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金字塔原理_

_13 芭芭拉·明托 (美)
电信计费系统的设计应当具有广泛适用性:
1.能够满足外部客户的需要;
2.能够符合内部管理的要求;
3.能够符合外部法规。
虽然电信计费系统必须满足所有这三种功能性要求,但是以上顺序表明,满足客户的需
要比满足外部法规更重要。作出这种评价是基于以下分组,如图 6—10。
图 6—10 分组情况
在商业文书的写作中,这种基于分组的重要性顺序远比时间顺序或结构顺序使用得少。
但这并不是说分组行为很少。分组行为是人类的普遍习惯。人们看到任何事物时,都会为其
命名或说出其名称,这就是一种分组。但是,人们并不仅仅局限于根据某些思想具有的某个
共同 性而将其分组,他们还会考虑这些思想是否源自同一个过程或来自同一个结构,并
据此将相似的思想分组。
如果你很清楚地了解分组的基础,就完全可以进一步按照过程或结构顺序组织思想。例
如,以下是支持某一观点的三个"理由"??
你们不应该考虑采 用仓库空间换 销售商专营权的战略:
1.你们的仓库既不宽敞、位置也不好;
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2.即使符合以上条件,该方法会造成双重管理;
3.即使你们能够接受双重管理,在周转上可能节约的成本也非常有限。
??但是这种顺序又说明这些思想 于某种已存在的结构(有仓库,在仓库中采用该方
法,通过该方法计算节约的成本)。
识别不适当的分组
通过找出某假定分组的正确的分组基础,可以有效地帮助你更清晰地表达自己的真 思
想。假设你看到以下这段话:
传统的投资评估的财务重点对企业行为造成误导:
1.企业应当在所有可能收益超过资金成本的领域投资;
2.对未来不确定性因素及风险进行更好的量化处理是更有效地进行资源分配的关键;
3.计划和资本预算编制是两个单独的过程;
——资本预算编制是一种财务行为;
4.最高决策层的作用是对数字而不是思路作出决定。
似乎这四种"误导"反映的是很多公司都相信的一些"经验法则" 。真的是这样吗?如果
你根据其产生的结果为以上思想重新措辞,并简化一下,我们将看到:
财务重点 :
1.鼓励公司投资;
2.强调对不确定因素进行量化;
3.区分开计划和资本预算;
4.使最高决策层关注数字。
除了第三点,其他三点都可以看做是决策过程的一个步骤。决策过程要求采用时间顺序,
采用时间顺序能够使主题思想更明确:
传统的投资评估的财务重点可能导致错误的资源分配决策,因为其:
1.强调对未来不确定性因素及风险进行量化处理是选择项目的关键;
2.使最高决策层只看重数字,不看重思路;
3.鼓励在所有可能收益超过资金成本的领域投资,而忽略了其他因素。
这个例子中的思路比较容易理顺,因为只需要多读一遍,你可以很容易地找出你需要处
理的思想种类(决策过程)。但是,在很多情况下,你可能会遇到一大串都被列为"原因"或
"问题"的思想,难以看出这些原因或问题还可以归结为一些小的类别。让我们再回顾一下
本篇引言部分提到的例子:
客户对销售报告和库存报告不满意。
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1.提交报告的周期不恰当;
2.库存数据不可靠;
3.获得库存数据的时间太迟;
4.库存数据与销售数据不吻合;
5.客户希望报告的格式有所改进;
6.客户希望去除无意义的数据;
7.客户希望突出说明特殊情况;
8.客户希望减少手工计算。
对这个例子采 的办法是先将其整理出大致的类别,再仔细地检查作者的思路。你可
以根据每一点所涉及的问题种类先归纳出几类问题。因此,"提交报告的周期不恰当" 于
"时 不好" ,依此类推(如表 6—1)。
表 6-1 分类
意见
1、提交报告的周期不恰当
3、获得库存数据的时间太迟
2、库存数据不可靠
4、库存数据与销售数据不吻合
6、客户希望去除无意义的数据
5、客户希望报告的格式能有所改进
7、客户希望突出说明特殊情况
8、客户希望减少手工计算
问题种为
1、时 不好
2、数据不符合要求
3、格式不对
经过这样分类后,你可以看到,原作者在抱怨报告中出现的三类问题:时 、数据和格
式。那么这三类问题以应当采用什么顺序呢?这 决于你讨论的是编制报告的过程、是阅读
报告的过程、还是解决问题的过程。换句话说,逻辑 J 顷序反映的是一个过程,而过程则
决于需要回答的问题:
为什么系统会生成没
有意义的月度报告?
2.收集的数据不可
靠。
3.报告的格式混乱。
1.生成报告的时间太
为什么客户不喜欢这
种报告?
1.提交报告的时间太
晚。
3.阅读报告时无法找
到所需数据。
如何解决该问题?
3.确定所需的数据及
其格式。
2.确保报告中数据的
可靠性。
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晚,无法采 有效
行动。
2.即使找到数据,数
据也是错误的。
1.确保及时提交报
告。
这个例子说明,想了解某一组思想真正想表达的思想,只有经过以下过程:
1.确定该组思想的类型;
2.将同一类型的思想归类;
3.找出各类别思想之间的顺序。
为了说明这一过程的具体应用,我再举一个例子:
纽约衰退的原因纷繁复杂,其中包括:
1.工资高于美国其他地区的普遍工资标准;
2.能源、房租和土地成本高;
3.交通堵塞使运输成本增加;
4.缺少建立现代化工厂的空间;
5.税率高;
6.技术的变化;
7.美国西南部和西部地区与之竞争经济中心的地位;
8.美国经济和社会生活的重心向郊区转移。
这又是一个简单罗列要点而缺乏思考的例子。我们还可以采用前面说过的方法了解作者
的真 思想。首先,先找出这些要点的相同之处如表 6—2。
表 6-2 找出要点的相同之处
问题
1、工资过高
2、能源、房租、土地成本高
3、运输成本高
5、税率高
4、缺少建立现代化工厂的空间
6、技术转变(提出了现代化要求)
8、业务联系转 到郊区
7、西南部和西部成为新的中心
问题种类
成本高
地域不适合
存在竞争
然后,再找出逻辑顺序和作者的直 思想。在本例中,逻辑顺序应当是重要性顺序:
我们很容易找出纽约衰退的原因
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1、成本过高
2、工作条件差
3、其他城市的竞争
综上所述,我想用前面提到的这些例子说明一点:检查逻辑顺序是检查某一分组的有效
性的重要手段。当你遇到任何一组归纳性思想,需要找出其真 意义时,一定要先快速地浏
览一遍该组所有思想。你有没有发现某种逻辑顺序(时间顺序、结构顺序、重要性顺序)?如
果没有,你能否发现这种分组的基础(过程、结构、类别)并采用某种逻辑顺序?如果某组中
所列的思想很多,你能否发现其中存在某些共同点,并根据这些共同点将思想归纳为一些类
别,然后再对其采用逻辑顺序?
如果你确认某一组思想的划分既有效、又完整,你就可以从中得出一个逻辑推论。具体
细节请见第七章《概括分组思想》。
第七章 概括分组思想
下面,我们将讨论金字塔原理的每一条规则:位于金字塔结构每一个
层次上的思想都必须是对其下面一个层次的思想的概括,因为上一个层次
的思想 际上都是从下一个层次的思想中衍生出来的。
如果某一组思想表达的是一个演绎推论,你只需以该组思想的最后结
论为主体做简单的概括,就可以得出其上一个层次的思想了。但是,如果
某一组思想的分组方法是归纳性的,即该组由一些具有某种紧密联系的思
想组成,那么上一个层次的思想必须说明该组思想之间的关系所代表的意
义。换句话说,概括分组思想的行为 际上就是完成思考的行为。
很多作者只是简单地将一些思想组合在一起,并没有完成思考。我们
在前面已经看到,很多人将一些只具有一般性关系,而不具有明确关系的
思想罗列在一起,由于这些思想 际上并非真正 于同一组,因而也就无
法总结概括。不过,即使某组中的思想确 于同一组,找到能够完成这
一段思路的概括性思想也绝非易事。人们通常都不愿意费这个脑筋,而是
用一些我称之为"缺乏思想"的句子应付了事。例如:
★ 该公司应当确立三个目标。
★ 该公司存在两个问题。
★ 我们建议进行五项改革。
我把这些句子称为"缺乏思想"的句子,是因为这些句子 际上并没有
概括其下一个层次的思想精华,而只是说明了将要讨论的思想 于哪一种思想。因此,
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这种句子对读者和作者来说都是枯燥乏味的。
避免使用"缺乏思想"的句子
"缺乏思想"的句子对读者而言是索然无味的,因为这种句子无法锁定读者的注意力,
无法激励读者继续往下读,还可能使读者根本就无法了解你所表达的思想。举个例子,以下
是我几年前在收音 中 到的一段对话:
甲:约翰?韦恩说他是最适合写塞缪尔?约翰逊传记的人,他有三个理由:
他们都来自贫困的斯塔福德郡,
他们都在牛津大学接受过教育,
他们具有类似的文学爱好。
乙:我不同意。斯塔福德郡根本没有人说真话。
到这里, 众们都笑起来,然后甲和乙又开始说别的事情。我当时就想: "我好像没
懂。 "现在我们来分析一下。你坐在那儿,等待别人向你表达某种思想,但是你 到的只
是一个"缺乏思想"的句子("有三个理由"),而没有从对方获得任何思想。然后你 到对
方说 ": 都 来自贫困的斯塔福德郡??",你就会假定这就是对方的主要思想,于是对随后的
两个要点都 而不闻。那么,如果你需要回答的话,你就只能对你 到的第一点作出回答。
但是,如果甲当时这样说:
约翰?韦恩说他是最适合写塞缪尔?约翰逊传记的人,因为他和约翰逊属于同一类人。
那么,虽然你还必须再 甲说一些支持此观点的论据,但是你的回答肯定更及时、更有
针对性。但是在前一个例子中,甲和乙的对话完全乱了节拍。
通过这个例子,我想说明总结性思想的重要性。当你 到"他这样做是因为他们 于同
一种人"时,你的思维肯定比 到"他这样做是有三个原因"时更有准备、更容易理解随后
到的信息。"有三个原因"这样的话 起来索然无味, 际上也确 没有什么内容。如果
一篇文章充斥着这种"缺乏思想"的句子,可以想象读起来有多么枯燥乏味。
避免使用"缺乏思想"的句子还有更重要的理由。这种句子会掩盖思考不完整的事 ,
使你丧失一个进行富有逻辑性和创造性的思考的绝好 会。对一组思想进行严谨的概括总结
必然能够推动思维的发展。如果你已经得出了一个概括性的思想,你就可以在该思想的基础
上运用以下两种方式延续你的思路:
★ 对其做进一步评论(演绎法)
★ 找出与之类似的思想(归纳法)
但是在利用这一过程产生新的概括性思想之前,你必须保证,原有的概括性思想,是根
据一个适当的思想组,合理地概括出来的(见图 7—1)。
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图 7—1 概括性思想推动思维的发展
举个例子,我以前的一位同事曾经这样写道 ": 该公司存在两个组织问题。"然后再列举
这两个问题。这个句子就是一个"缺乏思想"的句子,所以他必须重写这句话。如果这句话
下面列举的两个问题(1)都是组织问题,(2)存在某种逻辑顺序,那么重写这句话是很容易做
到的。但是,他似乎并没有发现这两个问题之间存在任何逻辑顺序。
于是,他被迫思考这两个问题的来源以及两个问题的相似性。他发现, 际上他并不是
在泛泛地讨论什么"组织问题" ,而是在具体地讨论"公司中需要更大授权的领域" 。看到这
一点后,他又很快发现,并非只有两个所谓的问题领域,而是有四个。此前他只看到了其中
的一个问题领域。于是,他重新总结出了对这些问题领域的概括性思想:该公司的主要组织
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