还不太适应，加之缺乏必要的社交知识和做事经验所致。适应环境需要时间，不必多说。增加必要的社交知识和做事经验，倒是当务之急。
好在介绍这方面知识的书籍和文章很多，随便到书店里或上网找上一些读一读就行了，但出于对小爽同志负责的精神，我决定还是拟制一份推荐清单给你。谁知细察之下才发现，在这多如牛毛的介绍商务礼仪、行事规则方面的文字中，要想找到一些真正适合你的还真是困难。要么洋洋洒洒包罗万象，缺乏角色的针对性；要么该详的不详，该略的不略，没用的废话说了一堆，到了关键的细微之处却又语焉不详。万般无奈之下我只好亲自操刀上阵，这也是我给你回信晚了几天的重要原因。在今后一段时间，我将会尽我所知向你介绍一些日常工作中非常实用的经验和技巧。你不是说爱听我讲道理吗？但你毕竟已经是大人了，用不着再天天听我讲这些大道理了，所以我想今后在与你的通信中还是尽可能地少讲甚至不讲各种所谓的道理，只讲具体的做法和技巧，突出实用性、操作性，以解剖麻雀的方式把那些工作中常常会遇到的芝麻绿豆般的小事掰开来再揉碎了展示给你看，力争让你能够从这些细节之中领悟一些做人和做事的技巧。
大话是说出来了，但能否做到不敢肯定，还是尽力而为吧。最近这段时间我想先分几个专题向你介绍一些商务礼仪方面的知识。这些知识都是我近二十年工作中积累下来的，不大系统，也不保证全对，更没能上升到理论的高度，但保证实用。为了节省笔墨，这里只介绍被一般书中遗漏的商务礼仪中的细节之处，至于更多的东西，还是需要你自己找些这方面的书读一读的。
今天，咱们先说说有关坐车礼仪方面的一些细节问题。
汽车如今已成为现代社会最主要的交通工具，不在桌前（办公桌、餐桌），就在车上早已成了许多白领们的工作缩影，与领导、同事、客户一同乘车更是难免，因此坐车礼仪就显得十分重要了。在讲礼仪之前，先听我讲一段关于坐车的故事。
记得我刚刚参加工作的时候，在我们那个有着3000多职工的处级单位，只有一辆破吉普，除应付紧急情况或接待重要的客人外，这辆车自然成了领导的专车。一般人若想坐上一次可绝非易事。有一次科长叫我去局里送个材料，非常急，偏在这个时候，公车（为工作方便，单位为每个科室配了一辆自行车）不知被谁骑走了。正在不知所措之际，公司经理下楼来了，一问情况，朝我把大手一挥：搭我的车去。原来他正巧也去局里办事，这真是“有福之人不用忙”。见经理拉开前门，在副驾驶的位置上坐稳了，我也赶忙拉开后门上了车。这是我参加工作两年多的时间里第一次坐上那辆神往已久的吉普车，心情自是有点兴奋。再看看坐在前排的经理，稳稳地坐在那里好不神气。
后来这辆破吉普散架了，单位又买了一辆五座的微型面包车，情况一如从前。再后来，单位的车慢慢多起来了，也好起来了，甚至有了一辆桑塔纳。那时，我已调到公司办公室给经理当秘书，和经理一起坐车出去的机会也多了，但每次还是经理坐前排，我坐后排。有时我就和经理开玩笑说，人家国外都是领导坐后排，秘书坐前排，以后您也坐后排吧。谁知经理把手一挥，管外国人干吗？我在前排坐惯了，这样看外面痛快，坐后排太憋闷。再再后来，公司办了几家中外合资的公司，以合资公司的名义买了几辆进口免税车，其中档次最高的那辆奔驰自然配给了合资公司的董事长，也就是我们公司的经理使用。按照惯例，每辆新车到公司后，经理都要叫上几个人坐上去兜兜风，这次也不例外，经理拉上办公室主任和我一起去兜风。上车前，我说，这次坐进口车了，咱也得遵守国际惯例，我坐前排，您和主任坐后排。令我想不到的是，经理答应得非常痛快——行。从此以后，再没见经理坐过前排。
一、车内的位置到底有没有高下之分呢
当然是有的。
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坐车的学问——找准自己的位置（2）
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（1）轿车内的位次。
一般来说，轿车内的座位是后排为上，前排为下，后排的三个座位（通常只坐两人）又以右为上，左为下，也就是说，与司机成对角线的位置是车内最尊贵的位置。其次是后排左座、前排右座（副驾驶）。之所以这样安排，我想是与我国的交通规则有关。我国的交通规则是靠右侧行驶，这样坐在右侧的人上下车就相对方便一些。只要你仔细体味一下，就不难发现，看似复杂多变的商务礼仪所遵循的基本规则不外乎三条：方便为上，安全为上，尊重为上。单从方便的角度讲，作为坐车者上下车比较方便的位置有两个，即前排右座和后排右座。而前排右座通常被视为最不安全的位置，所以后排右座就通常被尊为上座了。
你可能会说，如果以安全论，车上最安全的位置当数后排左座，即司机后面的位置，却因何未被视为上座，是否意味着方便优先，安全次之呢？也不尽然。在一些政务或外交礼仪中，确实是把后排左座视为尊位的。因为这时车上坐的都是政府要员或重要外宾，在这种情况下安全性就被提升到更重要的位置了。从这两种不同的排位方式，你就大致可以理解“方便为上”和“安全为上”的礼仪规则了。但什么是“尊重为上”呢？所谓“尊重为上”就是在遵守礼仪规则的同时，还要尊重客人的生活习惯和认知水平。比如说有时候客人在并非出于谦让的情况下坐错了位次，即坐在了下位，而这种错误又不影响别的客人，我们就应当将错就错尊重他的选择，而不必告诉对方“您坐错位置了”。这就是商务礼仪中通常说的客人坐的位置即为上的道理。在前面的故事中，如果我坚持和经理争辩他应该坐后排的话，也是违反了“尊重为上”的原则。
好了，现在回来继续说轿车上的位次问题。前面已经讲了后排右座为上和后排左座为上的两种情况，那么，有没有前排右座（副驾驶）为上的情况呢？答案依然是肯定的。那就是主人（或领导、长者等）亲自驾车的时候，副驾驶位就成了尊位，后面依次是后排右位、后排左位。这次不讲你也能分析得出来，它体现的是尊重为上的礼仪原则，即客人对开车者的尊重，而安全和方便又都变得相对次要了。
本来几句话就能讲明白的车内位次问题却用了这么多的笔墨，其实就是想以坐车为例使你明白商务礼仪的基本规则，只要真正掌握了这些规则，在任何商务场合你就都不至于手足无措了。
（2）面包车内的位次。
面包车内的位次是中间为上，前后两端为下。即第二排（紧挨司机后面的一排）的位置为上，第三排次之，最后一排和第一排（副驾驶）居末。在同一排的两（三）个座位中，又以里面（左面）的座位为尊。也就是说，正对司机后面的座位（二排左席）是全车中的首席。
二、上下车有先后次序之分吗
你一定会有些好笑：这谁不知道，领导或长者先上后下呗。其实也不尽然。
（1）正常的上下车次序。
通常情况下，应等领导上车后我们再上车，在领导上车时，我们应主动为领导打开车门。若是特别尊贵的客人，我们还应在打开车门的同时，礼节性地用另一只手护住车门的上沿，以防止客人上车时碰到头部。下车时，我们先下车，以便在领导下车时为之提供必要的服务或帮助。
（2）特殊情况的上车次序。
如果我们是外出办事，同去的人较多，对方热情相送，这时候我们应在主动向对方道谢之后，先行上车等候。因为送别仪式的中心环节应该是在双方的主要领导之间进行的，如果我们都墨守领导先上车的规矩，所有的人都非要等领导上车后再与主人道别上车，就会冲淡双方领导之间道别的气氛，而上车时也会显得混乱无序。所以，如果大家是同乘一辆面包车，我们先上车后，应主动坐到后排去。如果我们是分乘几辆轿车的话，则应上到各自的车内等候，只需留下一个与领导同车的人陪同领导道别即可。
（3）特殊情况的下车次序。
如果我们去出席某个重要的活动，我们到达时对方已经准备了十分隆重的欢迎仪式，这个时候一定要等领导下车后我们再下车，否则就会有“掠光”之嫌。也许你会问，难道我们先下车为领导开车门也不好吗？如果我们是与领导一起坐面包车的话，领导边上的人可以为领导打开车门后，再避到车的后排去，为领导下车让出通道即可。若是坐轿车去，我们则不必为领导开车门了。这种情况下，欢迎的人群中自然会有人为领导开车门。
当然，上面只是两种特例，领导后上或先下车的情况还有一些，这里就不再一一列举了，但无论是先上后上，还是先下后下，只要我们能够遵循“方便领导、突出（突出就是尊重）领导”这样的原则，再结合当时的实际情况，我们对上下车的顺序就不难作出正确的判断了。
三、坐车时我们应该注意什么
（1）选择适当的位置。
如果与领导同车，你最好坐在副驾驶的位置上，这样除了可以为领导留出更多的空间以便休息外，坐在副驾驶的位置上通常还有保护领导的含义。如果领导喜欢和你坐在一排，或你需要在车上向领导汇报重要的工作，则另当别论。如果你与朋友同坐一车，则最好同坐一排，这样便于交谈。如果只是你一个人坐车，最好是坐在副驾驶的位置上，以便与司机作些交谈，这样容易给人留下良好的印象，也是对司机劳动的一种尊重。
（2）在车上不要睡觉。
我们长时间坐车时，特别是在午后或酒后乘车时，特别容易犯困，但这种时候我们尽可能不要打瞌睡。原因有三：一是对同车领导的不尊重。如果同车的领导都没有睡觉，而我们却睡着了，显然是过于放肆了。即使领导睡着了，我们也还有为领导保驾护航的责任。二是不利于安全行车。如果乘车的人都睡觉，受其影响司机也容易犯困，而司机一旦打瞌睡则是十分危险的。所以，无论从保护领导还是从保护自己的角度出发，我们在乘车时都不要睡觉。三是有损自身形象。在车上睡觉时，一般睡姿都不太雅观，而有些人在睡觉时还会有一些不良习惯，如呓语、打鼾等，这些本来都是很私秘的事情，我们为何要展示与他人呢？更何况这样很有可能会破坏你在领导或同事心目中的完美形象呢！
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坐车的学问——找准自己的位置（3）
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（3）谈话要适当。
与领导同车，自然要作适当的交谈，但一定要适度。如果此时领导的心情或精神状态都比较好，我们可以主动地选择一些比较轻松的话题与领导交谈，这样不仅可以使乘车的时间变短，还可以拉近你与领导之间的距离。如果领导已经很疲惫，则不应过多地打扰领导，简单地聊上两句，就应及时提醒领导休息。如果此时领导心情很糟糕的话，我们可以选择一些领导容易感兴趣的话题，转移领导的注意力。但这需要一定的技巧，如果你自忖无把握将领导的注意力转移开，则干脆保持沉默。如果领导此时正在思考问题，则千万不要打扰他。
如果还有其他领导同车，且他们在一起聊天时，你插话时要掌握好时机，话应少而精。领导之间若是在谈工作，除非问到你，或希望你介入，否则你尽量不要插话。若领导之间谈论的话题涉及对某人的评价等保密的内容时，你不但不要插话，甚至不要听，此时最好的办法是找个话题与司机聊聊天，或播放一段轻音乐（音量不要过大）什么的。
说到底，在坐车时需要注意的也就这么多，做得好，自然会赢得领导的好感和客户的尊重。
今天先聊到这儿吧。
祝工作顺利。
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我要的是零起点傻瓜教程
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老生常谈
[]我要的是零起点傻瓜教程
第3封来信我终于明白了这些天来苦闷无助的原因以及自己迷蒙中真正需要的是什么了。我很喜欢您的这种讲授方式，细些，再细些，既然您的讲述对象是什么都不懂的傻丫头，您就只能从零起点设计您的“傻瓜教程”了。
第3封来信我要的是零起点傻瓜教程
老同志：
终于盼到了您的来信，就在打开附件的一瞬间，我的眼睛竟然湿润了，在近半个月的苦闷无助中终于等来这份慰藉。
您的这封长信我连续读了两遍，心却一直没能平静下来。虽然这些年来早已习惯了来自您的关切，但在信的字里行间汩汩流淌着的这份苦心依然令我感动不已。有时我真庆幸自己的幸运，有您这样一位爱我且会爱的长辈，总是能够在我需要帮助，甚至还弄不清真正需要的究竟是什么的时候送来您的关爱。你说我长大了，不需要再听大道理了，所以今后在通信中将尽量不讲大道理，只讲具体做法和技巧，突出实用性、操作性，以解剖麻雀的方式把那些工作中芝麻绿豆般的小事掰开来再揉碎了展示给我看，希望我能够从这些细节之中领悟一些做人和做事的技巧……至此，我终于明白了这些天来苦闷无助的原因以及自己迷蒙中真正需要的是什么了。我的眼前仿佛被您打开了一扇天窗，使我得以窥见一个新奇的世界。
我知道，我的蛮横无礼又一次令自己占尽了便宜，若不是我的步步进逼，您的这些宝贵经验大概会永远秘不示人吧。
坐车的细节写得真好。本来是一套繁琐枯燥的礼仪，经您娓娓道来，大有豁然开朗之感，使我不仅明白了坐车的规矩，而且使自己这些天来消磨殆尽的自信心也一下子恢复了大半，因此也就更加急切地盼望着您的下一封来信。
再说一句，我很喜欢您的这种讲授方式，细些，再细些，既然您的讲述对象是什么都不懂的傻丫头，您就只能从零起点设计您的“傻瓜教程”了。
夜很深了，明天还要上班，就到这里吧。
不知在下一封信里，您又会给我怎样的惊喜?
我盼望着。
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宴请的学问功夫在吃外（1）
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小爽
公务宴请就像演一场戏，鲍鱼也好、燕窝也罢，都变成了一种商务工具或者说是道具。如何发挥这些道具的作用，这里面可是大有学问的。
[]宴请的学问功夫在吃外
第2封回信第2封回信宴请的学问——功夫在吃外
小爽：
信收到。我实在服了你这张嘴了，几句话，不仅极大的满足了老同志的内心的成就感，而且还将我心甘情愿地定在电脑前继续为你写下去。看起来，今晚我的枕头又要被冷落了。
上次说了坐车，今天就说吃饭。吃饭，人人皆会，不过是将食物送进口中而已。但作为一个社会人，吃饭常常是一种群体行为，这就使简单的吃饭变得不那么简单了。特别是当吃饭不再是以满足生理需要为第一目的时，吃饭简直就是颇为复杂的一件事情了。今天，咱就说说这复杂的吃饭——公（商）务宴请。
前些年，社会上流传过一些被篡改的“名人名言”，其中的一句给我留下了极深刻的印象——“革命就是请客吃饭”。我们在这里且不深究篡改者所要表达的某些情绪化的东西，但这句话却在很大程度上反映了宴请在现代社交中的重要性。后来与一位经商的朋友谈起这方面的话题，这位朋友更是体会多多。他说：“对于生意人来说，吃饭简直太重要了。由于有了商业目的，怎么吃饭就不再是一件简单的事情。鲍鱼也好、燕窝也罢，都变成了一种商务工具或者说是道具，如何发挥这些道具的作用，这里面可是大有学问的。”
的确，在商务场合中，就像穿什么样的西装、坐什么样的车、租什么样的写字楼一样，在哪儿吃饭、吃什么也是传达身份、地位、诚意等信息的重要标志。另外，包括约请、迎送、落座、如何点菜、怎么敬酒、宴请中谈商务的时机等，都可能是影响商务目的成功与否的关键因素。所以说，商务宴请就像演一场戏，什么时候开幕，什么时候高潮，什么时候谢幕，以及在这过程中怎样演好自己的角色，都是大有学问的。
你刚刚参加工作，这方面的体会可能还不深，但今后陪同领导赴宴或宴请客人的机会将是很多的，作为一个女孩子，如何在此类活动中既得体大方，又角色准确，不仅是工作的需要，也是展示个人能力的绝好机会，可不要小视哟。
一、宴请前的准备
宴请的准备工作一般可分为确定参加人员、宴请地点以及发出邀请、恭候迎接等。其中确定客人名单是整个准备活动的关键。因为宴请的客人的身份、宴请的目的、客人的级别及人数、客人与主人的熟识或融洽程度等都直接关系到后面的各个环节。
如果领导将宴请的人员、时间、地点等都确定好了，那么我们只需逐项落实就可以了，如果领导只是有一个大概的想法或几点原则的话，我们就要认真对待了。因为一次宴请前的准备过程实质上就是一次公关策划的过程，任何一点一滴的疏漏都可能会酿成严重的后果。
（1）确定参加人员名单。
确定客人名单时一定要考虑周全，切忌遗漏，最好的办法是先拟出一个大名单送领导圈定。如果我们也无法确定拟请的客人名单时，请教或委托他人是个好办法。例如，为达到某个目的，领导想约某个部门的有关人员一起坐一坐。邀请的工作落到了你的头上，而你对该请谁也心中无底的话，最好的办法是向熟悉该部门情况的人员（最好是该部门内部的人）请教，这样得出的结果应该不会有太大的偏差。考虑周全的另一层含义是在确定客人名单时切忌搞大杂烩，有些人请客喜欢热闹或图省事，请一次客就想把所有问题都解决了，也不考虑客人之间是否有关联，是否愿意坐在一起。其结果就会冲淡主题，达不到应有的目的，甚至还会落个不欢而散的结局。
在确定客人名单后，还应确定陪同人员名单。这里有几个原则：一是要考虑双方级别和人数的对等。所谓级别对等是指在可能的情况下，已方第一主陪人的身份要等于或略高于第一客人的身份，因为第一主人的身份直接决定了宴请规格的高低；所谓人数对等是指主客双方出席的人数不应过分悬殊。己方人数过少是对客人的不够尊重，过多则显得不雅。二是与宴请主题无关或对宴请目的没有帮衬作用的人最好不要出现在宴会上。
（2）确定宴请的地点。
要根据宴会的不同性质选择相应的设宴地点，尽量做到有独特的风格，并考虑在何种规格下招待客人。如果是比较熟识的朋友，又无明确的宴请主题，只是为了联络一下感情，为今后办事做铺垫的话，那么地点和人员的选择都可以随意一些，席间的气氛也应力求轻松自然。
如果有比较重要的人物到场，在宴请地点的选择上则不能过于随意，因为饭店的档次是身份与诚意的象征。如果客人不愿意被更多的人发现自己的行踪，则应选择一个比较清静的地点。
确定宴请地点时，应提前与饭店取得联系，最好能做一下实地考察，对房间内外的环境以及宴请菜单都要做一番认真检查，并就开宴时间等相关事项向饭店提出明确要求，以免发生意外。
（3）发出邀请。
邀请的方式可以灵活多样，当面邀请、电话邀请、发请柬邀请都可以，但一定要郑重诚恳，使被邀请的人感到你的诚意。宴请的时间、地点、主要出席人及赴宴方式等细节要表述清楚准确，不要使人产生歧义。另外，如果时间允许，应提前三至五天发出邀请，以便对方有充分的准备时间。而宴请当天还要再提醒一次，以免客人忘记。
（4）抵达饭店。
对于较重要的客人应主动派专车去接，这里面除了表示对客人的尊重外，还可以利用接送（有接必有送）之机搞清客人家的住址，便于今后的拜访。另一方面，这样还可以省去照顾对方司机的麻烦。
请客一方应比客人提前到达，到达后应对周围的环境、桌椅的摆设、菜品的准备等事项作出安排或调整。这里特别强调一下每桌座椅及餐具的数量，除非有临时增减人员的情况，否则要做到每桌座椅及餐具的数量与入席的人数相一致，因为在客人来到后再临时调整（特别是临时增加）座椅和餐具不仅会使宴会显得混乱无序，同时也是对客人的极大的不礼貌，人家可能会想：我是不是多余的？
一切准备就绪之后，我们就该到饭店大门外去迎候客人的到来了，如果客人的级别较高，还应提醒第一主人到外面迎候。
二、宴席上的细节
如果把宴请比作演戏的话，那么此前所做的一切至多只算个引子。至此，大幕正式开启——
第一场：落座。
落座是有规矩的，一般可分为正确确定桌次和座次两个问题。
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宴请的学问功夫在吃外（2）
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（1）桌次。
如果双方来的人较多需分桌用餐的话，应确定其中一桌作为主桌。确定主桌一般有三个原则：一是居中为上。即当三桌以上（且为单数时）并列时，以中间一桌为主桌；二是以右为上。即两桌并列时，以右面一桌为主桌，但两桌以上（且为双数，如四桌）并列时，则需同时使用上面二个原则来确定主桌，即中间的右面一桌为主桌。三是以远为上。即离房间正门最远（即最靠里面）的一桌为主桌。除了上面的三个原则，还有一个如何确定左右方向的原则——面门原则，即以面对房间正门时的右面为上。我想，只要真正掌握了上面的三加一原则，并加以灵活运用（或单独或综合），即使遇上再复杂的情况，我们也能够正确地确定桌次了。排完桌次，接下来是分配各桌的人员。一般情况下，我们应尽量将主客双方的主要成员安排到主桌用餐。无论分多少桌用餐，每桌都应安排己方的人员。如果贵宾带了司机，那么对司机千万不可大意，假如不便安排司机进席的话，要单独安排进餐或发放足额小费。有时大事会坏在细节上。
（2）座次。
落座一般由于场合不同而分两种方式：
正式排位法。即面门居中的位置为主陪席（也称埋单席、主位），对面为副主陪席，主陪席的右侧为第一贵宾席，副主陪的右侧为第二贵宾席，主陪席的左侧为第三贵宾席，副主陪席的左侧为第四贵宾席，依此类推。这种排位方法适用于比较正式的场合，同时要求主客双方（特别是主陪与副主陪之间）的地位都比较接近。
非正式排位法。如果参加宴会的人不是很多，甚至主人一方出面的只是公司老总和他的秘书，而无论被宴请的客人是谁，按上述排位方法显然都是不合适的，因为无论如何，将第二贵宾安排在秘书旁边都是不够尊重的。这时就适用非正式排位法了。主陪席的位置不变，而副主陪的位置通常也不变（这样催个菜跑个腿什么的比较方便），贵宾依次坐在主陪席的右侧和左侧，依此类推。
当然，也要考虑特殊因素灵活处理。如遇主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾摆在主人的位置上，主人则坐在主宾的位置上，第二主人坐在主宾的左侧。至于男女宾的安排，按外国习惯是穿插安排。我国习惯按各人职务、身份排列，以便于谈话。如果有夫人出席，通常与宴会女主人安排在一起。比如：男主宾坐在男主人右上方，其夫人坐在女主人右上方。如果宴会主人的夫人不出席，可请其他身份相当的妇女作第二主人，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。
席位安排要适当照顾各种实际情况，比如身份大体相当、专业相同、语言相同的人，可以排在一起；意见分歧、关系紧张者，则应避免排在一起等等。席位排好后，应该用座位卡（桌签）在席上标明。桌次可在请柬上注明，或入席前通知。大型宴会最好有人引导，以免混乱。如果双方来的人数差不多，最好互相间隔着坐，有利于私下交流。不要自己人坐一边，对方坐一边，跟谈判似的。
在这里还有一个分工和定位的问题。在你陪同领导宴请客人时，你一定要明白自己的职责。有时候，由于主陪的领导将主要精力过分集中在主要客人身上，因而忽视了对其他客人的照顾或对宴会的整体节奏的把握。你作为随行人员则应密切关注宴会的整体进展情况，确保在场的每个客人都不会受到冷落，每个环节都不会出现疏漏。
第二场：点菜。
（1）基本原则：人少，菜最好少而精；人多，菜最好精而全。
吃饭人多难免众口难调，常规做法是凉热荤素、鸡鸭鱼肉搭配起来。最好是客人到之前先有一个安排，再重点征求一下意见。
（2）四大要点：
一是照顾全面。一定要询问一下客人中有无什么忌口的，千万不能因为一点疏忽而惹得客人不高兴。二是重点突出。最好点一两种贵宾平时最爱吃的或本饭店最拿手的特色菜，菜上来时不要忘了重点地介绍一下：“我们老总听说您对××比较偏爱，而这里的这道菜做得还不错，所以我们老总特意为您点的。”在很多时候，一道菜也能起到画龙点睛的作用。三是男女有别，宴请中如有漂亮的小姐，那么就要少点一些飞禽或鸡鸭，因为这些东西骨头多，让她们在这种场合下啃骨头难免不大好看。四是一视同仁。如果是分桌进餐，每个桌的菜应是相同的，这样不仅点起来方便，一式几份就可以了，而且可避免主桌以外的客人心存不满。当然如果某桌上的人有特殊要求（如有忌口）则另当别论。
第三场：敬酒。
一般来说，过多地向客人敬酒是对客人的一种不尊重，但有的客人酒量较大，对主人的敬酒也不反感的话，多敬几杯是可以的。敬酒的时机很重要，一是别人敬酒时不要乱掺和；二是在敬酒时也应遵循身份高低尊卑的次序，不要过于冒失。作为助手敬酒时语言表达也有技巧，一般要体现出地位的差别来，如敬酒时我们可以说“代老板敬您一杯”。同时还应借敬酒的机会将领导想表达而又不方便表达的意思替领导表达出来，这样才真正体现了助手的作用。另外，敬酒时不应有遗漏，如果是分桌进餐的话，其他桌上的客人也应照顾到。
第四场：谈事的时机。
一般宴请最好挑有沙发的包间，如果和客人不很熟，吃饭前人没来齐时，就先把事情谈了。这样做的好处是让人家吃得心里踏实。如果和客人较熟，而且也不是什么复杂的事，只是表个态，就不要在吃的时候说，而是到最后送客时顺口说一声“帮我办一下”就行了。当然，一切都要以尊重客人的要求为前提。
三、道别
（1）埋单。在酒席进行到接近尾声时，我们应提前结清账单。在结账前要礼貌地向客人询问一下是否还要点什么，如果客人及主陪都明确表示不要什么了，我们就可去埋单了，而不应该等到客人离席了再匆匆结账。
（2）相送。如果给客人备有礼物，应提前放在贵宾自带的车上，并给对方司机交待清楚，在贵宾上车前跟他说一声“给您准备了一份礼物放在车上了”即可。如果客人是宴请方派车接来的，则应负责将客人送回去，如果有重一些的礼物，则一定要负责将礼物送到家。
宴席间的学问比坐车的学问大得多，情况也更复杂，前面说了这么多不知道能对你有多大的帮助。其实经历才是最好的老师，宴席的这些技巧还是留给你在今后的工作中慢慢地去体味吧。
眼睛已经开始打架，得去睡了。
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小事还是做不好
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老生常谈
[]小事还是做不好
第4封来信随着我对工作和环境的逐渐熟悉和适应，再加上您的谆谆教诲，上班时的感觉比前些天好多了，只可惜——
第4封来信小事还是做不好
老同志：
邮件收到，谢谢您为我导演了一部名曰《宴请》的文字版的轻喜剧。
现在，我已经越来越理解您的苦心了：在我工作刚刚开始，一切都混沌未开，处处都急需您的指点的时候，您却不急不慌慢条斯理为我讲述于我似乎还不是最急于掌握的礼仪常识的原因了，您大概是怕我在一些常识性的礼仪方面露怯。不会做事可以学，不懂事似乎就离“倒霉”不远了，您是怕我在工作刚刚开始的时候就在一些小事上栽跟头。您说我理解得对吗？
先是坐车，后是吃饭，下面的礼仪知识该讲什么了？您看您这个学生多笨，始终搞不清自己需要的到底是什么。我猜想，前面两节讲的都是出门在外的事，这回是不是该讲讲办公楼里面的事了？比如接打电话，比如开会、办事，比如如何与领导及同事们相处等等——这都是我瞎猜的，千万不要因此扰乱了您的教学计划。
还是跟您汇报一下工作上的事吧。现在上班时的感觉比前些天好多了，一方面可能是对工作和环境越来越熟悉和适应的缘故吧。另一方面，可能是更主要的，您的来信在很大程度上帮我恢复了信心，特别是每当我想起有您这样的坚强后盾时，我就什么都不怕了。
今天，我们公司召开集团行政工作会，这对于我们公司来说可不是件小事，公司几位正副总裁，公司总部的各部部长，全国各地五十多家子公司、分公司的总经理全都赶来参会。会议自然是由我们总裁事务部主办，为此我们提前一周就开始紧张地筹备了，为了印制会议资料我还跟着加了两次班呐。
上午开会时科长派我负责签到，望着这些风采各异的人物相互打着招呼步入会场，再注视着这些人在我面前一一止步，漫不经心地在签到簿上签上那响当当的名字（至少于我是响当当的名字），不知怎么搞的，我的内心竟会升起莫名的紧张与兴奋来。就在我正暗自发神经的时候，科长突然跑过来问我：时间差不多了，人到得怎么样了？
见我在那儿愣愣地发呆，知道我根本就未曾统计，他便低声地嘟哝了句什么并一把抓过签到簿，一页页地统计起来。等他转身向主席台跑去时，主席台上的领导已经宣布开会了。
这么点小事都干不好，您说我是不是够笨的。
祝您身体健康！
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办会的细节百密不可一疏（1）
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办会，办公室三大基本功之一，也是许多职场新人永远绕不过去的一道坎。看起来很深奥，谜底却简单得只有一句话——
[]办会的细节百密不可一疏
第3封回信第3封回信办会的细节——百密不可一疏
小爽：
来信收到，再次领教了你的嘴上功夫，恭维吹捧之时也少不了夹枪带棒的：表面上口口声声说是越来越理解了老同志的苦心，其实还是在怪我不知轻重、不分缓急地给你说了这么多的礼仪知识。在扬言千万不要因此扰乱了我的教学计划的同时，还是为我列出了下一步你最想知道的东西——接打电话、开会、办事，与领导及同事们相处的技巧等。
你的心思我自然理解，也正如你所说，此前，之所以占用这么多的时间与你探讨你可能还一时用不上的礼仪知识，是怕你在一些小事情上出丑。另一方面，我也是有意把你最想了解的东西，如做事技巧等往后放一放再说，倒不是有意逗你着急，而是想叫你在这方面有一些切身感受后，更易于沟通。
细想想，礼仪方面的知识，通过前面二讲，你也应该有了一个大体的概念。至于其他方面的礼仪知识你可以再看看相关的书籍，有可能的话，我也可以在以后的通信中穿插着向你择要介绍。那么从现在起，我就满足你的要求，不再专题讨论礼仪知识，而把讨论的重心从出门在外向办公楼内转移。今天你在信中提到了自己在公司行政会上闹出的笑话，那么，我索性就顺着这件事说下去。
中国的会多，这一点众所周知。要想使会开得成功，达到预期的目的，其中有很多的学问。介绍如何开好会的书籍有不少，但我今天要说的不是开会，而是办会。两者的区别何在？好比看戏，开会是台上人讲，台下人听，一切都在前台；办会是指会议的筹划、准备、组织、操作、落实等，工作则在后台。作为单位综合部门的一名工作人员，掌握必要的办会知识是做好工作的前提。
今天你们公司召开的行政工作会属于大型会议，会议的组织较为复杂，常常需要一个或几个部门的一批人共同完成。以你目前的身份一时还不大可能独立担当如此重任，届时只需按照领导的要求做一些具体工作就行了。所以这里也不讲，今天只讲中小型会议的组织。
假定你们事务部要主持召开一个由部分部室负责人参加的专业会，同时有集团领导出席讲话。一般来说，这类会议的组织工作比较简单，部门也不会投入更多的人来操办，通常只随便指定一个人操办一下就可以了。假定这个操办的任务就落在你的头上，那么你应该做哪些工作呢？
一、会前的准备
就是要根据会议的主题确定会议的议程、准备会议材料、确定参加人员以及会议的时间地点等。
（1）准备会议材料。
除会上使用或发放的材料外，如有领导出席讲话，还应提前弄清是否需要为领导准备讲话稿或讲话提纲。因为在很多情况下领导出席只是为了提高会议的规格或表明领导对会议内容的重视程度，以便会后推行和落实，所以领导对会议本身的了解通常也远不如主办部门深刻。这种情况下，有些领导就喜欢叫主办部门准备讲话稿或讲话提纲。因此，在筹备有领导出席的会议时一定要问清楚是否需要准备讲话材料，由谁准备等。如果等临开会时，领导要讲话材料你却拿不出，就很被动了。
在为领导准备讲话材料时，除了要讲清楚会议的目的、意义、要求之外，还应善于把主办部门通过会议所要达到的目的通过领导的嘴说出来（这也正是主办部门组织会议并邀请领导出席的根本原因）。
（2）确定会议的时间、地点和参加人员。
在确定会议参加人员时，除与会议主题相关的部门和人员外，如有需要对会议进行宣传报道的话，还应考虑请新闻媒体的人员参加。在确定会议时间时，在保证会议不与公司其他活动相冲突的前提下，尽量根据出席领导的方便进行安排。
确定会议地点时，除了要与参会人数及身份相适应外，还应满足会议形式的需要。根据会议内容或所要达到的效果不同，所采取的会议形式往往也不尽相同，一般可分为主席台式、座谈式、分组式等等，而会议的形式不同对会议室的要求也各不相同。此外，还应考虑悬挂会标、音响系统等相关因素。因此，除非你对拟定会议地点的情况非常熟悉，否则在最后确定会议地点之前一定要实地考察一下，以确保不出纰漏。
（3）发放通知。
会议通知通常包括以下内容：会议的名称、会议时间、地点、主办部门、出席领导、参加人员、主要议题等。此外，如需参会部门或人员在会议上发言或讨论的，也应在通知中一并说明，以便对方有所准备。发放会议通知的方式很多，如传真、邮件、信函、电话以及当面送达等。选择哪一种方式均可，但关键是确保该会议通知能够及时准确地送达参会人。
为了确保不出纰漏，在发放会议通知的同时或之后应进行适当确认。如以信函邮寄或当面送达（包括自取）时应进行签收确认；以邮件或传真方式通知的，发送后应另行以电话方式确认对方是否收到，内容是否清楚完整等，同时记录收件人的姓名；如以电话方式通知，在口述通知内容之后应请接收人重复通知的内容，确认无误后记录接收人姓名。近年来，随着办公自动化（OA）技术的不断普及，企业内部的通信联络越来越多地基于内部网络来实现，我们发出通知后随时可以查看对方是否已经接收，给工作带来了极大的便利。但越是如此越应及时检查各接收方是否已经及时接收，如发现有问题应及时以电话等方式督促其及时接收。
（4）会场布置。
对于规模较大的会议，一般要提前进行会场布置。会场布置一般包括桌椅的摆放、桌牌的制作和摆放、会标的制作及悬挂、音响系统的调试等。其中最不容忽视的工作是桌牌的摆放，之所以不容忽视，是因为桌牌摆放的实质是参会人员的座次问题。在上一封信中我们已经谈了宴会中的座次问题，而会议的座次与宴会是不尽相同的。
小型会议座次的排列一般只考虑主席一人的座位即可，其他人可自由择座。确定主席的座次一般有三个原则，即面门而坐、居中而坐和居右而坐（注意，这里讲的是进门方向的右侧）。而大型会议则应考虑主席台、主持人、发言人位次。主席台的位次排列的三个原则是前排高于后排，中央高于两侧，右侧高于左侧（政务会议则为左侧高于右侧）。主持人之位可居于前排正中，亦可居于前排最右，发言席一般可设于主席台正前方，或其右前方。
安排座次除了要懂得座次的高低外，还应明确参会人员身份的高低。通常在任何一个机构内都有一个不成文的排序原则和习惯，在确定桌牌排列的次序时，要在尊重习惯的前提下，根据参会人员的实际进行仔细推敲。在无绝对把握时，可向领导或同事请教。
（5）熟悉相关情况。
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办会的细节百密不可一疏（2）
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这是所有的会前准备工作中最容易被忽略的环节。就是要在会前抽出一些时间对与会议主题相关的背景资料进行必要的研究，要弄清楚有关问题的来龙去脉以及影响工作进展的症结所在，要对有关的数据了然于胸。因为你无法保证会议讨论的范围不会超出你准备的内容，而作为会议的主办部门的人员也应随时应对与会人员特别是领导的询问，如不能及时准确地回答这些问题，不仅会影响会议的进度和质量，也会给人留下工作能力不强或对所分管的工作心中无数的印象。
二、会议期间的组织工作
会议期间的组织工作至少应从会议召开前的半小时算起。
（1）再给参会人员提个醒。
如果参会人员不是很多，而会议内容又较为重要，且有主要领导出席的话，应提前给所有参会人员再打一次电话提醒。读到这里，你大概会有些不以为然了，反正通知已经发了，即使对方忘了开会的事情，责任也不在你，何必多此一举呢？其实不然，作为会议的组织者，你有责任保证会议准时顺利地进行，因此再次提醒也是必要的。如果对方真是因忙于其他工作而忘记了开会，经你的提醒后，对方自会心存感激。
另一方面，如果在会议开始后，真的发生多人未能准时到场的情况，出席的领导难免会怀疑这些人迟到的原因到底是对方忘记了，还是会议主办部门的通知有误。最可怕的是在这种情况下领导大多只是心存不满而并不当面责问，因而你根本无法找到辩白的机会，如此岂不是很冤枉吗？
（2）带齐相关的物品。
在你去会场之前应仔细检查一下所带物品是否齐全。一是与会议有关的各种资料和会议签到表；二是已经下发的会议通知，因为上面写有会议的时间、地点、参加人等相关信息，会上很可能会用得着；三是所有参会人员的联系电话，以备有人未到时催叫；四是记录用的笔和本。其中笔最好带两支，一方面防止因意外而影响记录，另一方面如果参会的人员中有人未带笔时可以借其使用。如果你用的是钢笔，则应提前灌足墨水。作为会议当然的记录人，无论何种原因，会议中钢笔没墨水了总是很尴尬甚至是很要命的事情。当然，如果能带个数码录音笔进入会场就更稳妥了。以上物品都收拾停当，就应该赶去会议室了。
（3）第一个进入会场。
作为会议的操办人，你应比其他参会人更早进入会场，具体的说你至少要提前15分钟到达会场。其主要原因是：一方面，作为会议的组织人，你应赶在其他参会人到来之前对会议的有关细节再进行一次检查，包括会议室的门是否已经打开，照明、音响、会标、空调以及会议用水等是否已经准备就绪。另一方面，如果参会人员先于你到达会场，却未发现任何要开会的迹象，则很可能对会议通知或自己的记忆产生怀疑而引起不必要的混乱。特别是当会议召开的时间与通知发出的时间间隔较长，或会议通知曾出现过变动（如曾变更过会议的时间或地点等）的情况下更是如此。
（4）做好会场的组织工作。
当参会人员陆续到达时，你的主要任务是签到和发放会议材料，必要时还要安排或引导参会人员就座。签到的主要作用一般有两个：一是对于某些重要会议，其签到表将作为会议资料的组成部分归档备查；二是作为人员到会情况的统计，对于大多数会议来说，后者的作用大于前者。因此，在签到过程中应及时统计人员到达情况，对未按时到达的应及时催找，在会议开始前的几分钟应向主持人报告人员到会情况，以便主持人作出是否准时开会的决定。
（5）应对意外情况。
对于办会人员来说，最令人头痛的大概就是开会时间到了而参会人员却不能到齐。打电话催人也就成了办会人员的重要任务，但电话催找的最大问题是你无法确定对方是将开会的事情忘记了，还是正在赶来的路上，或是临时有了什么特殊情况。如果催促的电话打得早了，被找的人可能正在路上，明明可以在开会前赶到的，如今被你电话一催就如同真的迟到一般，难免会令对方心生不满。如果真的等开会时间到了再打电话，则会直接影响到会议的正常召开，又会引起领导对你的不满。因此说，最好的办法还是如前面所说的，在会议开始前半小时到一小时的时候，对所有参会人员再提醒一遍。这种情况下，即使真有人未能按时到达会场，你也可以明确地告诉主持会议的领导对方很快能到，让主持人心中有数。
会议开始后，办会人员的主要任务是做好会议记录以及在必要时向会议提供相应的服务。会后的工作也不少，根据每个会议的内容和领导的具体要求不同，会议的收尾也不尽相同，但一般不外乎会议纪要的撰写、会议资料的整理归档以及会议议定事项的督办落实等几个方面。严格说来，这些工作已超出办会范畴，在此不再详述。
下次再聊，祝工作顺利。
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我参加了五人协调小组
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老生常谈
这段时间实在太忙了，每天至少要工作十三四个小时以上。每次见到枕头的那种亲切感比当年高考冲刺期间还有过之。因为——
[]我参加了五人协调小组
第5封来信第5封来信我参加了五人协调小组
老同志：
这些天里没有了我的催逼，你的心情想必轻松了不少。可对我连续多日不回信的行为，您一定会颇为不满吧？甚至会怀疑我对您的教程不似开始时那样上心了？我向您保证：绝对不是。一方面，我这段时间实在太忙了，每天回到宿舍时都已是半夜时分，人早已疲倦得不行，实在顾不上看您的来信；另一方面，我一直觉得读您的来信需要有充裕的时间、安静的环境和良好的心情，独坐在电脑前细细地倾听您的教诲，享受您的关切，品味您的睿智……这些天里，我虽不止一次打开您的邮件，但总是看看那充满诱惑力的题目《办会的细节——百密不可一疏》便强忍着退出来，生怕匆忙间无法领会其精要，辜负了您的一片苦心。
说了半天，我还没告诉您这些日子我到底在忙什么。最近由于国家对几种外贸商品的出口退税政策进行了重大调整，我们这家大型国企首当其冲地受到影响，而这种影响不仅仅是表面上的利润指标问题，而且要深远和复杂得多。对此，国家经贸部门专门成立了一个调查小组进行专题调研，我们公司就被确定为调研的对象之一。根据调查组的要求，我们公司从有关部门中抽调了五名人员组成临时协调小组配合调查小组开展工作，五人中有四人是四个部门的副部长，而第五个人就是我这个屁事不懂的小丫头。您可不要以为我能够进入这个五人临时协调小组意味着什么，其实原因很简单，前面四个人是负责协调的，而我则是负责跑腿的。当时，这个跑腿的名额给了我们总裁事务部，而部里的每个人手头都堆着一大摊子事，只有我是个闲人，领导就把我派了出去。
去之前也没觉得有什么，反正在哪也是打杂跑腿呗，可报完到，才发觉事情远非想象的那样简单：一来其他四人除了协调调查工作外，自己本身还都有一大摊子事，所以只是有事的时候才露露面，大多数时间根本不见人影。我不仅成了唯一的常驻代表，而且还担负起调查组与协调小组之间的联络员职责。二来调查组人手少，调查内容复杂，加之上级限定的期限又非常的紧，所以大家每天的工作时间都在十个小时以上。我负责的工作包括：根据调查组开列的题目到公司有关部门收集各种调研资料、各种会议的记录、各种文字材料的整理打印装订、各种文件资料的管理，以及为调查组端茶倒水整理房间等相关的服务。
您是内行，一定可以想象得出这是多大的工作量了，最要命的是我在此前对这些工作几乎一无所知，工作起来的难度就更大了。所以说，其他人每天的工作时间一般不少于十个小时，而我每天的工作时间则至少要在十三四个小时以上。每天工作结束后回到自己房间，见到枕头的那种亲切感甚至比当年高考冲刺期间还有过之。
工作忙我倒不怕，最叫人头疼的莫过于根据调查组的要求向公司各部室收集有关资料的工作了。由于此次调查涉及范围较广、层次较深，再加上调查组与公司看待问题的角度差别较大，调查组开列的题目公司回答起来都颇感吃力，所以遇到的阻力都比较大。要么一拖再拖，要么敷衍了事，我这个小姑娘就成了钻进风箱的老鼠——两头受气。催得紧了，人家根本不买你的账，时间拖得长或答复得不像那么回事，调查组这边又交不了差。真是难死人了！有时我真想问问您该怎么办，可想想您发来的邮件都没时间看，问了又能怎样呢？幸好财务部的那位副部长（是五人协调小组成员之一，本来他在组内的工作最多，可由于忙把大部分工作也都推到了我身上）见我可怜，在每次遇到难题时都会帮我出出主意，甚至亲自出面帮我搞定，才使我不至于太狼狈。
虽然这期间冒傻气的次数不少，但总算完成了这次任务。在调查组撤离之前和公司领导座谈时，还大大地表扬了我一番。后来回到部里，部长也说我任务完成得不错，甚至还放了我半天假以示奖励。
现在终于可以静下心来读您的信了。真没想到上封信里刚对您讲了我在会议签到时“犯傻”的事，您今天就调整了讲述计划，为我讲解了办会的细节，而且是绝对地量身订做。如此的苦心，实在令小爽感动不已。感动之余也终于体会到了什么叫“百密不可一疏”，原来即使这样一个小小的会议，组织起来也有这么多的讲究，以这样的标准来衡量，自己要学的东西实在太多了。其中最令人感到震惊的是您关于会议通知发出后再确认，以及会前再提醒的细节描写，真不知道原来工作是应该这样做的。同时也发现了自己的百密一疏——如果不是恪守自己订立的这些破框框，强行将这封信推迟到此刻才读的话，也许我这一周多的工作会更加圆满一些的。
书到用时方恨少，这一周多的经历使我学到了许多东西，也使我对您的讲述有了更加深刻的理解，当然也就更加渴望及时得到您的教诲。您的“傻瓜教程”进度还是再快些吧。
祝全家好！
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确认与反馈（1）
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小爽
杜绝“大脑进水”最有效的办法是你在接受任务时要先确认。
赢得领导信任的最好途径是完成任务后及时反馈。
[]确认与反馈
第4封回信第4封回信确认与反馈
小爽：
信收到。在这封信里我重又感觉到了你那份固有的自信，用你自己的话说，工作中虽然仍不时地犯点傻，但看得出你做起事来已经越来越得心应手了。是不是可以说，至此，我们的小爽已经基本走完了从在校学生向职场白领过渡的第一个阶段——恐慌无措期。既然如此，我们关于工作的讨论又可以继续向纵深挺进了。
根据你的要求，从今天起我们就聊聊有关做事的一些细节——这也正是你很长时间以来一直期待的话题。一般说来，做事是一个较大的概念，大概人类所有有目的的活动都可以称之为做事。但这里探讨的做事只局限于工作中的一些具体方法和原则。
确认——帮你杜绝“大脑进水”的法宝
看电影引出来的确认法则。
我们这个年龄的人，小时候最高级的娱乐活动莫过于看露天电影了。在电影有限的题材中，数量最多也最令我们感兴趣的当属战争题材了，抗日战争、解放战争以及抗美援朝战争等。我甚至形成了“战争片”情结，成人之后，在电视中仍不止一次地重温这些早已稔熟的片子。但就在不知第几次重温这些片子时，一个早已熟视无睹的情节却引起了我的注意。在多部“战争片”中都有一个非常类似的情节，就是在指挥员布置完任务后，接受者都要当面重复一遍，即使在战斗最激烈的时候也是如此。
最初我只以为这不过是个习惯而已，并没有什么。后来想想不对，打仗可不同别的，流血乃至胜败往往只是顷刻之间的事，在这分秒必争甚至是千钧一发的时刻，如此重复（啰唆）岂不是浪费时间?导演如此安排是否有些做作？但后来随着阅历的增长，才明白这个情节非但不是做作，而且是极其必要的。因为只有这样，才可以确保执行者全面准确地理解指挥员的战略意图，避免双方理解上的偏差（重复有助于你加深对命令的理解，而对方也能从你的复述中及时发现自己的漏洞或你理解上的偏差，加以修正）。在分秒必争的时候，尚且不能省略复述确认这一环节，可见其何等的重要了。
什么时候需要确认？
在日常工作中，需要你复述确认的地方是很多的。当领导向你布置任务后，你需要以最精练的语言将其复述确认后再去执行；当你接到一个电话（如会议通知），你应当在挂断电话前向授话人复述一下电话内容；当你以传真、邮件等非面对面方式向某人传递信息后，应主动向对方确认是否收到、是否完整清楚、有无疑问等。
确认需要技巧。
话好说，但实际操作起来困难却不小。一是容易忘，特别是当任务紧急或手头工作非常多的时候，就常常顾不上了。对此没有更好的办法，只能靠习惯的培养。二是当对方并不习惯复述确认这种工作方式的情况下，容易被认为是多此一举甚至可能会给对方留下行事拖泥带水的印象。这说明我们在复述确认时还是需要讲究一些技巧的。
——当领导向你布置工作时，如果内容非常简单，你可以不留痕迹地进行确认：“我知道了，叫×××下午3点半之前把会议通知发出去。”“您要近三年的公司生产完成情况统计资料，我现在就去找。”当领导布置的工作内容较多或要求较为复杂时，你在进行复述确认时既要力求精练且富于条理，同时还应加入自己对交办事项的理解，准备采取的主要措施、方法等内容，“这件事我初步想这样办，您看行吗？”这样不但不会使领导感到啰唆，还会使他对此后的办理效果更加心中有数。
——当你接到电话通知时，由于授话人关注的焦点正是接收方能否全面准确地理解自己讲述的内容，所以当你主动要求复述一下通知内容时，对方会很乐意听的。关于接电话的礼仪和技巧等问题在这里还想再多啰唆几句。当你办公桌上的电话铃声响起后，要尽快接听。要注意养成左手拿话筒的习惯，因为这样当接收的电话内容需要记录时，你的右手可以很方便地拿笔记录。当然，平时注意在电话旁边备一支笔和便笺纸也是十分必要的。拿起听筒后应主动打招呼并自报家门：“您好，这里是××公司（部门）。”或“您好，我是×××。”说话时语气要亲切友好，要力争使对方从声音中感觉到你的微笑。
在你所接的电话中有相当数量是打给你所在部门的，典型的如会议通知等，接听后你还要将内容向领导汇报或转述。这时，你除了仔细听取、认真记录外，还要想到当你向领导汇报时，除了对方通知的内容以外，领导可能还会问到哪些问题，你在向对方复述确认通知内容的同时，还要将领导可能会问到的各种问题一并搞清楚（这样在向领导汇报时才不会出现一问三不知的尴尬局面）。最后，在通话结束前，不要忘记留下对方的姓名和电话号码，以便发生疑问时可以进一步核实。
——关于以传真、邮件等非面对面方式向他人传递信息后的确认问题，在前一封信讲述发放会议通知时也曾提及，这里我想着重说一下需多次重复确认时的一些技巧。比如你向对方发送了一份传真，你当然应该打电话确认对方是否收到以及内容是否齐全清楚等，但对方可能并不在传真机旁，或确认传真有问题还需要再重新传一次，这时你可能会还要再次甚至多次进行确认，执行起来很繁琐。其实你只需略施小技，就可以省去多次确认的麻烦，又可以确保不出差错，至少差错的责任可不必由你来承担。具体方法就是当你遇到类似情况时，只需在电话中说一句：“您看这样好不好，如果没有问题就算了，如果有问题请您给我来电话，我的电话是×××××××。”
总之，及时地复述确认不仅可以帮你避免大脑进水的情况发生，更重要的是它还可以帮你在领导和同事的心目中树立你工作干练、作风严谨的良好形象——这对于一个年轻人可是极为重要的。
反馈——帮你赢得领导信任的绝招
反馈与确认不同，确认大多在事先，其目的是为了确保执行过程中不出现偏差；而反馈则在事中和事后，是为了让领导及时掌握情况，以便及时决策或避免不必要的担心。
为什么要反馈？
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确认与反馈（2）
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作为下属，我们有义务对上级交办的任务负责。作为一名优秀的下属，不仅要善于完成领导交办的各项工作，而且还应向布置工作的领导及时反馈工作进度和结果，即所谓“事事有着落，件件有回音”。一般来说，对于比较重要的工作，当工作全部完成，或进行到一定阶段，或完成过程中遇到了困难甚至发生了始料未及的新情况时，我们都会及时地汇报，这一点并不太难做到。但对于那些不太重要，或领导甚至没有明确要求的小事情，就常常忽视了及时反馈，甚至会觉得整天拿着些鸡毛蒜皮的事在领导面前絮叨会有损自身形象。其实并不尽然。
每件事情都要反馈吗？
“事事有着落，件件有回音”并不意味着对接受的每一项工作都要进行反馈。至少以下几种情况我们就可以省去反馈的麻烦：一是当领导能够及时清楚地感觉到你的工作成果的时候。举一个极端的例子：领导正在开会，突然停电了，领导叫你去探明原因，你去后很快恢复了供电，会议继续进行。如果这时候你再向领导说明情况就显得多余了。类似的情况还有很多。再如领导交办的一些私事，一般情况下办后也无需反馈，因为办理的结果通常会通过领导的私人系统反馈到领导耳朵里，如果你再汇报就有表功之嫌了。二是经过长期的磨合，在千百次的准确执行过程中，你的办事能力已经获得了领导的充分信任，凡是交你办的事从未出过差错。这种情况下，你可以不必事事汇报。
反馈有缓急之分吗？
有些事无论领导多忙都要立即反馈，有些情况的反馈则要掌握好时机。衡量一项工作是否必须立即反馈的标准不是看事件本身的重要程度，而是看领导对这件事情的关注程度和这件事的紧急程度。随便举几个例子：领导正在组织一个重要会议，而会后还要赶着去拜会一个重要客户，请你帮忙要车。这该算是小事了吧？我们只需打个电话即可，事后还需要反馈吗？再如，领导的上级急需一份资料，领导请你帮忙送过去，事后你需要向领导反馈吗？
不知你是怎样认为的，依我说，这两件事都需要反馈，而且还要尽快。先说要车。很显然，领导是在赶场，时间性非常强，各环节间决不允许出现任何纰漏。处理这件事的要诀有二，一是在通知司机出车时间时，要有一定的提前量(不少于10分钟)，二是要及时反馈，这样领导才不会担心后面的拜会而安心开会。如果你没有及时反馈，而恰巧领导散会后在指定地点又找不到车（司机晚到几分钟是常有的事），领导会作何感想？至少会给领导留下该同志办事不牢靠的印象。至于送材料的事，因为事关领导的上级，领导会十分在意你送到的效率和上级的反应，只有得到你的圆满答复才会令他放心。
反馈同样需要技巧。
对于那些不是很急迫的工作，反馈时就要掌握时机了。最好选择在领导不忙或没事的时候，如与领导一同坐车或大家在一起闲聊的时候，汇报语言应力求简练，突出结果淡化过程，切忌将汇报变成表功会或诉苦会，否则容易使领导怀疑你汇报的动机而达不到应有的目的。汇报方式也应尽量随意一些，像聊天一样，不露痕迹地将需要让领导知道的信息传递出去。这样不仅领导听起来轻松，也不会给周围的同事留下你这个人喜欢围着领导转的不良印象。
时间不早了，由于涉及这方面的内容较多，一时间很难说得清楚，还是留待下封信里再说吧。
祝工作顺利。
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做事越多出错越多吗
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老生常谈
对于我们这些职场新人来说，在工作中究竟是多做一些好呢，还是少管闲事好呢？真的像大家说的那样——
[]做事越多出错越多吗
第6封来信第6封来信做事越多出错越多吗
老同志：
今天我是在上班时读您的这封信的，这可是第一次。这两天我们的科长陪部长出差了，我手头的工作也都干完了，终于有了这难得的喘息之机。坐在办公室里读您的信其感觉与以往颇有不同：一边咀嚼着您关于做事的智慧，偶尔再回头看看身边那些低头忙碌着的同事们，心中便会生出一些对照与联想：这些工作经验与阅历要远胜于我的同事，他们是怎样看待和把握这些工作上的细节的呢？在以往的实际工作中，他们遇到相似情况又是怎样行事的呢？这种对照与联想大大加深了我对您所讲述内容的理解。
不知怎么搞的，随着您讲述内容的逐渐深入，在我的内心深处反倒越来越多地感到了一种压力和恐慌，一种与工作之初全然不同的压力和恐慌。如果说当初的这种感觉完全是出于无知，那么如今则恰恰相反。应当说在最初的两封回信里，您帮我澄清了许多模糊的概念，而后两封信里您所讲的内容则使我惊讶地发现，在那些毫不起眼的小事之中，却隐藏着那么多的沟沟坎坎，稍有疏忽都可能捅出大漏子。以我这风风火火的性格，要想达到您的要求恐怕不是一天两天的事情。
透过最近这两封信里有关做事的诸多细节的描写，使我对您行事风格和做事原则极是折服——力求最好，不出纰漏，为此甚至要做一些超出自己职责范围的工作。但我常听同事们说的一句话却是“做事越多出错越多”。我想了半天也搞不清这两种说法是不是互相矛盾，对于工作上的事，到底多做一些好呢，还是少管闲事好呢？望老同志不吝赐教。
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不要将球停在自己脚下
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小爽
不论是工作还是责任，千万不要把它滞留在自己手里。如果不能保证及时准确地把它传递出去，不如从一开始时就不接。
[]不要将球停在自己脚下
第5封回信第5封回信不要将球停在自己脚下
小爽：
来信收到，工作时间看信写信可不好，领导在与不在应该一个样才对嘛——开玩笑的。
在信中你提出了一个十分尖锐的问题：工作中应不应该多管闲事？
近些年来，有一种说法十分盛行，即“无功便是过”。其实我倒觉得对于我们这些以事务性工作为主的小人物来说，更应该树立一种“无过即是功”的思想。正如你在信中总结的那样——力求最好，不出纰漏。就像踢球，破门得分当然是一个球队的终极目标，但不能因此就要求场上的所有队员都围在对方球门前，去争抢临门一脚的机会。在绝大多数的时间里，我们绝大多数队员的职责是拦截、抢断、盘带和传递。那么，能否及时准确地将传到自己脚下的球传出去，就成为衡量一名球员是否优秀的重要标准。
这个标准里至少包含了两个基本要素：及时与准确。先说准确。上一封信里讲到的确认与反馈都是保证你将工作中的球准确地传递出去的重要方法，为了便于你的理解，还想再啰唆几句。如果从概率论的角度而言，当然是做事越多出错越多，但我们总不能因此就消极地一事不做吧，正确的态度应该是在积极做事的基础上避免出错。如果分析出错原因，就会发现最容易出错的环节常常是职能交叉的地方，即两个人（或部门）的结合部。那么怎样才能有效地杜绝在职能结合部位出错的现象呢？用我自己的话说就是——将自己的职责范围向外扩大一环。
需要注意的是，将自己的职责范围向外扩大一环只是为了确保将接力棒递交到下一名队员的手中，不让棒落到地上，而不是代替队友跑下一棒。从这个意义上说，分清职责又是十分重要的事情。在我们的身边，好心办坏事的情况是很多的，例子也是不胜枚举。
我自己也曾做过类似的傻事。有一次，其他处室的一个做文书的老大姐，来我们部门退还文件。她似乎并不知道我们处接收文件的工作应归文书老王负责，进门后第一眼看到了我，就过来要求我签收。我虽觉得这样似有不妥，但由于当时很年轻，面对这样一位年长我许多的老大姐的要求，实在很难拒绝。何况老王在另一幢楼办公，离此甚远，叫老大姐拖着胖胖的身子再跑这样远的路也有些于心不忍，所以略一迟疑便接了下来。心想，还是我替她给老王送去吧。但令我万万想不到的是，老王看看文件后却说：谁让你接的，这个文件是需要几个部门会签的，她们部门阅后应依次传给下一个部门。你给她退回去，叫她依次向下传。
至此，我才知道自己又办了一件傻事。真的退回去吗？想想老大姐那晴转多云的脸色，我立刻打消了这样的念头。再看看老王那倔倔的神情，知道指望老王收下文件也是不可能了。最后只好跑到下一个部门才把文件传了出去，同时也暗下决心再也不管这闲事了。
可没过几天，那位老大姐又来传文了，一进门就径直向我走来。这次我可吸取了上次的教训，明确地告诉她，文件应该直接送给老王。老大姐听后似乎很不高兴，上次不就是你接的吗？你们处到底有没有个准谱？虽然在我的再三解释下，老大姐走了，但脸色远不像上次离去时那样好看。
问题出在哪里呢？很显然，如果我一开始就把问题讲清楚，告诉对方应该将文件退给老王，就不会有后面一系列的尴尬了。当然，拒绝是要讲究一些技巧的。仍以此事为例，在老大姐第一次来退还文件时，不仅要向对方讲清情况，还要使对方能够愉快地接受。如：对不起，我们处有规定，这份文件应该由老王签收，您是不是再辛苦一趟直接给老王送去？如果您实在忙不过来，我就替您跑一趟。话说到这份上，对方一般都会高兴地转身离去。即使对方真的因为某种原因请我们代劳也会心存感激的。真若如此，我们也就只能辛苦一趟了，同时别忘了告诉对方：如果老王那边有什么问题我再找您。此后如果真的遇上老王拒收等意外情况，我们再回头找她，她也不会怪罪到我们的头上了。最后，即使真的不得不由我们替她把文件传给下一个处室，那么在对方心中则又会对我们多出一份感激。
你说，有了以上的经历，老大姐还会第二次请我签收文件吗？当然不会。
这就是拒绝的艺术——在拒绝的同时，还应让对方心生好感。
做好你该做的事情，同时也要善于对不该你做的事情说不。
什么是你该做的事情呢？一是岗位职责范围内的事情，二是领导交办的事情，除此之外都不属于你该做的事情。当然，“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”，为了保证一个组织的正常运行，每个人在做好本职工作的同时，还应该善于合作、补充和互助，即做一些属于你职责范围以外的事情。
最聪明的做法是，每当你接受一项任务的时候，首先要分清是否属于你该干的事情。是，则无条件地做好；不是，则应分清责任——叫我干可以，但我这是在替你干，是帮忙。分清责任后也应有选择地做，下列三种情况最好还是不介入为妙：一是要你做的事情已经超出了你的能力所及（答应下来的事就应力争做好，做不好不如不做，不要帮倒忙），二是分内的事情已令你无暇他顾（不要种了别人的地，荒了自己的田），三是你的介入于事并无补益。前两点较好理解，第三点可能略显抽象，举个例子就好理解了。
大概我们每个人都有过类似的经历：你正欲外出办事，有人来给你邻桌的同事送材料，恰巧你的同事也外出未归，这时来人就请你代为收转，你该怎么办？收还是不收？
以我的经验，首先要看这材料是否该由你的邻桌接收，来人事先是否已经与其联系过，确认无误后可代为接收，否则最好请来人与你的邻桌通话后再接收，或者干脆请他下次再来。再看材料的紧急程度，如果不是很着急，你可先行代收，外出回来后再转给你的邻桌（应确保事后及时将材料转给你的邻桌，千万不要接过来却忘记转交）。如果材料很急，你外出的时间又较长，应通过请其他人代为接收等方式解决，绝不能自己贸然接下来。如果材料不是很重要，也无需签收，送件人决定将其放在收件人的桌子上是可以的。但此时你千万不要好心地接过来代其放到邻桌的桌子上，材料虽然只是在你手上过了一下，此后一旦发生意外（如文件丢失等），责任就很可能随之转移到你的头上了。
下面再说说及时的问题。准确是不失误，及时就是不耽误，就是在第一时间内完成你应该做的工作。
很多人都有办事拖拉的习惯，觉得反正还有时间，忙什么。其实不然，既然你已经接受了这项工作，迟早都要干，我们为何不早一些干完它呢？在规定的期限内完成你的工作是对一个人的起码要求。与不失误的要求比起来，做到不耽误似乎更难，这是由于人的惰性所决定的。不要过多地强调领导给你的（或这件工作本身要求的）最后期限，因为你随时都有可能接受新的工作，这时双重的工作可能会给你造成过大的压力，最终使工作无法达到应有的质量。另一方面，领导随时可能会将工作的最后期限提前，使你措手不及。这种情况下领导考虑的不是离最后期限你应该还有多少时间，而是在此前我已经给了你多少时间。要想给领导留下好印象，就应该学会用领导的思维方式去思考问题。
如果需要对今天的话题进行一下总结的话，就是：不论是工作还是责任，千万不要把它滞留在自己手里。如果不能保证及时准确地把它传递出去，不如从开始时就不接。
为了便于你的理解，啰唆得连自己都厌烦了，就此打住。
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代人受表扬，心里有点虚
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老生常谈
从上班到现在，没有人明确地告诉过我哪些工作是你分内的，哪些工作是你分外的，似乎所有的事都是你应该做的。不论是任何人指派的任何工作，哪怕你稍显迟疑都是不够积极主动，嗨……
[]代人受表扬，心里有点虚
第7封来信第7封来信代人受表扬，心里有点虚
老同志：
来信收到，可能是多日来从您的信里读到的诸如应该做什么，应该怎么做的要求太多了，今天突然看到了这么多不要做什么的忠告，极是亲切。特别是当我读到“一是岗位职责范围内的事情，二是领导交办的事情，除此之外都不属于你该做的事情”时，我的鼻子都有点发酸了。从上班到现在，没有人明确地告诉过我哪些工作是你分内的，哪些工作是你分外的，似乎所有的事都是你应该做的。不论是任何人指派的任何工作，哪怕你稍显迟疑都是不够积极主动，真的叫人越干越茫然。当然，“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”。弄清了分内与分外，再加上您教导的那些方法，应付起各种情况来就轻松多了。都说“姜是老的辣”，果然不差。
星期二下午，是我们公司本部各部室雷打不动的政治学习时间。今天我们学完规定的内容后，部长又拿出了一份《秘书工作》杂志，就其中一篇题为《从一件小事看办公室人员应当强化的三种意识》进行讨论。所谓一件小事说的是某市市委书记在外考察时，电话通知市委办公室信息科刘科长复印一份资料放到他办公室。刘科长将资料复印好，交给通信员放到了书记办公室。第二天，书记考察归来，又电话通知刘科长将上述资料再复印一份送办公室，接着去参加一个会议。刘科长有急事外出，将此任务交给了信息科的吴秘书。吴秘书复印好资料后让通信员放到书记办公室。通信员说：“资料昨天已经放过一份了，没必要再放。”吴秘书信以为真，随手将资料搁置一旁。书记开会回来，不见复印的资料，责备道：“办公室是干什么的，连一件小事都办不好!”
文章通过对这件小事的分析，指出通信员、吴秘书和刘科长三人分别缺乏的三种意识：服从意识、确认反馈意识和督查意识。
接着，部长要求大家针对这篇文章谈谈感想，大家都谈了一些各自的体会，轮到我了，我就把您前几封信中讲到的内容按照自己的理解谈了出来，没想到大家的反响很是强烈，特别是我们部长更是大加赞赏，说我虽然参加工作时间不长，却肯于钻研，不仅工作上进步挺快，还能悟出这么多的道理来，真是不容易。当时我的脸红红的很不自在，本想讲出实情，可鼓了半天勇气，最终还是没有说出口。您说我是不是挺虚伪的？事后我还宽慰自己，别管虚伪不虚伪了，反正您这些天的心血没有白费，您的徒弟开始给您争光了——虽然这光小得有点不值一提。
不知这次您该给我讲什么了，大概还是关于做事方面的细节吧？做事的内涵这样广，怕不是短短两封信所能讲清楚的。
您每天既要上班，又有那么多的应酬，还要还债似的给我写信，也够辛苦的，还是请您悠着点，要是累坏了身体二婶该找我算账了！
问二婶和鑫鑫好！
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不忘事、不误事与做好事（1）
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小爽
不忘事就是要从清理桌面开始改变你的不良习惯，培养良好习惯。
保证不误事的秘诀是要分清事情的轻重缓急，学会“弹钢琴”。
做好事则要善于抓大放小，做好重要的事情。
[]不忘事、不误事与做好事
第6封回信第6封回信不忘事、不误事与做好事
爽丫头：
得知你受到了表扬，心下甚慰。虽寥寥数语却意义非凡，这既是对你近来工作表现的肯定，同时也是对我们这种交流方式的肯定。老同志虽老，却仍改不了给个棒槌就认真的毛病，说不得以后回信的任务更得加紧点才是。
如果我们对做每件事情的全过程进行一下细分的话，就不难发现我们所做的每一件事情都包含着三个部分：接受——实施——交付（包括反馈）。我在前两封信里所讲的做事的细节主要侧重于前后两个环节，即接受和交付。包括怎样从领导或他人那里接受任务，这些任务中哪些该接受哪些不该接受，对该接受的任务如何保证理解准确不出差错，对不该接受的任务又该如何巧妙地拒绝；任务完成后又如何及时准确地交付给下一个环节，以及必要时向交待任务的一方进行反馈等等。
在后面的两封信里，我将重点说说做事的中心环节——实施，即怎样做事的细节。
一个人每天要做的事情实在太多了，对于大人物来说叫做日理万机，而对于我们这些小人物来说也称得上是千头万绪。有岗位职责规定的，有领导临时交办的，有同事请求帮忙的，更有莫名其妙落到你头上的。那么怎样才能保证对这些事情做到及时准确无一遗漏、轻重有度缓急有序、条理分明恰到好处呢？这里面还真有几个小诀窍呢。
一、保证不忘事的秘诀
对于任何一个人来说，丢三落四马大哈都是很大的缺陷，这样的人在领导心目中是不可信赖的，越是关键时刻越是如此。你可能会说，我这人就是天生的粗心，怎么也改变不了。不是的，粗心不是天生的，是可以改变的，改变的方法就是培养良好的做事习惯。
你知道，从去年夏天开始，鑫鑫也上小学了，由于我和你二婶工作都很忙，没办法每天接送他上下学，所以从开学第一天起我们就要求他独立上下学。从我家里到学校大约有一公里的路，这可是这座城市里最繁华热闹的一段路呀。此后我们暗中跟踪了他几次，见他在穿马路、过天桥时倒也机警，应对各种情况还算得体时也就基本放心了。但令我最不放心的却是他一旦发生意外情况怎么办？比如出门忘记带钥匙、回家后打不开门、上学时忘记带书本等等。所以我从开学第一天起就为他准备了一套家里的钥匙、一张IC电话卡，并详细地规定了IC卡、钥匙在书包里的放置位置，回家后书包、饭盒等物品的放置位置，以及做完作业后收拾书包的程序等。每天下班回家后，我的第一项任务就是严格检查他对上述要求的执行情况，一旦发生问题立即纠正。几个月下来，还真就帮他养成了在规定位置放置上述物品的习惯，而令我最为担心的忘记带钥匙一类的问题自然也就没有发生过。其实，鑫鑫就是所谓天生的粗心之人。从上学之日起，大小考试经常丢冤枉分，丢的分基本上都是60＋9＝96一类的低级错误。
每每提及鑫鑫的粗心，你二婶总说是承受了我的遗传。的确，想当年我也算得上个出名的马大哈，仅举一例为证：当时我刚刚调到局办公室不久，分管公文核稿。有一天办公室主任有点私事急待处理，自己又走不开，就叫我代他去办。正要出门，组织部门送来一份处级干部任免名单，要求尽快发文。我告诉对方明天一上班就发，随手将其放在自己办公桌上的一堆文件上面，便匆匆走了。第二天上班后早就将此事忘到脑后了，而那份被放在文件堆最上面的任免名单很快又被新来的文件覆盖了。一个星期之后，被调整的干部由于拿不到任免文件而无法赴任。事情被反映到组织部门，组织部门一查发现文件根本没发，便找到了我们部门的领导，我们的主任听后自是勃然大怒……至今回想起当时的情景仍是心悸不已。幸好几位领导对我平日印象不错，认为这只是一次偶然事件，加之我当时急于外出事出有因，只是在全室的大会上狠狠地批评了我一顿便没再深究。但这件事对我却触动极深，并成为我人生中的一次重大转折。从此，我开始重新审视自己的工作方法和行事习惯，也才有了今天的自己。
说了这么多，只是想证明一点，粗心不是天生的，粗心完全来自于你的不良习惯，改掉那些不良的习惯，也就克服了粗心的问题。
从清理桌面开始改变你的不良习惯。
我们每个人每天都会接收大量的文件资料，接收后我们应立即着手处理，处理完毕后应立即送出去，不要停留在你的手中。这是一个人提高办事效率，避免工作被动的最有效手段。当然，我们每天还会有大量的文件资料、单证票据等，接收后暂时无法处理或一时难以办完，或办完了却一时无法送交下一个环节，那么就暂时把它收起来，而不能在案头一堆了之。
办公桌上文件资料堆积如山，并不意味着它的主人是在日理万机，而只能说明这个人工作起来缺少条理，文件资料乱堆乱放，这不仅无助于工作效率的提高，而且可能会使你找不到要找的东西。培养良好的习惯可以从使用两件物品开始。
秘密武器之一：文件夹。
首先将你的工作进行分类，将每类工作可能形成的有关资料或单证建立一个文件夹。将平时工作中所形成的所有文件都及时地归入相应的文件夹中，这样不仅可以使你的办公桌变得干净整齐，而且可以使你在任何时候都能在最短的时间内找到你所需要的各种资料。另外，再建立一个待办或临时文件夹，将所有待办、在办或办完未及送交出去的文件或资料放进这个文件夹，并养成一个习惯：每天早晨或下午上班后，首先浏览一下这个待办文件夹。这样即可保证重要文件不会在你的手里丢失，而且也不会遗漏重要工作了。
对重要文件要注意加锁。很多人对此可能很不以为然，可一旦出了事，则悔之晚矣。现实生活中，同事之间因关系不睦或打击竞争对手而将对方随手丢在办公桌上的文件毁掉，令对方最后无法交差的事情是屡见不鲜的。
秘密武器之二：记事本。
记事本又叫效率手册，实乃职场人员安排工作、提高效率的一件利器。效率手册每年一册，按日期排列，根据记事本的规格和页数不同，每日占有半页或一页空间。
使用方法：每天利用下班前的一点时间将第二天需要做的事情记录下来，每天上班后根据记事本上的安排，按照事情的轻重缓急逐项完成。每完成一项，就在该条记录前画上“√”，当天未能完成的在该记录前画上“×”，同时将其抄录为第二天的待办事项。
对于某些需要延迟办理的工作，在选择记录日期时应做好提前量。如你向领导汇报某项工作时，领导提出在本月15日左右召开一次专题会议。这种情况下，你就应根据具体情况在10日左右的待办事项内记上一笔：向领导请示有关召开专题会议事宜。有了这样的提醒，届时你就可以很从容地做筹备有关会务的工作了。
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不忘事、不误事与做好事（2）
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最容易被遗忘的是那种间隔较长的周期性事务工作，如财务人员每月某日报税、某日交保险等，每月只有一次（有些工作间隔更长，一年只有一两次），而每次的时间性又非常强，一旦错过后果又比较严重。对于类似情况，只要我们在每项工作规定日期的前一两天将其记录为待办事项，我们就不用担心遗忘了。
要想让记事本真正发挥效用，还要养成两个良好习惯：一是记事本要随身携带随时记录，当你在自己的座位上时，记事本应放在你随手可及的地方，当你开会和外出时（包括下班回家），记事本也应随身携带，一旦接受了新的工作或想起了需要做的工作，除当即完成的以外，均应及时记录下来以免遗忘。二是记事本要勤翻多思，要养成工作间隙勤翻记事本的习惯，看看今天记录的待办事项还有哪些没有办，下面该办哪一项了（记录了不看也就失去了记录的意义）。如果时间允许，再看看前一阶段已经完成的记录和今后一段时间的待办事项，系统地想一想后面还有哪些工作要做。这样的头脑风暴法不仅可以帮你挖出许多被遗忘的工作，而且还可以丰富你的工作思路，产生许多新点子新设想。
当然，记事本除了可以帮你有效安排工作确保不忘事以外，还是一份十分有用的工作记录。遇有撰写年终总结或回忆某项工作时，打开记事本，你所做的各类工作便一目了然了。
虽然说了这么多，但严格说来，做到不忘事只是对一个人的基本要求，在此基础上还应做到不误事和做好事。
二、保证不误事的秘诀
所谓不误事是说做事要讲究次序，要善于分清事情的轻重缓急。我们每天需要处理的事情大大小小千头万绪，这么多的事情堆在眼前，该先做什么，后做什么，怎样才能保证时间效用的最大化，这些也都是颇有讲究的。
在时间管理学中，将要做的事情分为四类：重要且急迫的，不重要但急迫的，重要却不急迫的，不重要也不急迫的。在这四类事情中，时间管理学要求首先要做好第一类事情，其次是重要但不急迫的，再次是不重要但急迫的，最后是不重要也不急迫的。但我个人对上述做事的优先顺序稍有异议：我们首先要完成重要且急迫的工作是毫无疑问的，但接下来是该做重要但不急迫的事情还是不重要但急迫的事情呢？我认为应该是后者。
工作是否重要一般是就其影响程度而言的，而工作是否紧急则是就其时效性而言的。诚然，对于重要工作我们一般会给予更多的关注，也会投入更多的精力，要确保其完成的质量和达到的效果。但如果因此而忽视了一般性工作也是不允许的。特别是那些紧急工作，也许我们只需分出一点点精力就能完成它，但如果过度重视了重要工作而对之视而不见的话，小事也可能酿出大事故来的。
其实，只要我们善于将各类重要的与不重要的、急迫的与不很急迫的、费时多的与费时少的、说的与做的、耗脑力的与费体力的事情统筹考虑，做到见缝插针灵活调配，即使工作再多再重也是能够圆满完成的。
三、保证做好事的秘诀
不忘事与不误事都是为做好事服务的，把我们经手的每件事情做好才是最终目的。说起来简单，但真正要把我们经手的每件事情做好又谈何容易，特别是当我们要做的事情超出我们的精力的时候，要想做到这一点就更是难上加难了。
前面已经讲过，事情有重要与不太重要之分。在做事情上有一个非常著名的二八法则，即用你80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。对于那些事务性的、程序化的甚至一些例行公事类的工作，我们不应投入过多的精力。当然，少投入精力并不意味着可以不将其做好，只是说我们在做此类事情时要善于取巧。一是要善于借助外力，比如授权手下人完成（当然，以你现在的状况是无权可授的）。二是要善于合理利用时间，比如对性质相同或相近的工作采用集中处理的方式（集中一段时间打电话或处理文件等），而对一些小事情采取见缝插针的方式处理等。三是要善于利用历史资料。多年以来，我十分重视将自己工作中撰写的各类文字在电脑中分类存贮，因为这些总结、安排、措施等常常是周期性的，每当再次需要时，只需在原有基础上适当做些修补删改即可，这要比每次都另起炉灶节省很多精力。
要集中你的主要精力做好重要的工作。对于不同的部门、不同的时期甚至不同的人来说，重要工作的概念是各不相同的，这里所说的重要工作主要指以下两类：一类是该项工作完成质量的好坏可能会对公司、部门或你的领导产生重大的影响；另一类是该项工作完成质量的好坏可能会对你本人未来的成长产生重大的影响。以这两个标准来衡量你的工作，就能很容易地区分出哪些是重要工作，哪些是一般性工作了。
对待重要工作这里只想提示你两点：一是要树立精品意识，要力求尽善尽美，尽量减少或杜绝各类疏漏和低级错误。二是要处理好质量与效率的关系，要保证在规定的时间内完成你的工作，又要克服片面追求效率而牺牲质量的做法。举例说明：鑫鑫最近一次数学周测只得了80多分，丢分的根本原因依然是粗心。面对这样的成绩，他却振振有词地说：别看我成绩不太好，却是全班第一个交卷的。为了这80分的成绩和交卷的速度，那一晚，我和他进行了长达一小时的谈话。
说得够多了，下次再谈吧。
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谢谢老同志
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老生常谈
但愿我们的每一次错误都能变成人生的一份财富……
[]谢谢老同志
第8封来信第8封来信谢谢老同志
老同志：
