（一）名片的放置
在参加交际活动之前，要提前准备好名片，并进行必要的检查。随身所带的名片最好放在专用的名片夹里，也可放在上衣口袋里。不要把名片放在裤袋、裙兜、提包、钱包等里，那样既不正式，又显得杂乱无章。在自己的公文报以及办公桌抽屉里，也应经常备有名片，以便随时使用。在交际场合，如感到要用名片，则应将其预备好，不要在使用时再去瞎翻乱找。
参加交际活动后，应立即对所收到的他人名片加以整理收藏，以便今后利用方便。不要将它随意夹在书刊、材料，压在玻璃板底下，或是扔在抽屉里面。存放名片的方法上大体有四种，他们还可以交叉使用。
按姓名的外文字母或汉语拼音字母顺序分类。
按姓名的汉字笔划的多少分类。
按专业或部门分类。
按国别或地区分类。
若收藏的名片甚多，还可以编一个索引，那么用起来就更方便了。
（二）名片的利用
随着人际交往的不断深入，还可在收藏的他人名片上随手记下可供本人参考的资料，使其充当社交的记事薄。在收藏的他人名片上可记的有利于人际交往的资料有：
收到名片时的具体情况。包括收到名片的地点、时间，以及是否与对方亲自交换，等等。在国外有一种做法，即把名片的右上角向下折，然后再使其恢复原状，它表示该名片是对方亲自与自己交换的。
交换名片者个人的资料。例如性别、年龄、籍贯、学历、专长、嗜好，等等。这既可备忘，也可充作资料。
交换名片者在交换名片后变化的情况，例如单位、部门的变化，职业的变动调任，职务、学衔的升降，联络方式的改变，等等。
第六节 通联
世界已经进入信息时代，人们之间的联系交流正因为科学技术提供的先进通讯工具和手段而变得更加方便、准确和及时。过去人们通联主要是写信、拍发电报，现在不仅固定电话普及，移动电话、电子邮件、传真机等也都成为现代交际活动的重要通讯工具。电报这种过去的重要通讯工具在现代交际活动中使用越来越少，逐渐居于次要地位，但传统的书信通联依然具有其独特的功效和魅力。在享受通联便捷与快乐时，请不要忘记通联时的礼貌。
一、使用电话礼仪
电话是人们开展社交活动不可缺少的工具，在日常生活和工作交往中，都要利用电话与别人取得联系和交谈。据美国《电话综述》（Telephone Review）说，一个人一生平均有8760小时在打电话。在录像电话还没普及之前，人们通过电话给人的印象完全靠声音和使用电话时的习惯，要想有“带着微笑的声音”或者通过电话赢得信任，就必须掌握使用电话的礼节与技巧。
（一）电话语言要求
目前大部分电话能传输的信号是声音，但这一信号载体却包含着许多信息。说话人想做什么，要做什么，是高兴还是悲伤，还有对另一方的信任感，尊重感，彼此都可以清晰地得知。这些都取决于电话的语言与声调。因此，电话语言要求礼貌、简洁和明了，以准确地传递信息。
1、态度礼貌友善。当我们使用电话交谈时，我们不能简单地将对方视做一个“声音”，而应看做是面对一个正在交谈的人。尤其是对办公人员来说，我们面对的是组织的一名公众，如果你们是初次交往，那么，这样一次电话接触便是你给公众的第一次“亮相”，应十分慎重。因此，在使用电话时，多用肯定语，少用否定语，酌情使用模糊用语；多用些致歉语和请托语，少用些傲慢语、生硬语。礼貌的语言、柔和的声音，往往会给对方留下亲切之感。正如日本一位研究传播的权威所说：“不管是在公司还是在家庭里，凭这个人在电话里的讲话方式，就可以基本判断出其‘教养’的水准。”
2、传递信息简洁。电话用语要言简意赅，将自己所要讲的事用最简洁、明了的语言表达出来。因为通话的一方尽管有诸如紧张、失望而表情异常的体态语言，但通话的另一方不知道，他所能得到的判断只能是来自他听到的声音。在通话时最忌讳发话人吞吞吐吐，含糊不清，东拉西扯，正确的做法是：问候完毕对方，即开宗明义，直言主题，少讲空话，不说废话。
3、控制语速语调。通话时语调温和、语气，语速适中，这种有魅力的声音容易使对方产生愉悦感。如果说话过程语速太快，则对方会听不清楚，显得应付了事；太慢，则对方会不耐烦，显得懒散拖沓；语调太高，则对方听得刺耳，感到刚而不柔；太低，则对方会听得不清楚，感到有气无力。一般说话的语速、语调和平常的一样就行了，即使是长途电话，也无须大喊大叫，把受话器放在离嘴两三寸的地方，正对着它讲就行了。另外通电话时，周围有种种异样的声音，会使对方觉得自己未受尊重而变得恼怒，这时应向对方解释，以保证双方心情舒畅地传递信息。
4、使用礼貌用语。在电话交际中应使用礼貌用语。现以实例列表说明（引自李兴国主编的《现代商务礼仪》）。
表3-1 打一般商务交际电话的礼貌用语及应对要点
表3-2 接一般商务交际电话的礼貌用语及应对要点
（二）接电话
1、迅速接听。接电话首先应做到迅速接，力争在铃响三次之前就拿起话筒，这是避免让打电话的人产生不良印象的一种礼貌。电话铃响过三遍后才做出反应，会使对方焦急不安或不愉快。正如日本著名社会心理学家铃木健二所说：“打电话本身就是一种业务。这种业务的最大特点是无时无刻不在体现每个人的特性。”“在现代化大生产的公司里，职员的使命之一，是一听到电话铃声就立即去接。”接电话时，也应首先自报单位、姓名，然后确认对方，如：“您好！这是╳╳公司营销部。”如果对方没有马上进入正题，可以主动请教：“请问您找哪位通话？”
2、积极反馈。作为受话人，通话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时作答，给对方以积极的反馈。通话汇总听不清楚或意思不明白时，要马上告诉对方。在电话中接到对方邀请或会议通知时，应热情致谢。
3、热情代转。如果对方请你代转电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。如果不放下话筒喊距离较远的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接话人。如果你因别的原因决定将电话转到别的部门，应客气地告之对方，你将电话转到处理此事的部门或适当的职员。如：“真对不起，这件事是由财务部处理，如果您愿意，我帮您转过去好吗？”
4、做好记录
如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。可利用电话记录卡片做好电话记录。电话记录卡片如图3-1。
图3-1 电话记录卡片
（三）打电话
1、时间适宜。打电话的时间应尽量避开上午7时前、晚上10时以后的时间，还应避开晚饭时间。有午休习惯的人，也请不要用电话打扰他。电话交谈所持续的时间也不宜过长，事情说清楚了就可以了，一般以 3—5分钟为宜。因为在办公室打电话，要照顾到其他电话的进、出，不可过久占线，更不可将办公室的电话或公用电话做聊天的工具，这是惹人讨厌的行为。著名相声表演艺术家马季曾说过一段相声，名叫《打电话》就是讽刺的这种人。
2、有所准备。 通话之前应该核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。估计一下对方情况，决定通话时间。
3、注意礼节。接通电话后，应主动友好，自报一下家门和证实一下对方的身份。应先说明自己是谁，除非通话的对方与你很熟悉，否则就该同时报出你的公司及部门名称，然后再提一下对方的名称。打电话要坚持用“您好”开头、“请”字在中，“谢谢”收尾，态度温文而雅。若你找的人不在，可以请接电话的人转告，如：“对不起，麻烦您转告╳╳╳……”，然后将你所要转告的话告诉对方。最后别忘了向对方道一声谢，并且问清对方的姓名。切不可“咔嚓”一声就把电话挂了，这样做是不礼貌的，即使你不要求对方转告，你也应该说一声：“谢谢，打扰了。”打电话结束时，要道谢和说声再见，这是通话结束的信号，也是对对方的尊重。注意声音要愉快，听筒要轻放。一般说，硬实打电话的人先搁下电话，接电话的人再放下电话。但是，假如是与上级、长辈、客户等通话，无论你是通话人还是发话人，都最好让对方先挂断。
（四）使用手机的礼仪
1、遵守秩序。使用手机时不允许有意、无意之间破坏了公共秩序，具体来说，此项要求主要是指：
不允许在公共场合，尤其是楼梯、电梯、路口、人行道等人来人往之处，旁若无人地使用手机。
不允许在要求“保持寂静”的公共场所，诸如音乐厅、美术馆、影剧院、歌剧院等大张旗鼓地使用手机，在体育比赛场馆，观看射击等比赛项目，运动员需要安静环境，这是也应注意使手机关机或处于静音状态。
不允许在聚会期间，例如开会、会见、上课之时，使用移动通讯工具，从而分散他人注意力。
2、注意安全。使用手机时必须牢记“安全至上”，否则不但害人，还会害己。要注意以下几点：
不要在驾驶汽车时，使用手机电话，或是查看寻呼机内容，以防止发生车祸。
不要在病房、油库等地方使用手机，免得他们所发出的信号有碍治疗，或引发火灾、爆炸。
不要在飞机飞行期间起用手机，否则极可能使飞机“迷失方向”，造成严重后果。
3、置放到位。手机要放在合乎礼仪的位置，不要在未使用时将其拿在手中，或挂在上衣口袋之外，那样有招摇之嫌。一般应将手机放在随身携带的公文包内。
二、收发传真、电子邮件礼仪
（一）收发传真礼仪
传真机是远程通讯方面的重要工具，因其方便快捷，在现代商务活动中使用越来越多，可部分取代邮递业务。传真件也是一种普遍认可的文书形式。起草传真时应做到简明扼要，文明有礼。由于传真机使用非常普及，因而有其独特的使用规则。
1、规范操作。如有可能，在发传真之前，应先打电话通知对方，因为很多单位是大家共用一台传真机，如果不通知对方，信件就可能会落到别人的手里或因别人不知道是谁的信件而被丢入垃圾桶。
传真机有自动和手动两种方式。手动方式需接听传真电话的人给传真开始的信号，传送者在听到嘀嘀的长音后再开始传真文档。自动方式不需对方人工操作，在拨通传真电话后，在几声正常电话回音后，就会自动出现嘀嘀的长音，此后就可以开始传真文档。
不应用传真机传送太长的文件，由于传真机所用的纸张质量一般不高，印出的字迹可能不太清楚，要长久保存请将传真件复印。如果接收人需要原件备案，诸如一些需要主管人员亲笔签字的合同等资料，则应在传真后将原件用商业信函的方式寄出。
2、明确信息。为了明确传真的有关信息，正式的传真必须有封面，封面页一般较为正式。有的企业使用“填空式”或封面专用纸。发急件时应在封面正面页注明，因为有的大企业定时分批发送公函和信笺，如不标明急件，就容易被耽误。其上注明传送者与接受者双方的公司名称、人员姓名、日期、总页数等，如此接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必须认真表明传真页码，如果其中某一张传真不清楚或是未收到，则可以请对方再将此页传一次。可以使用本企业名称的公文纸，并注明时间与日期。一般应在第一页写明接收人姓名、电话号码以及所在部门名称；如果需要可写明发送人的姓名、传真号、电话号码及所在部门名称等。
3、注意保密。未经事先许可，不应传送保密性强的文件或材料，因为公共传真机保密性不高，任何刚好经过传真机旁边的人，都可以轻易窥得传真纸上的内容，所以传真件不能确保完全保密，因此若是任何较私密的事，最好不用传真机传达，除非你想让事件变成“公开的秘密”。
4、行文礼貌。书写传真件时，在语气和行文风格上，应做到清楚、简洁，且有礼貌。传真信件时必须用写信的礼仪，如称呼、敬语等均不可缺少，尤其是信尾签字不可忽略，这不仅是礼貌问题，而且只有签字才代表这封信函是发信者同意的。
（二）收发电子邮件礼仪
电子邮件，即通常说的E—mail。它是一种重要的通讯方式，因其方便快捷，费用低廉，深受人们喜爱，使用者越来越多，尤其是国际间通讯交流和大量信息交流更是优势明显。对待电子邮件，应像对待其他通联工具一样讲究礼仪。
1、书写规范。虽然是电子邮件，但是写信的内容与格式应与平常书信一样，称呼、敬语不可少，签名则仅以打字代替即可。写电子邮件语言要简略、不要重复、不要闲聊，写完后要检查一下有无错误。因为发出去的邮件很可能被对方打印出来研读或是贴在公告牌上。写完后还要核定所用字体和字号大小，太小的字号不仅收件人读起来费力，也显得粗心和不够礼貌。写邮件时最好在主题栏写明主题、以便让收件人一看就知道来信的主旨。
2、发送讲究。电子邮件的发送有如下讲究：最好不要将正文栏空白只发送附件，除非是因为各种原因出错后重发的邮件，否则不仅不礼貌，还容易被收件人当作垃圾邮件处理掉。重要的电子邮件可以发送两次，以确保能发送成功。发送完毕后，可通过电话等询问是否收到邮件，通知收件人及时阅读。应尽快回复来信，如果暂时没有时间，就先简短回复，告诉对方自己已经收到其邮件，有时间会详细说明。
3、注意安全。电子邮件是计算机病毒重要的传染源和感染病毒的主要渠道。收发电子邮件都要注意远离计算机病毒。发送电子邮件时要注意尽可能不使邮件携带计算机病毒。因此如果没有反病毒软件适时监控，发送邮件前务比要用杀毒程序杀毒，以免不小心把有毒信寄给对方。要是没有把握不妨用贴文的方式代替附加文档。
接收电子邮件时的安全问题更为重要，来历不明的信件必须谨慎处理，若不确定则最好删除。目前一般计算机都安装有监控邮件病毒的反病毒软件，如金山毒霸的金山网镖、KV-3000的病毒王等进行适时监控。由于监控软件考虑安全性较多，因此，许多正常邮件也会给出可能有病毒的提醒，需要及时判断处理，有时宁可损失信息也要果断删除一些可能含有病毒的不明邮件，以免计算机感染病毒。对于没有正文仅有附件的不明邮件，除非与发件人熟悉或事先约定好了，原则上都不应该打开邮件，对正文中提示的邮件地址不熟悉一般不要轻易打开，因为这往往是陷阱，许多国际电话费骗子就把诱饵放在这里。在删除了怀疑的病毒邮件后，要及时清空邮件回收箱，否则，病毒会还在计算机硬盘中，没有从物理硬盘上将其删除掉。
此外，要注意定期及时清理邮件收件箱、发件箱、回收箱，空出有限的邮箱容量空间。及时将一些有用的电子邮件地址记下来并存入通讯簿也是很必要的。
三、信函礼仪
（一）信函的一般礼仪要求
信函通常指信件。它一般包括社交信函、商务信函、公务信函等。信函的格式和要求，各个国家有不同的标准。这里先介绍一下中国的信函及其礼貌用语。
信：是一种按照习惯的格式把要说的话用文字等符号写下来，给指定对象阅读的一种文书。信又称书信、信件等，是人们在社交活动中经常采用的一种交际工具。
书信可分为社交书信和公务书信两种。社交书信一般指私人间来往的信件；公务书信指用在公务活动中的各种信件，如介绍信、证明信、保证书、申请书等。函：原义是指信的封套，后转义将别人来的信件尊称为“函”。函目前是我国行政机关确定的公文的一种，用于平行机关或不相联隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题时使用的一种公文。
上级机关对下级机关有所询问或答复询问时也可以用函。函可分为公函、便函两种。公函是指按照正规公文手续处理较重要问题时所使用的函件，它有完备的公文格式。便函则是指处理一般性事务时所使用的函件，它行文较自由，格式要求不太严格。
信函的格式通常包括称呼、正文、署名、日期以及信封等几部分。
1、称呼。称呼表明发信函者与收信函者之间的关系，要求在第一行顶格写，称谓要使用礼貌用语，并加上冒号，表示下面有话要说。
2、正文。正文是信函的主要内容。正文通常包括问候语、正文主体、祝颂语三部分。
（1）问候语。正文通常以问候语开头。问候对方是书信中的一种礼节礼貌，它体现出发信函者对收信函者的一种关切。书面问候与口头问候语有所不同，书面问候语一般比较简洁文雅，常用的书面问候语是“您好”、“近好”、“新年好”等，问候语一般在称呼之下另起一行空两格书写，并自成一段。
（2）启始语。启始语是在正文开始之前的引子。通常是表达双方之间互通信息情况、情感、思念、钦佩、关切、问安、祝贺、致谢、致哀等。试举几例如下：
表情感：惠书敬悉，甚以为慰；久不通函，甚是为念；数封手书，热情诚挚之情溢于言表。
表思念：见信如面，分手多日，别来无恙；鸿雁传书，千里咫尺，海天在望，不尽依依。
表钦佩：奉读大示，向往尤深；新作拜读，敬佩之至。
表时令问候：春光明媚，想必合家安康；气候多变，起居何似？
表问安：闻君贵体欠安，甚念。
表自述：贱体初安，可请勿念。
表贺喜：喜闻足下新婚燕尔，特申祝贺。
表致谢：承赐忠喜，心感至极。
表致歉：久未通信，甚以为歉。
表致哀：惊悉×老不幸逝世，不胜哀悼。
（3）正文的主体。这是发信函者要书写的中心内容。无论中心内容是什么，在书写时都要注意语言的表述，一要真诚，这是书写信函的关键；二要得体，即合双方的关系及实际；三要简洁，即语言精练、简洁，字迹工整、清楚，切不可字迹潦草；四是表述要准确。信函的内容一旦跃然纸上，发给对方，便是“君子一言，驷马难追”，故对表述内容要仔细考虑，三思而后写，切不可草率下笔，自寻烦恼。
（4）结束语。结束语通常是总结全篇，表达书写者的情感和意图等。俗话说“编筐编篓，全在收口”，有礼貌的结束语会令人回味。结束语的内容常用于请托、承诺、婉辞、请教、商讨、馈赠礼物、邀约、催办、附言、代言以及其他客套用语等。试举几例如下：
表请托：拜托之处，乞费神代办，不胜感激。
表承诺：托付之事，不敢忘怀，敬请放心。
表婉辞：所托之事，能力所限，无法奉命，尚希鉴谅。
表请教：拙作幼稚，恳请大加斧正。
表商讨：相见以诚，请恕不谦。
表赠物：千里鹅毛， 聊表寸心。
表邀约：祈望一会，共叙友情。
表催办：如蒙速复，不胜感激。
表情感：言不尽思，再祈珍重。
E．祝颂语。祝颂语是对对方的一种祝福、祈愿。祝颂语可分为两部分，第一部分是一般祝颂语，常紧接正文之后写或另起一行空两格书写；第二部分是特殊祝颂语（专门祝颂语），一般要根据具体情况来选择使用，常另起一行顶格书写。
祝颂语是一种礼貌用语，常用的祝颂语参见表3—1。
表3—3 常见祝颂语
一般祝颂语
专门祝颂语
针对对象、环境等
此致、此祝
此询、此贺
此问
祝好
敬祝、敬贺
敬询、敬候
恭祝、恭请
恭问、恭贺
恭候
顺祝、顺贺
顺询、顺问
顺颂
肃颂、肃清
谨祝、谨贺
谨问、谨请
即颂、即请
礼
敬礼、礼、日安、近安、近祺、
刻安、日绥、近绥、时绥、顺意、
万事如意、万事皆佳
一般性问候
大安、金安、崇安、荣寿
长辈、尊者
春安、夏安（暑安）、秋安、冬安
春祺、夏祺、秋祺、冬祺
四季
新喜、春喜、新年好
新年、新春
撰安、撰祺、著安、著福
文安、文祺、教安、教祺
编安、编祺
作家、学者
教师、编辑
等知识分子
学安、学祺、进步
学生
勋祺、勋祉、戎绥、戎安
军人
痊安、愈安、健康、早愈
病人
旅安、客安、行安、游安
出门远行者
俪安、俪祉
夫妇
阖家欢乐、阖府康福、合家安好
全家人
3、署名与日期。署名和日期一般都写在祝颂语下一行末端处。署名占一行，日期另起一行，在末端处紧接上一行署名下书写。
署名也有谦称，敬称等。如果是给朋友、同学的信函，可直接署上自己的名字或用习惯的自称，如：王刚、小王、刚等。如果是写给父母长辈的信函，通常在署名前加上相应的自称，如：小儿（小女）、儿子（女儿）等。如果是长辈给晚辈的信函，一般只署自称，如：爸爸、妈妈或者说父字、母字等。如果是夫妻间的书信，则可随意，或署名，或自称，或爱称皆可。如果是普通的私交信函，则应郑重起见，以示尊重。如若是学生给老师的信函，则可署您的学生×××，后面还要写上敬上、谨上等，以示尊敬。如是公务信函，则可在署名前加上单位或内部科室名称，然后再署全名，有的也可在名称前署上自己的职务、积称等。
日期一项则书写当日时间或确切时刻，也可在日期一栏加上写作地点，如1998年1月30日于半璧斋。
4、信封。中国的信封由国家统一标准、统一格式。信封上的内容包括收信人的邮政编码、收信人的详细地址、收信人姓名、寄信人详细地址、寄信人姓名及寄信人邮政编码。中国的标准信封长220毫米，宽110毫米，下面左上角为邮政编码和收信人详细地址，右上角为贴邮票处，中间为收信人的姓名和收信人详细地址，下面为寄信人详细地址、寄信人姓名、右下角为寄信人邮政编码。
信封上的邮政编码和地址、人名一定要写准确，地址须写省、市、单位或区（县）街道的全称，不能写简称，字迹要工整、清楚、不能潦草，以便于邮政人员辨识以及微机检索。
（二）商务信函的礼仪规则
在现代商务活动中，商务信函依然是商务通讯的基础和重要内容之一，传真件、E-mail等通讯文件的书写依然要遵循和借鉴书信礼仪规范，书面商务信函仍然是普遍承认的具有法律效力的经济交往工具，因此，商务书信礼仪的地位仍然很重要。商务信函的礼仪规则如下：
1、格式正确。商业信函应使用印有公司抬头的专用纸，质量应尽可能优良。这种纸张一般只能用于公司业务，不书写私人信件，以免收信人在阅读全文之前分不清来函的性质。所有信函的结构，大体都分三部分，即：开头、正文与结尾。开头是收信者和主题；正文用于说明和讨论问题的细节；结尾则说明发信人将采取何种行动或希望对方采取何种行动以及落款和日期。信函格式应美观大方。不可密密麻麻一大片，令人看而生厌，要留足页边。段落要有长有短，句型要参差有致。重点地方不妨加框，采用列表形式，或使用黑体字、斜体字，给人以美感。
2、称谓得体。称谓也叫称呼语，信函的称呼语要准确，符合寄信人与收信人的特定关系，要正确表现收信人的身份、性别等。称呼语使用不当，可能会得罪人，也可能使收件人没兴趣往下看信件的具体内容。
要正确使用对方的姓名与头衔，这是一个重要的礼节问题。一般平时对对方称呼什么就写什么。在格式上，称呼语在信的第一行起首的位置单独成行，以示尊重。如果是自己尊敬的领导和长辈要写成“尊敬的某某”，写给非亲属的长辈、业务伙伴一般在姓氏、名字或姓名后加职务、学衔或职称，如张经理、卫国书记、赵志坚博士、王工程师等。中国人习惯称职务，欧美人一般愿意被称呼学衔，如果不知道对方的姓名和头衔，在发函前最好先打电话询问收信人的姓名与头衔。
一般称女性为“小姐”是可接受的称呼，公函上常用。如果对方喜欢被称作“夫人”，那就称呼“夫人”，如果弄不清称呼“夫人”还是“小姐”时，不妨统称“女士”，不是万不得已不写“亲爱的先生/小姐”和“致有关人士”的称呼，这等于告诉对方，你连他是谁，是男是女都尚不清楚。如打听不到收信人的姓名，可以用职务等中性名称代替，比如称对方为经理、代表之类，并在前面加上其公司或部门的名称。如果从姓名上判断不出对方的性别，可称其全名，在前面加上“尊敬的”而略去“先生”、“小姐”等字样。
3、内容得当。正文是商务书信的主体，即写信人要说的话，要交代的事情。正文一般从信的第二行前面空两格开始。书信尽管内容写法各不相同，但是都要表情达意，以具体准确为原则，要字迹工整、言之有物、语句通顺，还要措辞得体，根据收信人的特点和写信人与收信人的关系来进行措辞。应避免写错字或打字错误，这不仅不礼貌，还会给人粗心的印象。恰当驾驭语言文字能产生影响力，即使是书面联系也能对他人的感受和行动产生久远的影响，并能通过语言文字的魅力给对方留下好感。有时即使对方不同意你的意见或建议，也会对你流利的书法、通畅的文字和彬彬有礼的态度留下深刻的印象。
写信的目的是为了让人看懂，因此写信时应做到清晰易懂、开门见山、直截了当，以便收信人看过一遍就能完全领会你的意思。信写完后应仔细检查并阅读一遍，如果读起来感觉欠佳，那对方收到后阅读的效果也不会好，应重新进行修改。通信不像打电话或面对面交谈，你的文字和语句没有声调，对方看不见你的表情，听不见你的声音，弄不好就会产生误解。一些无伤大雅的幽默可以使信函更活泼、更亲切，但切记慎用，以防误用而无意中伤害他人，使人产生误解和不快。一般来说，信件还是以简明为宜，不要罗嗦，尽可能不浪费他人的时间。
内容要丰富，但应尽量简练，避免重复，重复表述相同的意思容易引起混乱。用词也应尽可能简练。例如，“未解决的问题”可以写成“问题”；“预先提出警告”可以简单地写成“警告”等等。为了少用词语，有时可列出所有要点，并在每行之前标以序号，既清楚又醒目。要多用常用词。词汇越丰富，用词就越准确。但不可使用只有在大辞典中才能找到的生僻、晦涩的词，这样，对方会认为你在故弄玄虚，卖弄学问；也要避免使用对方不懂的行话。各行各业都有其独特的行话，非本行业的人极难明白其中真正涵义；同样，一些文绉绉的老式用语，也以不用为宜，免得被人视为“老古董”。如“于兹附上”可写成“内附”，“望予俯允”可写成“请求”，“前举”可写成“上述”，“惠予通告”可写成“请告知”等等。
4、语言规范。含有性别歧视或易产生歧义的词语不宜使用。要从收信人的角度突出说明：“他为什么要关心此事？” “这事与他有什么关系？”以及“这对他有什么好处？”让读信人一开始就进入角色。要开门见山，把最重要的内容写在最前面，对收信人可能提出的问题应尽量先做回答。这样，即使收信人看了一半时中断阅读，也会了解书信的基本内容。书信中使用反面或否定的语言显得粗鲁，极易使人产生受责备的感觉，因此，要尽量使用正面、肯定的词语。用正面而有礼的表达方式可以增加亲切感，使人更容易接受。如：有利、得益、慷慨、成功、务请、为您骄傲等都是正面词语，而失误、遗憾、软弱、疏忽、马虎、无能、错误等等都是反面词语。比如，要求对方及时送来报告，写成“请按时将报表寄来”，比“这份报表不可延误”来得婉转。还要正确使用过渡词语如：“因此”、“所以”、“此外”、“例如”、“仍然”、“然而”、“其结果是”、“更有甚者”等，可使文字显得流畅，但不宜滥用，以免啰嗦。注意使用正确的语法、拼写和标点，在这些方面出差错会给人以不好的印象，虽然这些都是小节，不能据此对一个人作出判断，但让人找出错误说明写稿人工作马虎，也显得对对方不够尊重。自己拿不准的地方不妨查查书本，市场上此类参考书很多。
此外，商务信函的语气要亲切、直接、自然，像面对面说话一样。。
5、结尾讲究。商务信函的结尾部分一般要有结束语、致敬语、署名或签名，以及日期。结束语如：“特此函告”、“专此说明”等，致敬语如：“此致敬礼”“顺致发财”等。署名、签名可并用，也可签名单独用，函件一般还需要加盖公章。人们很重视亲笔签名，有人接到信后还要仔细辨认亲笔签名还是签章。
6、仔细审校。使用电脑写信时最好打印出一份草稿以便审校，因为有些错误从荧屏上看不出来。如能有人代为审校，那就效果会更好。另外，审校时最好能大声念读，要是听起来不顺耳，则接信人阅读时肯定也不会满意。为避免出错，商务信函写好后最好先核查一扁再寄出。信件在寄出之前，在可能的情况下，最好“凉”上一两个钟头，或等到第二天上班或午饭以后再投递，以便能在冷静下来时再看一遍，看看还有没有不妥之处。比如用词是否得体？表达是否清楚？要设身处地地替接信人考虑。
（三）特种信函礼仪
1、柬贴的礼仪。柬贴是一种礼貌性的书面通知，在我国古代，人们每遇到重大事件，均以文字请友邀亲，用来表示敬意和隆重的就是所谓的请柬或柬贴。如今，人们举行宴会、酒会、茶话会、招待会、舞会、婚礼，以及各种专题性的活动，如博览会、订货会、展销会、联欢会、新闻发布会等，都用柬贴邀请各界宾朋。当然，邀请宾朋的方式很多，如打电话、写信等，但是柬贴这种方式比较正式、礼貌，显示了对所邀宾朋的重视和尊重，是一种比较流行且很受欢迎的社交方式。
请柬的形状、大小可根据各自喜好自行确定，没有统一标准。请柬最好自己设计、制作，极具纪念意义。其基本格式包括以下几个部分：①封面。颜色、图案可自行设计，封面上写明“请柬”二字。②称谓。与信函称谓基本相同。③正文内容。主要包括活动性质、规格、活动时间、地点及其它有关事项。④祝颂语。与信函的祝颂语基本相同，但较之于信函要简单些。最常用的祝颂语是“敬请光临”。⑤署名和日期。与信函相同。
请柬是一种比较正规、隆重的文书，是一种具有特殊意义的书信，常为应邀者当作纪念品收藏，因此，发请柬者一定要注意请柬的设计、制作，因为它代表着你对所邀者的真诚、重视，也体现着你自身的形象。请柬上的文字最好由发柬者自己书写。请柬一般应提前4天—10天寄出或亲自送达，以便受邀请者及早做出应邀与否的决定或准备。
2、贺卡的礼仪。贺卡已经发展成为一个专门的通信门类，它被文泛运用于现代社交礼仪中，使用方便而且外观精美。近年来，加上其使用风行南北，尤其是新年、圣诞节前，售卖、选买及寄发贺卡成为人们文化生活中交流感情的重要内容。
（1）贺卡的形式和名称。贺卡多是双面折叠式的，印制精美，多为32开的，也有较小的贺卡，但较大幅的贺卡也越来越常见。贺卡越做越大，其实是受了“礼大情深”的观念影响，贺卡大了，不仅显得更精美、华贵、气派，也显得送卡人情真意切。
贺卡有横式和竖式之分，但常见的贺卡多是竖式的，且文字大都横排，除非是设计的需要才竖排。封面是贺卡的门面，设计精美，且文字多用烫金等手段修饰。但贺卡不像请柬，一般不印“贺卡”、“圣诞卡”、“情人卡”等名称，而是写上“新年快乐”、“圣诞快乐”等字样来表示种类以之来喻示贺卡的名称。相对封面来说，里面比较素雅，一般很少有大红大紫。里面一般也有文字，通常是因不同种类而选择的祝贺文字、情言心语，并留有一定的空白，供寄卡人写上自己的亲笔祝词。封底常有两种形式，一种是与封面相连，一种是素色。
不同情形下所使用的贺卡，色调上有明显的区别，制作上也略有不同。比如配有电子音乐的生日贺卡；适合于孩子或青年人的贺卡，还有做成镂空立体的；一些贺卡还带有淡淡的清香。
（2）贺卡使用礼仪
绝大部分贺卡都和时间有着密切关系，当我们采用贺卡时，记住准确的日期很有必要，新年、圣诞如此，生日、周年纪念日等更要十分在意。我们可以在台历、年历手册中把重要的日期和人名都填写好，并经常翻看，及时把贺卡寄出。
生日贺卡是祝福生日用的贺卡。每当亲朋好友过生日，寄上一张生日贺卡，往往可以维系亲情，增进友谊。音乐贺卡中，以生日贺卡居多，这种生日音乐卡在打开时放出优美的生日祝福音乐，有的还有与整个图案相谐调的彩灯，可谓是形色辉映、声情并茂。
周年纪念贺卡也能表现出多方面的礼仪。这里说的周年，有订婚、结婚的周年，毕业、获得学位的周年以及其他值得纪念的日子。其中最突出的是结婚纪念日，这对于夫妻及其家庭都是个重要的日子，尤其是逢整数的日子。
新年贺卡和圣诞贺卡是最多见的贺卡。新年贺卡几乎是全世界都使用的贺卡。每逢新年来到，一张贺卡寄上我们对新的一年的祝福，会使人感到特别温馨，新年贺卡中镌印的文字不尽相同，这些文字往往是为适应不同的人而设置的。另外除新年之外，我们民族的传统节日——春节，也是寄贺卡表达情意的一个好时机。对于那些新年忘记或来不及寄贺卡的，春节时补上一张，既不失礼，也显得自然。圣诞卡原本也是新年贺卡的一种，在西方很流行，这些年在我国也时兴起来。它虽然与新年卡基本相同，但是祝福内容不同。
西方情人节有情人卡，这些年也逐渐在我国都市流行了起来，比起其他的卡来说，这种卡无论封面封底，都显得温情脉脉。由于这种卡的对象特殊，所以追求华丽、贵重。
（3）贺卡的选定礼仪。我们使用贺卡时，除了记住寄卡日期适时寄出外，还要精心挑选贺卡亲自题词。贺卡虽小，却满含情意，要依据不同的对象选择不同的贺卡。比如给朋友的贺年卡，要温馨一些，给长辈或老师的要古朴一些。从贺卡的外观到印在上面的文字，都要精心挑选，否则会适得其反。另外，无论印制的多么精美、华贵的贺卡也不能完全表达情意。这时，我们应该在贺卡适当的地方写上几句祝福或心语，哪怕只是几个字，都会顿时提高其情感的含量。
3、便条的礼仪。便条是日常交际的轻便通讯工具，包括便笺和留言条。与一般书信相仿，便条的使用范围很广泛，几乎不受限制。
（1）便笺，即便函，俗称便条，其书写要求和格式与一般书信大致相同。特点是文字简短，内容单一。便笺的内容，如果是告知对方某一日常生活事宜的，虽三言两语却情味隽永；若是就某一问题发表意见的，应有真知灼见，写得言简意深；如果拜托对方帮办某一具体事情的，宜礼貌周全、简洁明确。
（2）留言条礼仪。留言条，是一种临时性的书面留言，通常在访问未遇或在日常交往中未见对方而有事要告知对方时所书写的一种便条。
访谒不遇，是留言条用得较多的场合。在这种情形下，留言条一般应写明来访目的、未遇心情，以及希望、要求等。如果以前与对方没有交往，还需作自我介绍。临时想到一件事要告诉对方，或者临时有一活动希望对方参加，而对方恰恰暂时离开，这时也常常采用留言条通知的方式。
应该说，留言条上的内容，一般都比较简单，写起来也是开门见山。可以把要说的事情写在纸条上，也可以只把再联系的时间、地点、方法提出要求或建议，而不写具体事项。
如果是给从未见过面的人留条，应该比较郑重，可按一般书信的要求和格式书写。如果比较熟悉友好，那么，留言条的写法就有较大的自由性，可以活泼，可以简单，可以语言幽默些，惟以对方能够完全理解为原则。尤其关系密切的双方，往往有某种默契，更无须对留言条的写法以及遣词用语做严格的规范要求。
第七节 馈赠
中华民族素来重交情，古代就有“礼尚往来”之说。亲友和商务伙伴之间的正当馈赠是礼仪的体现，感情的物化。在正常的交际活动中，用以增进友情的合理、适度的赠礼与受礼时必要的。
一、馈赠礼品的标准
（一）情感性
馈赠礼品要重视其情感意义。礼品作为友好的象征物，其意义并不在礼品本身，而在于通过礼品所传达的友好情意，这是馈赠礼品的基本思想，所谓“千里送鹅毛，礼轻情义重。”情义是无价的，情义是无法用金钱来衡量的。“烽火连三月，家书抵万金。”同样说明“情”的价值，丝毫也不夸张。著名作家肖乾当年访问一位美籍华人朋友，特意捎去几颗生枣核。他深深知道：朋友身在异国他乡，年纪越大，思乡越切。送去几颗故乡故土的生枣核，让它在异国他乡生根、开花、结果。果然那位美籍朋友一见到那几颗生枣核，勾起了缕缕乡情，他把枣核托在手掌，仿佛他比珍珠玛瑙还贵重。因此选择礼品时，勿忘一个“情”字，应挑选价廉物美、具有一定纪念意义，或具有某些艺术价值，或为人受礼人所喜爱的小艺术品，如纪念品、书籍、画册等。
选择礼品的价值要“得体”。并非是价值与越昂贵的礼品所表达送礼者的情意越深厚。送礼要与受礼者的经济状况相适合，中国人历来有“礼尚往来”的习俗，若受礼者的经济能力有限，当接到一份过于贵重的礼品时，其心理负担一定会大于受礼时的喜悦，尤其当你有求于对方的时候，昂贵的后里会让人有以礼代贿的嫌疑，不但加中了对方接受这份礼品的心理压力，也失去了平衡交流的意义。
（二）独创性
送人礼品，与做其他许多事情一样，是最忌讳“老生常谈”、“千人一面”的。选择礼品，应当精心构思，匠心独运，富于创意，力求使之新、奇、特。这就是礼品的独创性。赠送具有独创性的礼品给人，往往可以令其耳目一新，既兴奋又感动，因为这等于是“特别的爱献给特别的你”。真是这样的话，赠送者在对方心目中往往也会因此“升值”。
（三） 时尚性
赠送礼品应折射时代风尚。当今人们追求生活的高尚品位，什么样的礼品够档次，多半取决于礼品是否符合时代风尚。改革开放以来，随着人们生活水准的提高和思想观念的转变，人们相互馈赠礼品也发生了质的变化和飞跃，从经济实用的物质型礼品向高雅、新潮的精神型礼品转化。“精神礼品”受青睐已成为当今人际交往中的一道亮丽的风景线。它包括：
智力型，如报纸、杂志、图书、各种教学录音带、电脑软件等；
娱乐型，如唱片、激光影碟、体育比赛门票、晚会展览会入场券等；
祝贺型，如鲜花、节日贺卡、各种礼仪电报等。
（四）适俗性
挑选礼品时，特别要在为交往不深或外地区人士和外国人挑选礼品时，应当有意识地使赠品与对方所在地的风俗习惯一致，在任何情况下，都要坚决避免把对方认为属于伤风败俗的物品作为礼品相赠，这样才表明尊重交往对象。如在我国大部分地区，老年人忌讳发音为“终”的钟，恋人们反感于发音为“散”的伞。阿拉伯地区严禁饮酒。在西方药品不宜送人。因此在涉外交往中，要根据不同国家、地区的习惯与个人的爱好做些必要的选择，赠礼问俗是我们不能忽视的，这也是一个重要标准。
1972年，尼克松总统准备访华，急于寻求能代表国家的礼物。美国保业姆公司闻讯后，趁此良机，向尼克松总统献上公司生产的一尊精致的天鹅群瓷器珍品，因为瓷器的英文China，也具有“中国”的意思，尼克松一见，大喜过望，于是把这尊具有双重意义而且具有很高艺术价值的瓷器珍品带到了中国。
二、馈赠礼品的场合
在社会交往中，人们在不同的场合下选送不同的礼品。
（一）表示谢意敬意
当我们接受他人或某个组织的帮助之后应当表示感谢。如某位医生妙手回春治愈你多年的顽症；某个组织为你排忧解难，等等，此时为表示改写和敬意，可考虑送锦旗，并将称颂之语书写在锦旗上。
（二）祝贺庆典活动
当友人和其他组织适逢庆典纪念之时，如某公司成立二十周年纪念，为表示祝贺，可送贺匾、书画或题词，即高雅别致又具有欣赏保存价值。
（三）公共关系礼品
开展公共关系活动中所送的礼品要与公共关系活动的目标一致，并且送礼的内容与送礼的组织形象是相符的。例如，上海大众汽车公司赠给客人的桑塔那车模型，上海大中华橡胶厂精心设计研制的轮胎外型的钢皮卷尺等。
（四）祝贺开张开业
社会组织开张开业之际，都是宣传自身、扩大影响的好机会，一般来讲，都是要借机大肆宣传一番的。因而适逢有关组织开张开业之际，应送上一份贺礼，以示主星和祝愿。一般选送鲜花贺蓝为多，在花篮的绸带上协商祝贺之语和赠送单位或个人的名称。
（五）适逢重大节日
春节、元旦等节庆日都是送礼的热季，组织可向公众、组织内部的员工等，适时地送上一份小小的礼物，对他们给予组织工作的关心和支持表示感谢，并希望继续得到他们的帮助。亲朋好友之间也可通过节日联络感情。此时也可选择适宜的礼品相赠。
（六）探视住院病人
公司的客人、员工生病或亲友患病住院，均应前去探视，并带上礼品。目前探视病人的礼品也不断地从“讲实惠”到“重情调”。以往送营养品、保健品，如今变为用多种水果包装起来的果蓝、一束束鲜花。有一位教授住院，学生送他一束鲜花，夹在鲜花中的依仗犹如名片大小的礼卡上，写着这样的话语：
尊敬的导师：
花香带来温馨的祝福，愿您静心养病，早日康复。
您的弟子赠。
字里行间，充满了关切之情和师生之意。
（七）应邀家中做客
我们经常会应邀到别人家中做客或者出席私人家宴。为了礼尚往来，出于礼貌，应带些小礼品。如土特产、小艺术品、纪念品、水果、以及鲜花等。有小孩的可送糖果、玩具之类。
（八）遭受不测事件
世上难有一帆风顺之事，一个家庭或组织遇上不测事件之时，及时地送上一份礼物表示关心，更能体现送礼者的情谊。比如：对方遇上火灾、地震等灾难，马上去函或去电表示慰问，也可送上钱款相助。
三、馈赠礼品的礼仪
（一）精心包装
送给他人礼品，尤其是在正式场合赠送于人的礼品，在相赠之前，一般都应当认真进行包装。可用专门的纸张包裹礼品或把礼品放入特制的盒子、瓶子里等。礼品包装就象穿了一件外衣，这样才能显得正式、高档，而且还会使受赠者感到自己倍受重视。
（二）表现大方
现场赠送礼品时，要神态大方自然，举止大方，表现适当。千万不要象做了“亏心事”，小里小气，手足无措。一般在与对方会面之后，将礼品赠送给对方，届时应起身站立，走近受赠者，双手将礼品递给对方。礼品通常应当递到对方手中，不宜放下后由对方自取。如礼品过大，可由他人帮助递交，但赠送者本人最好还是要参与其事，并援之以手。若同时向多人赠送礼品，最好先长辈后晚辈、先女士后男士、先上级后下级，按照次序，依次有条不紊地进行。
（三）认真说明
当面亲自赠送礼品时要辅以适当的、认真的说明。一是可以说明因何送礼，如若是生日礼物，可说“祝你生日快乐”；二是说明自己的态度，送礼时不要自我贬低，说什么“没有有准备，临时才买来的”，“没有什么好东西，凑合着用吧”，而应当实事求是地说明自己的态度，比如“这是我为你精心挑选的”、“相信你一定会喜欢”等；三是说明礼品的寓意，在送礼时，介绍礼品的寓意，多讲几句吉祥话，是必不可少的；四是说明礼品的用途，对较为新颖的礼品可以说明礼品的用途、用法。
四、接受馈赠的礼仪
（一）受礼坦然
一般情况下，对于对方真心赠送的礼物不能拒收，因此没完没了地说“受之有愧”、“我不能收下这样贵重的礼物”这类话是多余的，有时还会使人产生不愉快的感觉。即使礼物不称你心，也不能表露在脸上。接受礼物时要用双手，并说上几句感谢的话语。千万不要虚情假意，推推躲躲，反复推辞，硬逼对方留下自用；或是心口不一，嘴上说“不要，不要”，手却早早伸了过去。
（二）当面拆封
如果条件许可，在接受他人相赠的礼品后，应当尽可能地当着对方的面，将礼品包装当场拆封。这种做法在国际社会是非常普遍的。在启封时，动作要井然有序，舒缓得当，不要乱扯、乱撕。拆封后还不要忘记用适当的动作和语言，显示自己对礼品的欣赏之意，如将他人所送鲜花捧在身前闻闻花香，然后再插入花瓶，并置放在醒目之处。
（三）拒礼有方
有时候，出于种种原因，不能接受他人相赠的礼品。在拒绝时，要讲究方式、方法，处处依礼而行，要给对方留有退路，使其有台阶可下，切忌令人难堪。可以使用委婉的、不失礼貌的语言，向赠送者暗示自己难以接受对方的好意，如当对方向自己赠送一部手机时，可以告之：“我已经有一台了。”；可以直截了当向赠送者说明自己之所以难以接受礼品的原因。在公务交往中，拒绝礼品时此法最为适用，如拒绝他人所赠的大额贵重礼品时，可以说：“依照有关规定，你送我的这件东西，必须登记上缴。”
五、赠花的礼仪
鲜花是美好、吉祥、友谊和幸福的象征。我国早在汉代就有“折柳送别话依依”的诗句，可见在当时已有交际赠花之习俗。当今社交中无论是欢迎、送别、婚寿庆祝，还是节庆、开业、慰问、吊唁及国际交往中，人们经常赠之以鲜花，言志明心。但由于各地风俗习惯不同，花的含义也不同，送花时必须注意得体，要做到以下几点。
（一）了解“花卉语”
当我们用花为媒来传递友谊时，要注意运用正确的“花卉语”，以免出现尴尬。以下是几种常见的花卉的寓意：
荷花——纯洁、淡泊和无邪
月季——幸福、光荣、美常新
红玫瑰——爱情
白菊——真实
百合——圣洁、幸福、百年好合
野百合——幸福即将来临
红罂粟——安慰、慰籍
红蔷薇——求爱、爱情
杜鹃——节制、盼望
康乃馨——健康长寿
红茶花——天生丽质
山茶花——美好的品德
勿忘草——永志不忘、真挚和贞操
菊花——长寿高洁
万年青——友谊
兰花——优雅
剑兰——步步高升
松柏——坚强
橄榄枝——和平
梅花——刚毅、坚贞不屈
竹子——正直
文竹——祝贺长寿
常春藤——结婚、白头偕老
水仙——尊敬、自尊
橄榄枝——和平
牡丹——拘谨、害羞
红茶花——质朴、美德
牵牛花——爱情
紫丁香——初恋
野丁香——谦逊、美好
黄郁金香——爱的绝望
红郁金香——宣布爱恋
蓝色郁金香——诚实
樱花——心灵的美
并蒂莲——夫妻恩爱
万年青——长寿、友谊长存
红豆——相思
兰花——热情
仙人掌——热心
竹子——正直、虚心
美人蕉——坚实
……
在不同的国家和地区，同一种花也许会有不同的寓意，如在一些国家，菊花和康乃馨被认为是厄运的象征。垂柳在美国表示“悲哀”，但在法国，柳则是“仁勇”的象征。实际上，同一种类型的花卉，因其不同的颜色，也有不同甚至截然相反的意思。如红色的郁金香是“爱的表示”，兰色的郁金香象征“诚实”，而黄色的郁金香则象征“无望的恋爱”。因此要恰当运用好“花卉语”。
（二）不同场合的赠花
向恋人赠玫瑰花的花语是“我真心爱你”，蔷薇花象征“我向你求爱，小天使”，桂花表示“我挚意爱你”，这类花卉赠之恋人，可收心有灵犀一点通之功。若将这类花卉赠之其他对象，则会交际不成，反而引火烧身。
婚礼赠花可以送一束美丽鲜艳的由红玫瑰、吉祥草、文竹灯花组成的花束。红玫瑰象征爱情美好；吉祥草祝朋友吉祥如意、生活美满；文竹绿叶葱葱，祝朋友爱情永葆青春。此外并蒂莲表示“恩爱如初，幸福长存”，百合花象征“百年好合”，他们及红色郁金香等花都是婚礼的理想花卉。
慰问病人，送一束黄月季，表示“早日康复”，一束芝兰，象征“正气清运，贵体早康”，或送一束松、柏、梅花，以鼓励他与病魔做斗争“坚贞不屈”，“胜利属于你”。
庆贺生日赠花，年轻一点的可送其火红的石榴花、鲜红的月季花、美丽的象牙花，祝其前程如火样红烈，青春如红花鲜艳等。对年老者，赠之以万年青、寿星草、龟背竹等，以示祝福老人健康长寿，快乐幸福。
（三）赠花的注意事项
正式场合，如组织开张、纪念、庆典等，大多可送花篮；迎宾、欢送、演出中送给演员，大多送花环、花束；宴请、招待会等送胸花；才家追悼会时送花圈以示哀悼。
送花一般不能送单一的白色花，因为会被人认为不吉利；送玫瑰花时应送单数，不要送双数，但12除外，不要将红玫瑰送给未成年的小姑娘，不要将浓香型的鲜花送给病人。
送一束花时最好用彩色透明纸将花包装好，再系一根与鲜花颜色相匹配的彩带，这样既便于携带，又使花显得更漂亮。
第八节 旅行
随着人们生活水平的提高，平时和假日的旅行增多了，改革开放以来，特别是加入世界贸易组织以后，因公因私在国内或海外旅行的机会也增多了，所以掌握旅行的相关礼仪知识，不断培养自觉遵守旅行礼仪的习惯是十分重要的。
一、旅行的装备
下面是一些旅行行家的建议，告诉我们如何精心装备自己，使旅行愉快。
（一）旅行装备的原则
总的来说，旅行装备应遵循三个原则：一是精简原则。合理选择旅行服装是旅行轻松愉快的前提。外出旅行不需要太多的衣饰，即使您要保持一贯的风格和形象，也应只备用得着的衣饰。否则，去时一大箱行李，回来时又添几件行李，好不辛苦。
二是美观原则。注重组合系列化、多样化及时装化，体现前所未有的服饰审美要求和消费观念，注重美观及情趣是旅行服饰的新特色。有了这种全新观念，您就可以在衣橱中找出相对漂亮方便的衣饰作为旅行装束了。
三是舒适方便原则。旅行服饰要注意面料的舒适性。一般说，丝棉麻这些天然纤维，透气滑爽，适于在夏天及长途旅行中贴身穿着。外衣面料则应以混纺人造纤维及合成布等不易皱、弹性佳，牢度强且洗涤方便的面料为主。
（二）不同旅行目的装备
通常旅行可分为两种，结合工作目的的旅行和纯粹的度假旅游。旅行目的不同，装备也不一样。
工作性质的旅行您要多带正式感强的衣服。您如果有很多应酬场合，就必须带足应付各种场合的服装，同时又不杂乱和累赘。比如两件职业女装对于商务谈判和业务沟通很必要。您可以给这次旅行定一个主色调，如蓝色系列，再稍带点粉红和黑色的服饰，这样就可以搭配出统一风格的形象来。
如果您每天要见的是不同的人，就可以放心大胆地穿同一套您最得意的衣服，而不必要每天都换装，这样就相当轻松和简单了。
正式的酒会服装必须带一套，因为现在相当多的生意或公事是在酒会、晚宴等场合敲定的。所以，晚礼服及相应的首饰、内衣、鞋、包应备齐。
专为度假休息的旅行装相对比较随意。一般应根据地形、气候、时间长短、行程特点来挑选服饰。度假是为了解除平时的疲劳而舒展身心的，行李越轻越好。要选那些可叠得很小的轻软的衣物，如T恤、休闲裤、丝衬衣等。
春秋两季出游可带些天然质料的内衣、短风衣、毛衣、茄克和T恤衫及运动装的外衣；夏季旅行，丝麻衬衫、方便搭配的T恤、裙子、长短裤等宽爽适合体，可帮您度过一个湿热多汗的旅程；冬天旅行可带组合配套的羽绒装或皮衣裤，保暖又方便。
行李箱也是旅行中的重要配件，传统的硬面皮箱虽然笨重些，但固定性好，衣物及其他重要物品不易受损，如果是短时间的公事旅行，可选择这类行李箱。现时流行一种容量大而软的行囊，以鲜艳夺目的尼龙防水面料拼接而成，有圆角的长方形、圆筒形等，轻捷方便，不同的隔层可有多种用途，亮丽的色彩平添旅行情趣，特别适合休闲旅行时使用。
(三)化妆品及其它细节
千万别指望飞机或旅馆中提供化妆品。出门旅行，依旧保持在您所熟悉的化妆品环境中，会使您更从容舒适，尤其对于有工作目的的旅行。旅行前把头发修剪到方便梳洗的长度，再把所有要用的化妆品清点进小包里，如夏天的防晒品，冬季的护肤霜以及化装盒。还可带上方便的洁面巾，以便在旅行中及时净面。
在飞机上多喝些淡盐水，会令皮肤保湿、眼神清澈，如果您是出差，会令来接机的同行感到您精力充沛、神采飞扬。另外，下了飞机可立即去做一次面膜，帮助脸上肌肤恢复光泽。
二、步行的礼仪
无论外出到什么地方，借助何种交通工具，都离不开步行。在公共场所无处不在的步行，更能体现一个人的礼貌修养程度。
（一）注意安全
遵守交通规则是步行安全的重要保障。城市的交通法规对行人和各种车辆的行驶均有严格的规定，人人都应自觉遵守。穿越马路时，一定要从人行横线处走过去，并注意红灯停、绿灯行，不可随意穿越，不可低头猛跑，更不可翻越栏杆，要注意避让来往车辆，确保安全。在有信号指示或交通警察指挥的地方，一定要遵守信号和听从指挥。
（二）行路文明
在行走之时，走路的姿势要端庄，不要弓腰、低头，不要东张西望，不要摇头晃膀，也不要哼着小调或吹着口哨。两人走路时不要勾肩搭背。多人走路时不要依仗人多而无所顾忌，高声说笑或横占半个马路而影响他人行走，应自觉排成单队或双队。男女同行时，通常男子应走在女子的左侧，需要调换位置时，男子应从女士背后绕过，不要胳膊相挽而行，不要亲热得拥在一起行走。当一个男子与两个以上的女子结伴而行时，男子不应走在女士的中间，而应走在女士们的外侧。在街上遇到熟人不可话说个没完，交谈时不要站在马路中央，影响他人通行。如果遇到的是异性，更不要长时间交谈，确需长谈，应另约地点。在拥挤狭窄的路上行走，应自觉礼让，特别对年长者、妇女、患病体弱者一定要主动让路。
行走时以中速为宜，非常情况下不要猛跑。如果不小心碰到别人或踩了别人的脚，要主动向对方道声“对不起”，即使对方态度不好，也不要与对方发生口角。别人撞了自己或踩了自己的脚，应大度宽容，对主动道歉者说声“没关系”，不可以口出怨言，斥责对方。如果遇到残疾人不仅要主动让路，必要时还要主动上前搀扶一把，绝不可与其抢道，更不能以强欺弱，无视公德。行路时要维护马路卫生，不要边走边吃东西，更不要把瓜果皮核往马路上扔，应自觉地扔到马路边上的果皮箱里。
（三）问路礼貌
需要问路时，首先，应选择合适的对象，最好不要去问正在急于行走的人或正在与人交谈的人以及正忙碌的人。如果民警正在指挥车辆，也应尽量不去打扰。可以另找那些不很忙，或比较悠闲的人进行打听。其次，问路时要礼貌地称呼对方，可根据对方年龄、性别和当地的习惯来称呼，绝不能用“喂”、“哎”等一些不礼貌的语气呼叫对方。最后当别人给予回答后，要诚恳地表示感谢，若对方一时答不上你的提问，也应礼貌地说声“再见”。
三、乘车礼仪
以步代车讲究效率，是现代社会的一个显著特点。由于乘坐车辆类型不同，其注意事项也有差异。
（一）乘坐公共汽车礼仪
公共汽车是城乡主要交通工具，同时又是公共场所之一。大多数市民，尤其是朝九晚五的上班族及学生，几乎天天都需要搭乘公共汽车等大众运输工具，别小看这小小的车厢，方寸之间应对进退的礼貌却大有学问，有的人可能因为一早搭公共汽车就惹了一肚子的气，使得一整天的情绪低落，实在没有必要。其实，只要掌握礼让、无我的原则，做一个快乐的乘车族是不难的。
1、按顺序上下车。车到站时，要先下后上，自觉排队，不要拥挤。一般情况下，“男女有别，长幼有序”应是一种公众准则。遇有残疾及行动不便者，应主动给予帮助。绝不可凭借自己身强力壮，车尚未停稳便推开众人往上挤，这样不仅显得十分野蛮而且极不道德。
2、注意文明细节。上车后应主动买票、打卡、投币或出示月票。上车后应尽量往里走，不要堵在车门口。一般情况下，一上公共汽车，如果车上仍有很多座位，应该避免坐老弱妇孺专座，如果大家都就坐，只剩下老弱妇孺专座，那么暂且坐下无妨，但在下一站若有老弱妇孺上车，第一个必须起立让座的是这个座位上的乘客，这是无庸置疑的。因为搭乘公共汽车几乎是大部分市民生活的一部分，所以，即使是小小的礼貌细节，都可能会影响他人，引起不悦。诸如，在车上大声聊天、谈论别人的隐私；放任幼儿在车上啼哭、嬉戏，妨碍同车者的情绪，甚至影响司机开车的注意力；在车厢内吸烟、随地吐痰、乱扔废弃物等。人人应该争做净化乘车环境的使者。
3、提前做下车准备。车到站以前，应提前做好下车准备。如果自己不靠近车门，应先礼貌地询问前面的乘客是否下车，如前面的乘客不下车，要设法与其调换一下位置。
（二）乘坐火车礼仪
火车是重要的交通工具之一。良好的乘车环境需要大家共同努力，因此在乘车过程中，要讲文明、懂礼貌，多一分宽容，多一分礼让，这样，不仅能减少许多不必要的麻烦，还能保持良好的心情，减轻旅途疲劳。
1、讲究候车规则。乘客在候车时，要爱护候车室的公共设施，不大声喧哗，携带的物品要放在座位下方或前部，不抢占座位或多占座位，更不要躺在座位上使别人无法休息。要保持候车室的卫生，瓜果皮核等废气物要主动扔到果皮箱里， 不要随手乱扔，不随地吐痰。检票时自觉排队，不乱拥乱挤，有秩序上下车。
2、维护车厢秩序。要有秩序进入车厢并按要求放好行李，行李应放在行李架上，不应放在过道上或小桌子上。放、取行李时应先脱掉鞋子后站到座位上，以免踩脏别人的座位。自己的行李要摆放整齐，尽量不压在别人的行李上，如果实在不行，也应征得别人的同意。不在车厢内吸烟，不随地吐痰，乱扔废物。不在车厢内大声说话。到达目的地后，拿好自己的物品有礼貌地与邻座旅客道别，有序下车，不要抢道拥挤。
3、注意礼貌交谈。长途旅行，与邻座的旅客有较长的时间相处，有兴趣时可以共同探讨一些彼此都乐于交谈的话题。但应注意交谈礼貌：交谈前应看清对象，与不喜欢交谈的人谈话是不明智的，和正在思考问题的人谈话也是失礼的。即使与旅伴谈得很投机，也不要没完没了，看到对方有倦意就应立刻停止谈话。注意谈话中不要问对方的姓名、住址及家庭情况，这些不是火车上的好的交谈话题。
（三）乘坐轿车礼仪
在交际中，乘座轿车已成为了大家日常生活的一个组成部分。在乘座轿车时应注意如下礼仪：
1、讲究上下车顺序。同女士、长者、上司或嘉宾乘双排座轿车时，应先主动打开车后排的右侧车门，请女士、长者、上司或嘉宾在右座上就座，然后把车门关上，自己再从车后绕到左侧打开车门，在左座坐下。到达目的地后，若无专人负责开启车门，则自己应先从左侧门下车后绕到右侧门，把车门打开，请女士、长者、上司或嘉宾下车。
2、注意车上谈吐举止。在轿车行驶过程中，乘车人之间可以适当交谈，但不宜过多与司机交谈，以免司机分神。话题一般不要谈及车祸、劫车、凶杀、死亡等使人晦气的事情，也不要谈论隐私性内容以及一些敏感且有争议的话题，可以讲一些沿途景观、风土人情或畅叙友情等能够使大家高兴的事，使大家的旅行轻松愉快。举止要文明，不要在车内吸烟，因为车内相对封闭容易使空气浑浊。不要在车内脱鞋赤脚，女士不要在车内化装。不要在车内乱吃东西、喝饮料，不要在车内吐痰或向车外吐痰，更不要通过车窗向车外扔东西，这是有损形象和社会公德的。
3、亲自架车的礼仪。如果亲自架车，应自觉遵守交通规则，文明开车，表现出良好的架车风度。要注意礼让、考虑别人，要了解各路段的时速限制，注意路上的交通标志，集中精力、谨慎驾驶。要遵守交通信号，不抢行，不乱按喇叭。下雨天开车，要尽量慢行，尽量避开水坑，以免使污水溅到行人身上。道路拥挤或车辆堵塞时，应自觉循序而进或耐心等待，不可随意超车堵道。在快、慢车道分明的公路上行车，应根据自己的情况合理选择，既不要在快车道上开“蜗牛车”，也不要在慢车道上开“飞车”，不要来回频繁变换车道，影响后面车辆行驶。夜晚开车时要适时变换远近灯光，绝不可一直用远光直射对方。需要停车，应到允许停放的地方停放，停车不档车道及出入口。车内的废弃物等，不能往车外扔，要放在一起，到达目的地时集中处理。
（四）乘电梯礼仪
在现代社会中，电梯是人们用来缩短距离与提高工作效率的工具。乘电梯的礼仪包括：
等电梯时，要主动面带微笑颔首问安；进电梯时不争先恐后；要尽量能够避免近靠他人和背对他人，在电梯内正确的站法是，先进电梯要靠墙而站，不要以自己的背对着别人，可站成“n”字形，看到双手抱满东西的人，可代为按钮。
与长辈、上司、女士同行，应礼让他们先进，代他们按下欲往的楼层。值得一提的是，如果你与女士同行，他人礼让，并不表示也礼让你，要避免大大咧咧地率先而行。
有人按着电梯开门钮对他人交代事情，偶尔为之可以理解，但一定要简单明了，事后记得向电梯内其他人道歉，如果一时不清楚，不如搭下一班电梯，以免耽误他人时间。
四、乘飞机礼仪
飞机是目前世界上最快捷的交通工具，具有速度快、时间短、乘坐舒适等特点，很适合人们的旅行。由于空中旅行与地面旅行有很多差异，必须注意以下礼仪：
（一）登机前的礼仪
乘坐飞机要求提前一段时间去机场。国内航班要求提前半小时到达，而国际航班需要提前一小时到达，以便留出托运行李，检查机票、身份证和其他旅行证件的时间。大多数机场的登记行李和检查制度效率很高，等待时间很短。但有时飞机起飞时间快到了，而你却排在长长的人龙后面，这会使你心生焦虑。一方面这时要注意礼节，耐心等候。另一方面也是提醒你以后要提前去机场。
乘飞机的很需要尽可能轻便。手提行李一般不超过5公斤，其它能托运的行李要随机托运。在国际航班上，对行李重量有严格限制。经济舱的旅客可携带44磅左右，头等舱的旅客可携带66磅。如果多带行李，则超重的部分每磅按一定的比价收钱。随机托运行李时尽可能将几个小件行李集中放在一个大袋中，这样可以节省时间，又避免遗失。为了避免在安全检查中耽搁时间或出现不快，应将带有金属的物品装在托运的行李中。为了在国外开会时有一套整洁、挺括的衣服，大多数大型飞机上，还可以携带装衣服的挂袋，如西装挂袋，你可请空中乘务员将挂袋挂在专门的柜子里。随机托运行李的件数、样式要记清，以便抵达时认领。
乘坐飞机前要取到登机卡。有的航班在你买机票时就为你预留了座位，同时发给你登机卡。大多数航班都是在登记行李时由工作人员为你选择座位卡。登机卡应在候机室和登机时出示。如果你没有提前买机票或未订到座位，需在大厅的机票柜台买票登记，等候空余座位时必须耐心等待，直到持票旅客全部登记后，再按到达柜台的先后得到照顾。
领取登机卡后，乘客要通过安全检查门。乘客应先将有效证件（如身份证、军官证、警官证、护照、台胞回乡证等）、机票、登记卡交安检人员查验，放行后通过安检门时需将电话、传呼机、钥匙和小刀等金属物品放入指定位置，手提行李放入传送带。乘客通过安检门后，注意将有效证件、机票收好以免遗失，只持登机卡进入候机室等待。
上下飞机时，均有空中小姐站立在机舱门口迎送乘客。她们会向每一位通过舱门的乘客热情地问候。此时，作为乘客应有礼貌地点头致意或问好。
（二）登机后的礼仪
登机后，乘客要根据飞机上座位的标号按秩序对号入座。飞机座位分为两个主要等级，也就是头等舱和经济舱。经济舱的座位设在靠中间的到机尾的地方，占机身的3/4空间或更多一些，座位安排较紧；头等舱的座位设在靠机头部分，服务较经济舱好，但票价较高。所以登机后购买经济舱票的人不要因头等舱人员稀少就抢坐头等舱的空位。找到自己的座位后，要将随身携带的物品放在座位头顶的行李箱内，较贵重的东西放在座位下面，自己管好，注意不要在过道上停留太久以影响其他人。
飞机起飞前，乘务员通常给旅客示范表演如何使用降落伞和氧气面具等，以防意外。当飞机起飞和降落时要系好安全带。在飞机上要遵守“请勿吸烟”的信号，同时禁示使用移动电话、AM/FM收音机、便携式电脑、游戏机等。
飞机起飞后，乘客可看书报或与同座交谈。如你愿意交谈，可以“今天飞行的天气真好”等开场折来试探同座是否愿意交谈，在谈话中不必互通姓名，只是一般谈谈而已。如你不愿交谈，对开话头的人只需“嗯哼”表示，或解释“我很疲倦”。飞机上的座椅可调整，但应考虑前后座位的人，不要突然放下座椅靠背、或突然推回原位，或跷起二郎腿摇摆颤动，都会引起他人的反感。
在飞机上使用盥洗室和卫生间的规则与其他交通工具上的相同。要注意按次序等候，注意保持其清洁。同时不要在供应饮食时到厕所去因为有餐车放在通道中，其他人无法穿过。如果晕机，可想办法分散注意力，如若呕吐，要吐在清洁袋内，如有问题，可打开头顶上放的呼唤信号，求得乘务员的帮助。
（三）停机后的礼仪]
停机后，乘客要带好随身携带的物品，按次序下飞机，不要抢先出门。
国际航班上下飞机要办理入境手续，通过海关便可凭行李卡认领托运行李。许多国际机场都有传送带设备，也有手推车以方便搬运行李。还有机场行李搬运员可协助乘客。在机场除了机场行李搬运员要给小费外，其他人不给小费。
下飞机后，如一时找不到自己的行李，可通过机场行李管理人员查寻，并可填写申报单交航空公司。如果行李确实丢失，航空公司会照章赔偿的。
五、乘客轮的礼仪
人们出差、旅行经过江河湖海需乘坐客轮，有时观光游览还可乘坐专门的游览船或游艇。乘坐客轮较飞机、火车活动空间大，因而更舒适、自由。然而乘客轮时人人都讲礼仪，才能使旅行更舒畅。
客轮的舱位是分等级的。我国的客轮舱位一般分特等舱、一等舱、二等舱、三等舱、四等舱、五等舱等几种。客轮实行提前售票，每人一个铺位，游船也实行对号入座。因船上的扶梯较陡，所以上下船大家应互相谦让，并照顾老年者、小孩和女士。
乘客轮时要注意安全，风浪大时要防止摔倒；到甲板上要小心；带孩子的乘客要看住自己的孩子；吸烟的乘客要避免火灾；不要在船头挥动丝巾或晚上拿手电乱晃，以免被其他船误认打旗语或灯光信号。
船上的服务设施齐全，有餐厅、阅览室、娱乐室、歌舞厅和录像厅等可供就餐或消闲，也可以去甲板散步，享受浪漫的诗情画意。如邀请其他乘客一起娱乐，一定要两相情愿，不可强求。若房中其他乘客出门，也不要好奇去翻动同房乘客的物品。
乘船时要注意小节。如不要在船上四外追逐，忘乎所以；不要在甲板上将收录机放到很大声；不要在客房大吵大嚷；晕船呕吐去卫生间；遇上景点拍照不要挤抢等。另外要注意船上的忌讳，如不要谈及翻船、撞船之类的话题，不要在吃鱼时说：“翻过来”或说：“翻了”、沉了“之类的语言。
六、住店礼仪
客房是客人临时之家，是为客人提供休息的场所。在我国，客人的入住一般须出示居民身份证等有效证件，然后办理住宿登记等手续。在一些发达国家，大都是先预订房间，到达后，只要说出自己的姓名，然后在登记册上签名即可。根据工作需要，旅行人员亦可在房间办公、举行小型会议、洽谈业务或会友。不论将客房作为休息场所还是临时办公地点，掌握入住基本规定，对自己、对工作都是十分有益的。
（一）内外有别
因为旅店既是休息的地方，又是工作的地方，所以，室内着装可相对随便些。但是如果约好客人在下榻饭店的客厅或自己的房间洽谈业务，则要仪表端庄，注意自己的职业形象，同时亦应遵守前面提到的待客礼仪和日常礼仪。为客人准备好相关的茶水和饮料。
（二）文明入住
住店要处处体现文明。关房门时注意用力轻一些。深夜回来，如需洗澡，注意动作要轻一些，避免打扰到隔壁邻居，如可能最好等第二天早晨再洗。如果与别人合住，应该注意出门时随手将门关上，不要在房间里喧哗，以免影响他人休息。休息的时候可以按上“请勿打扰”的标志灯，或在门外挂上“请勿打扰”牌子。到别的房间找人，应该敲门，经主人许可再进入，不要擅自闯入。
（三）安全第一
入住宾馆，进入客房后应先阅读房间门后消防逃生路线图，熟悉所在房间的位置和逃生楼梯的方位。之后，要查看一下窗户和侧门是否锁好。如果饭店员工无法将侧门锁好，可以要求换一个房间。旅行期间，只要可能就要将你所带来的贵重物品随身携带。不要把钱或贵重物品留在房间里，要把珠宝、照相机、文件等都锁在饭店的保险箱里。进入饭店房间后，离开房间时，为了安全起见，如果条件允许，你可以让电视机开着。呆在房间里的时候，把门关好并上好锁。除非你在等人，否则不要开着门；开门前要先问一声，或从窥孔那儿查看一下来人是谁。如果对方宣称自己是饭店员工，或者你有其它考虑，可以给前台打电话进行核实。晚上睡觉前，应将防撬链扣好挂好。房门钥匙要随身携带。不要当众展示你的钥匙，也不要把它放在饭馆的餐桌上、健身房里或者其它容易丢失的地方。门厅的灯可以亮着，可以开夜灯睡觉，或者开着洗手间的灯睡觉，以便让自己感到安全，或者遇到紧急的情况，可以照亮。
（四）爱护设施
宾馆客房内备有供旅客生活使用的各种物品，如桌、椅、灯具、电视、空调以及洗刷和卫生洁具、浴具等设施，使用时应予以爱护，不许用力拧、砸、敲。如不慎损坏应主动赔偿，故意破坏房内物品或损坏了物品不声不响，甚至把房内的不属于自己的东西随意拿走等都是违背社会公德的不文明行为。
（五）保持卫生
在客房内衣物和鞋袜不要乱扔乱放。废弃物应投入垃圾桶内，也可放到茶几上让服务员来收拾，千万不要扔进马桶里，以免堵塞影响使用。吸烟者不要乱弹烟灰、乱抛烟头，以免烧坏地毯或家具，甚至引起火灾。出门擦鞋应用擦鞋器，用枕巾、床单擦鞋是不道德的行为。
