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金字塔原理_

_22 芭芭拉·明托 (美)
别的思想观点,并希望用某种方式突出这些观点。
支持或解释整体思想的论点,如果能按不同的组别加以划分,将更容易为读者吸收。请
看下面两个备忘录的不同版本:
我已经把和弗兰克?格里菲思及其他工程师的"创造性思维"会议安排在九月份的第二
周,把和艾尔?比姆及其人员的会议安排在九月份的第三周。
我认为我们需要一些幻灯片作为对序言的补充,附录中有供参考的概念。我们还需要有
关"积极强化用语 例"的幻灯片,作为演示结束时的总结。这些用语应该打印出来作为资
料散发。
演示我们已有的革新成果的幻灯片,例如,你所做的关于乐器的幻灯片,对九月份第二
周与弗兰克的会议非常重要,对第三周与艾尔?比姆的会议则是必不可少的。
我们购买了影片"人类为什么要创造",作为该计划的一部分。 "革新环境特点列表"一
节也需要幻灯片。
该版本虽然条理清楚,但相比之下,下面版本使用的方法更能够让论点跃人读者的眼帘。
我已经把和弗兰克?格里菲思及其他工程师的"创造性思维"会议安排在九月份的第二
周,把和艾尔?比姆及其人员的会议安排在九月份的第三周。为了这两次会议,我需要以下
内容的幻灯片:
1.序言中提出的主要论点。附录中有供参考的概念。
2.积极强化用语 例。这些幻灯片将作为演示结束时的总结。用语也应该打印出来作
为资料散发。
3.我们已有的革新成果,例如,你所做的关于乐器的幻灯片。这些幻灯片对与弗兰克
的会议非常重要,对与艾尔?比姆的会议则是必不可少的。
4.创造革新环境需要采 的措施。
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一般情况下,当你采用行首缩进法划分你的思想观点时,需要记住的一条重要规则是,
要用相同的语法形式表达观点。这样做不仅能节省用词,使你的思想观点易于理解,还能帮
助你检查是否说清楚了自己想说的内容。比如从上面的备忘录不难看出,作者在第 4 点中没
有交待清楚他具体需要什么样的幻灯片。
无论备忘录长短,通过视觉上的安排来区分不同组别的思想观点,将有助于理解这些思
想观点。但是,与多级标题一样,每篇备忘录只能有一组观点采用行首缩进法,否则视觉效
果会受影响。
项目符号法
项目符号法是行首缩进法的变型。咨询公司通常使用这种方法写项目进度小结。项目进
度小结的阅读对象一般是客户的高级主管,几个人围坐在桌子旁,一页一页地仔细研究。
与多级标题一样,也是层次越低的思想观点离页面的左端越远,如下面方框中的文字所
示:
项目进度小结的格式
1.写项目进度小结时,在主要方面不变的前提下,以不同的方式提出你的思想观点
a.你这么做是因为客户阅读文章的时候你在场,
——而且你希望就提出的思想观点进行讨论
?你能得到他对你的发现的直接回应
?并能按照希望的方向继续工作
b.因此,你以有助于客户阅读进程的方式把你的思想观点写在页面上
—你希望他能迅速地理解中心论点
—你希望他能轻松地找到观点之间的关系
—你希望他能清楚地区分次要论点
2.为了 得恰当的视觉效果,你必须遵守某些规则
a.每一层次的陈述简短直接
—省略文雅的注释
—和联接句
b.每一层次只有一个陈述句
c.如果可能,同一层次的思想观点使用相同的结构
d.确保每一层次的思想观点直接与上一层次相联系
—要么解释它
—要么支持它
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3.除非你有意遵守规则,否则不必使用这种格式。
所有以上介绍的方法都可用作在视觉上辅助读者,都是为了让读者能看清楚自己正在苦
苦思索的逻辑关系,并帮助他更快地加以理解。必须承认,这些方法只能节省读者很少的时
间,但是如果他的案头每天都有大量文件需要处理的话,累积的价值是很可观的。
组与组之间的过渡
写完序言后,就进入了文章的正文部分。这时需要写一段简短的文字,介绍每一关键句
论点。在长一些的文章中,也应该在每一组主要思想观点开始或结束的地方稍作铺垫,让读
者知道已经论述的和下一步计划论述的内容,同时保证论点和论点之间的联接流畅且不
械。因此,不应该像下面这样写:
本章探讨了优先考虑某些事项的必要性。下一章将探讨如何决定优先考虑的事项。
换句话说,不要把两个章节在做什么联接在一起,而应该把它们说的内容,即主要思想
观点联接在一起。就好象同时看两个方向——回头看已说过的内容,向前看将要说的内容。
在每一章节或小节的开始,可以采用讲故事或承上启下的方法来作铺垫。如果章节比较长,
也可以在结尾处作一总结,然后再继续往下进行。
讲故事
一种把读者带人关键句论点的好方法是向他讲述情境——冲突——疑问三部曲,自然而
然地引出关键句论点作为故事的答案。这是我们在第四章已经探讨过的方法(图 10—2):
图 10—2 应该介绍关键句论点
为引导 众到每一个新论点,下面是演讲者可能使用的标题和介绍性故事:
标杆比较(Benchmarking)
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可能是不,除非全面质量管理流程符合现在使用的方法。这意味着你将进行哪些改革?
不论以上哪种情况,我们都遵循了文章序言的情境——冲突——疑问形式,但在范围上
缩小了,主要考虑到一个新故事开始时读者所处的位置。不管介绍性故事位于文章中的哪一
部分,它都应该只包括读者已经知道或与你一样也认为是真 的信息。
承上启下
承上启下的方法很简单:从金字塔结构的前一部分中挑选一个词、一句短语或总结其中
心思想,把它用在下一部分的起始句中。你应该对段落之间的过渡方法不陌生。例如:
没有一位主管专职负责指挥集团事务。对高级业务和职能主管缺乏必要的领导和协调,
导致??(问题列表)
这些由于缺乏专职领导产生的问题与交叉重叠的职责分工 合在一起??
在开始新的一节、一小节或一组支持性论点时,你可以采 完全一样的方法。假设你刚
刚写完了一节,内容是里兹—赖恩饭店连锁集团没有充分利用其对许多宾馆、饭店和餐饮业
务的共同所有权。你现在准备开始写下一节,概述集团存在哪些结构性不足妨碍它采 应该
采 的行动。金字塔结构女口图 10—3 所示。
首先介绍标杆比较。比方说,你是一家银行,已经 行了非常有效的全面质量管理,
假设你的贷款申请时间已经从 2天减为 2小时。 你可能认为这么大的降幅足以确保竞争优势。
遗憾的是,不把自己和竞争对手作比较,就无法知道真 情况是否如此。这就是正式的标杆
练习必不可少的地方。
活动管理
不错,你已经通过了正式的标杆比较评估,结果表明你是全行业最好的,其他所有人都
在比照你衡量他们自己。现在,当然,你有权为你的公司骄傲。事 上你也可以这么做,条
件是你从提供产品和服务中得到的 际收入足以弥补提供它们的 际成本。要决定什么是你
最擅长的又.最值得做的,惟一方法就是按活动而不是按作用对这些成本进行分析。这就是
活动管理发挥作用的地方。
全面质量管理
好吧,你已经作了标杆比较,也采纳了活动管理,甚至可能 得了竞争优势。现在你能
松口气吗?你对目前公司的经营方式有自信吗?如果你还在使用我们一开始说的老的全面质
量管理流程的话,答案是"不" 因为现在的问题是,你能保持住你的竞争优势吗?答案很
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承上启下的连接段落可以这么写:
两节之间
现有的最高主管和委员会机构存在两处主要缺陷,严重限制了里兹—赖恩饭店利用其联
合资源的程度。
两个小节之间
除任命一位董事总经理外,里兹—赖恩饭店还应该对主管机构进行许多变动,以建立明
确的职权范围。
两个支持性论点之间
正如只有一位专职的总经理才能有效地协调业务和职能活动,只有一位专职的总经理才
能坚定地施加强大无情的压力,从而带来整个组织的改进。
我相信你现在明白了这种方法。关键是从上一节挑选关键词或短语并把它用在下一节的
起始句,让两节之间的过渡既清晰又自然,当然,还必须和下一节的主要论点相结合。由于
上一节序言中的"解释"部分已经对下一节主要论点作了简单介绍,读者应该得到了理解论
点所需的足够信 息,因此没有必要和以前一样,通过讲故事的形式把下一节主要论点引出
来。但是,对每一节中各种思想观点是如何分组的,还是有必要介绍一下,并解释它们是如
何支持主要论点的。
对章节进行总结
有时候遇到一个章节特别长或特别复杂,你希望停下来作一个完整的总结后再继续往下
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写。第四章第一节的结尾部分就是这样的一个例子,它对如何写序言作了总结性论断。
下面是我们刚讨论过的里兹—赖恩饭店一章结尾部分的总结:
总之,本章建议的最高主管机构包括里兹—赖恩董事会和主席,一位集团董事总经理和
三位向他汇报的关键主管,三人各负责一项集团的主要业务。这些职位和汇报关系为整个集
团业务的长期领导和控制建立了强力的框架。只有通过机构改组提高控制和负责任的程度,
集团才能实现本报告其他部分阐述的改进。
这类结论性的总结并不难写,只要记住其目的是 量凝练地复述前文的主要论点和基
调。你的金字塔结构里已经有了这些东西,你要做的只是为读者把它们综合在一起。
得出完整结论
理论上,如果你是按照金字塔原理写作序言和构思文章正文的,就没有必要再写结论性
的文字,因为你已经在文章开头清楚地说明了读者的问题,并按无懈可击的逻辑关系给予了
完整的回答。但是,你会感到一种心理需要,应该优雅地结束,而不是简单地停笔。就像人
们在备忘录的最后往往写上"如果您有任何问题,请随时来电话",反映的就是这种心理需
要。
比较醒目(也许过于醒目)的办法是在文章正文的最后用一行星号,有时被称为"日落"
(sunset),表示正文结束,然后开始写最后一个自然段。可以使用"结论是??"这样的字
眼,提醒读者你的主要论点,但要避免简单地重复已经说得非常清楚的内容,比如:
这份报告提出了有关公司重组的建议,并阐明了每个部门应采取的具体措施。
应该使用具有说服力的语言,不但要向读者总结你所说的内容,而且要让读者产生一种
恰到好处的情感。这是亚里士多德关于如何下结论的忠告。
读者是否要在一篇商业文章的结尾产生"恰到好处的情感",可以进行商榷,但我认为
作者应该让读者感觉到有一种采 行动的需求和愿望。因此应该给读者一些提示,他在读完
文章获得新的知识后要思考些什么或能够做些什么。
这种提示可以采 哲学见解的形式,也可以采 即时行动建议的形式。亚伯拉罕?林肯
在他的第二次总统就职演说中就同时使用了这两种方法:
对任何事不怀恶意,对所有人心存宽厚,对正义坚信不移,因为上帝使我们看到了正义,
让我们继续努力完成正在进行的事业,包扎好国家的创伤,关心那些肩负战争重任的人,照
好他们的遗孀孤儿,去做能在我们自己中间和与一切国家之间缔造并保持公正持久和平的
一切事情。
当然,如果你希望根据主题或读者的要求保持敏感和克制,可以针对不同的文章采用不
同的结尾。比如一篇措辞激烈、敦 采纳新计划系统的陈述报告很可能会触怒一位航空公司
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的总裁;但如果换个他有切身感受的话题,如航空业的重新管制,他肯定非常愿意 到强烈
的呼吁。
总之,如果你坚持在文章的最后加上结论,应该写一些能阐明所要传达信息的重要性的
东西。下面是一篇报告的结论性段落,报告要传达的信息是,建立一个全欧洲的、快速的技
术文献计算 查阅系统,在技术上是可行的:
"如果能成功推出该系统,不仅可以使工商业、专业或学术用户能更快地获取欧洲的科
技资讯,而且可以创造一个信息共同市场,向所有用户,而不只是国家收藏机构,提供现有
全部资源。这除了有可能导致标准化和一体化方面的进步外,还可能促进全新标准的开发。
我们认为前景是激动人心的,并且非常愿意和您一 起推出试验计划。
说明下一步措施
你可能从我的语气中已经感觉到,我不鼓励大家写结论性段落,原因是不容易写好。一
条简单 用的原则就是写不好还不如不写。但是,有一种情况下,必须写结论性的章节,就
是当你希望读者在最近的将来采 行动时。
如果你的文章内容是建议读者采 一系列你认为他有可能采 的行动步骤而且篇幅较
长,就非常有必要说明下一步措施。因为如果他决定采 该行动步骤,有些事情他必须在第
二天晚上就做。为了说明这些活动,你必须专门写一节,题目就叫"下一步措施" 。写作的
惟一原则是读者不会质疑你写入该节的内容,也就是说,要采 的行动必须是逻辑上显而易
见的行动。
比如,你为了建议客户收购一家公司,写了 30 页精彩的分析文章,解释你为什么认为
它是个好主意,而且你相信他会这么做。这时,你会 一个标题叫做"下一步措施"并写下
下面这段文字:
如果你认为收购该公司是个好主意,你应该:
1.打电话给该公司老板,邀请他共进午餐;
2.打电话给银行,确认当你因收购需要用钱的时候,可以随时得到;
3.重新召集收购委员会处理管理上的细 。
显然,你的读者不会问你"为什么我要邀请他共进午餐而不是晚餐?"这些都是不言而
喻的论点,读者毫不迟疑就会接受。但是,从另一方面来说,如果读者对这些论点存在疑问,
你应该把这些论点放进文章的正文,看看它们在横向上和纵向上能否和你说的其他内容相吻
合。
介绍以上各种方法,目的是为了方便读者思考,毕竟这些读者很少受过分析和思考的培
训,根本比不上你对主题的理解,哪怕主题就是他自己的公司。在诠释你对主题的思考方面,
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他和你不在同一条起 线上。
因此,当你写完长长的一组论点准备接着写下一组时,你不能期望读者对某一点的理解
和你要求的一样精确。可以说,各种不同的过渡方法都是为了抓住读者的思想,把它拉回到
它应该 于的地方,让读者理解你想说的内容。可以把写过渡性文字当作礼仪练习,当需要
的时候以优雅的方式写。
第十一章 在屏幕上反映金字塔
如果可以选择的话,大多数人都愿意通过口头而不是书面来表达组成金字塔的思想观点。在
他们的想象中,视觉演示只不过是以幻灯片的形式作报告。因此,他们把这项工作看成是把
金字塔结构转换成文本幻灯片(即只有文字无图表的幻灯片——译者注)",需要的话再加上
一些图表,然后站起来作一番解释。
如果事情真是这么简单就好了。问题在于视觉演示是面向现场观众的。周遭环境往往极
不舒适,有时恶劣到你甚至希望换个地方。观众的反应不仅不可预测,而且注意力很不集中。
因此,你的大部分工作是对观众的反应作出预期,让他们集中注意力,使他们渴望接受你的
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