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金字塔原理_

_4 芭芭拉·明托 (美)
当考虑在下一结构层次上如何表述时,必须保证你的表述能够回答在其上一个结构层次
的表述所引起的疑问,同时还必须保证表述符合逻辑。也就是说,表述必须具有明确的归纳
或演绎关系,但不可同时既具有归纳关系、又具有演绎关系。在组织思想时,归纳和演绎是
仅有的两种可能的逻辑关系。
演绎性思想组合是由几项承前启后的论述组成的。也就是说,第一个思想是对当今世界
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上的某种现象的表述;第二个思想是对该句子的主语或谓语进行的表述;第三个思想则说明
了以上两种表述同时在世界上存在时所具有的隐含意义。因此,演绎性思想组合具有以下形
式:
★ 所有的人都会死。
★ 苏格拉底是一个人。
★ 因此苏格拉底会死。
你需要概括演绎性思想组中的论述,以提高一个抽象层次。你的概括主要基于最后一个
表述: "因为苏格拉底是一个人,所以苏格拉底会死。
归纳性思想组中的思想仅仅因为你能够用同一个复数名词(支持的原因、反对的原因、
步骤、问题,等等)表示它们而互相关联。归纳论述方式的形式是:
★ 法国坦克已抵达波兰边境。
★ 德国坦克已抵达波兰边境。
★ 俄国坦克已抵达波兰边境。
为了提高一个抽象层次,你需要判断以上句子的共同点(即:都是针对波兰的战争行为),
并得出一个推论。你的推论可能是"波兰将受到坦克入侵"或类似的思想。
如果你选择以演绎法回答由某个思想引起的疑问,你就必须进行三段论式的论述。其中,
第二个思想是对第一个思想的主语或谓语作出的表述,而第三个思想则从以上两个思想中得
出推论。如果你选择以归纳法回答由某个思想引起的疑问,你就必须保证该组思想在逻辑上
具有共同点,并且可以由一个复数名词表示。
了解了以上知识后,现在你已经可以随时从某一思想开始构建你的金字塔结构,并在需
要时加入其他思想(向上、向下或横向)。但是,在你着手构建自己的金字塔结构之前,还需
要了解一件事,这就是你的文章需要回答的初始问题(即读者将提出的第一个疑问)。你可以
通过讲故事式的序言确定初始问题。
序言结构
此前,我们已经了解到,金字塔结构可以使你同读者不断地进行疑问/回答式的对话。
但是,除非引发这种疑问/回答式对话的句子与读者具有关联,否则这种疑问/回答式对话也
无法吸引读者的注意力。保证出现这一关联的惟一办法,就是使这个句子直接回答你发现的
业已存在于读者头脑中的某一问题。
虽然此前我还说过,写作的主要目的是告诉别人他们不知道的信息。但是,读者只有在
需要了解问题的答案时才会去找答案;如果读者没有这种需要,就不会提出任何疑问;反之
亦然。
"
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因此,为了保证你的文章能够引起读者的注意,你必须使其能够回答读者头脑中业已存
在的某个问题,或者是读者对周围发生的事情进行短暂的思考后可能会提出的问题。文章的
序言部分可以通过追溯问题的起源和发展来确定这一问题。
问题的起源和发展必然以讲故事的形式出现,因此也应当按照典型的讲故事模式发展。
就是说,开头应向读者说明"情境(Situation)"的时间和地点。在这一"情境"中应当发生
了某件事情称为"冲突(Complication)" ,使读者提出(或将使读者提出)你的文章中将要回答
(Answer)的"疑问(Question)"。
这种典型的讲故事式讲解——情境、冲突、疑问、回答——能够使你确保在引导读者了
解你的思维过程之前,你和读者是"站在同一地点" 。这种模式还能够使你明确地将思想的
重点放在文章的最前端。这也是判断你是否以最直接的方式传递正确信息的一种办法。
为了说明以上观点,请看下面这段商业报告中常见的序言部分:
本备忘录的目的是为了进一步思考和讨论以下问题而收集观点:
1.董事会的组成及其最适宜的人数
2.董事会和执行委员会的一般作用、具体职责及相互关系
3.使外部董事会成员成为有效的参与者
4.董事会成员的选举和任期的有关规则
5.就董事会和执行委员会的运作,公司可采取的其他方式。
请注意,当作者以讲故事的模式撰写备忘录的序言部分时,读者理解该备忘录的目的
和信息将会变得容易许多:
10 月份新建的机构 管理该机构两个部门的所有日常事务的全部权力和责任,这些原
本都完全由两个部门的经理负责。这一举措 董事会从琐事中解脱出来,全力处理董事会独
有的决策和规划等宏观事务。
是,因为董事会长期深陷于处理短期运营问题,现在无法有效地 工作重心转移到
长期战略发展上。因此,董事会必须考虑实现工作重心转移需要进行的变革。具体地说,我
们认为董事会应当考虑如下变革:
★ 日常运营事务交由执行委员会处理
★ 扩大董事会编制,吸纳外部董事参与
★ 建立规范内部运作的政策和程序。
总之,序言部分以讲故事的形式向读者说明,你已经了解或预计将了解的你正在讨论
的主题的一些信息,从而使读者想起他本人的、本篇文章也将要对之进行回答的问题。讲故
事式的序言部分说明了发生"冲突"的"情境",以及"冲突"引发的"疑问" ,而这个"疑
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问"正是你的文章将要"回答"的。一旦你提出了对该"疑问"的"回答"(即位于文章金
字塔结构顶端的思想),就会使读者产生新的疑问,于是你也就要在文章结构的下一层次上
对新的疑问予以回答。
这三种子结构(即纵向的疑问/回答式对话、横向的演绎或归纳逻辑、讲故事式的序言
结构)能够帮助你找到构建金字塔所需的思想。了解了纵向关系,你就可以确定某一层次上
的思想组必须表达哪种信息(即:必须回答针对上一层次思想提出的疑问)。了解了横向关系,
你就可以判断,你组织在一起的思想是否以符合逻辑的方式表达了这种信息(即:是否 于
正确的归纳或演绎论述)。更重要的是,了解读者最早提出的问题,将确保你组织起来的思
想与读者有关联(即:文章中的思想有助于回答读者的初始问题)。
现在你一定希望以一种有序的方式应用以上规则。第三章将告诉你如何做到这一点。
第三章 如何构建金字塔结构
当你坐下来开始写作时,你常会遇到这样的情况:你只是大致知道要写什么,但并不清
楚你具体想表达什么以及如何表达。即使你知道你最终表达出的思想必定会组成一个金字塔
结构,你仍然会怀有这种不确定感。
但是, 际上你对将要完成的"成品"已经了解得很多。首先,你知道在你的文章的金
字塔结构顶端将有一个包括主语和谓语的句子。其次,你知道这个句子的主语就是文章的主
题。
此外,你还知道这个句子是对读者头脑中业已存在的某个问题的回答。当在(读者所了
解的)某个"情境"中发生了(读者所了解的)某种"冲突" ,就会引发读者的"疑问" ,而回答
这个"疑问"就是你要写作的动 。你可能还大致知道将要表达的一些要点。
这些对你来说已经不少了。你可以利用你知道的这些知识自上而下或自下而上地构建文
章的金字塔结构。自上而下的方法通常比自下而上的方法容易一些,因此应当首先尝试使用
自上而下的方法。
自上而下法
自上而下地构建金字塔结构通常较容易一些,因为你开始思考的是你最容易确定的事
情,即文章的主题,以及读者对该主题的了解情况(你将在文章的序言部分使读者重温其了
解的情况)。
但是,你还不能现在就坐下来,开始写序言部分。你应当先利用序言部分的结构,将头
脑中的正确观点逐个理出来。为了做到这一点,我建议你遵循图 3—1 中的流程。具体说明
如下:
1.画出主题方框
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这个方框就是你的文章的金字塔结构最顶部的方框。在方框中写出你将要讨论的主题,
当然前提是你知道要讨论什么主题,否则请跳到步骤二。
2.确定主要问题
确定文章的读者。你的文章将针对什么对象?你希望文章写完后能够回答读者头脑中关
于该主题的什么问题?如果你确定了主要问题,请写出来,否则跳到步骤四。
3.写出对该问题的回答
如果尚不清楚,请注明你有能力回答该问题。
在最顶部方框填入
1、你准备讨论的主题。
2、你准备回答的读者头脑中已
存在的关于该主题的问题。
S=4
C=5
Q=2
6 新问题
7
3、对其的回答
将回答与序言部分对照
4、列出"情境"
5、列出"冲突"
2、以上问题及回答是否仍成
立。
确定关键句
6、以上回答会引起的新问题。
7、确定以演绎法或归纳法回答
新问题。
7、如采用归纳法,需确定可用
于概括的复数名词。
组织支持以上观点的思想
8、在此层次上重复以上的疑问
/回答式对话过程。
8
图 3—1 金字塔结构中互相制约的各因素
4.说明"情境"
你需要证明,现阶段你能够作出关于该主要问题和回答的最清晰表述。具体做法是:将要
讨论的主题同"情境"结合起来,作出关于该主题的第一个不会引起争议的表述。首先,关
于该主题的什么表述肯定不会引起读者的疑问呢(因为读者知道这一表述,或者根据以往的
事 很容易判断该表述的正确性)?
5.指出"冲突"
现在你已经开始与读者进行疑问/回答式对话了。想象一下,当读者表示同意,点着头
说: "对,我知道这个情况,有什么问题吗?"的时候,你就应当考虑"情境"中发生了什么
能够引起读者疑问的冲突,例如,发生了某种意外,或出现了某个问题,或出现了某种明显
的逻辑不一致的变化。 "情境"中发生了什么"冲突" ,以致引起读者的"疑问"呢?
6.检查主要问题和回答
对"情境"中"冲突"的表述应当能够直接导致主要问题的提出(已在步骤二中列出)。
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否则,应改变对"情境"中"冲突"的表述,使之能够直接导致该主要问题的提出。有时可
能"情境"中的"冲突"同主要问题不相符,这就需要重新进行构思。
进行以上这些步骤的目的是确保你了解自己将要回答什么问题。一旦确定了主要"疑
问",其他的因素都很容易在金字塔结构中各就各位。
下面我将举例说明运用以上方法时人的思维发展过程。下面是美国一家大型饮料公司
的会计部门写的一份备忘录,我们将试着用以上方法改写该备忘录。
公司的送货员将产品交付客户后,客户应向公司会计部门发回一张交货单,列明各种代
码、交货日期和数量。公司的记账系统就是基于这些交货单进行运作的,其工作流程大致如
下:
五周
处理交货单
发送账单
接收支票
处理付款
一家出售汉堡包的该公司的客户长期从该公司订购大量饮料,我们称该客户为"大客
户"。出于自身的统计意图,大客户希望跟踪每天的账单情况。他们想知道他们是否可以将
每次的交货单保留下来,将有关信息及计算出的总数输入计算 磁盘,然后每月将磁盘和支
票送至饮料公司总部。也就是说,大客户建议采 以如下方式运作的会计系统:
接收磁盘和支票
处理付款
饮料公司的会计部主管需要对该方案的可行性作出回答。于是,会计部主管提交了此份
备忘录,但其回答的主要内容仅仅是 ": 我 们对该方案的运作方式有以下发现",而并未对该
问题予以直接回答(如表 3—1)。
表 3—1 答非所问的例子
呈:罗伯特?塞尔蒙先生阅示
主题:大客户
我们按要求对大客户(公司编号 8306)提出的通过磁盘 交货单信息发送至我们的全国
会计系统的建议进行了可行性研究。对信息的处理 由大客户和我们基于预付款方式共同完
成。经过我们对其提议进行的研究,我们对该方案的运作方式有以下发现:
1.我们对接收由任何外部来源发来的全国会计数据的主要要求是这些
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数据必须是规定格式发送:
A.公司编号
B.销售点编号
C.交货单编号
D.交货单金额
E.交货时间
如果大客户没有公司编号或销售点编号,我们可以根据我们的客户管理文件向其提供有
关信息。大客户 这些信息输入其系统后, 为我们今后处理交货单数据提供很大的便利。
2.大客户 制作一套信息提取程序,从其系统中提取所有现有的交货单数据,并产生
输出文件。该文件的格式可适用于全国会计系统的 APNND 现金收据子系统(参见数据格式)。
然后大客户 此数据存入磁盘,并送至我公司用于结算。同时,大客户还 把支票和磁盘数
据的详细清单(参见报告格式一)送至我公司的全国会计系统银行存款箱。
我公司数据处理部门收到磁盘后, 根据我们的规定程序进行结算。最终结算的结果是,
大客户提交的支票金额同磁盘的数据必须实现"零差额" (0.00)。
3.结算完成后,我们 通过全国会计系统对磁盘信息进行处理, 交货单编号同更新
的历史报表相对照,并产生全国会计记账报表。
约翰?J?杰克逊
日期:
如果你是这位会计部主管,并运用前图 3—1 中的方法组织你的思维,你的思维过程将
大致如下所述:
1.首先画一个方框并且问自己: "我将讨论什么主题?"(大客户提出的改变记账方式的
建议)
2.我将回答读者头脑中业已存在的关于该主题的什么疑问?(这个建议可行吗?)
3.对此的回答是什么?(可行)
4.然后通过与序言部分相对照,检查该疑问和该回答是否仍然成立。具体做法是:将
要讨论的主题同情境结合起来,作出关于该主题的第一个不会引起争议的表述。首先作出关
于该主题的什么表述肯定不会引起读者的疑问呢?即读者肯定会作为事 接受并且不会提出
任何疑问的表述。(大客户建议改变记账方式。)
当你真正开始写序言部分的时候,当然还要解释一下这种变动的性质,但在构想过程中,
只需要明确序言部分的最基本思想即可。
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5.现在假定读者说:"是的,我知道这回事,有什么问题吗?"你就可以直接作出关于
冲突的表述。(你们问我该建议是否可行。)
你之前所作出的关于问题的表述现在显然将跃人读者的大脑(该建议是否可行?)。读者
所想到的问题同你之前所提出的问题基本一致,因此你可以说,读者的疑问同你的回答相匹
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