不过，即使没人会将如此愚蠢的出差报告提交给上司，我们也不能轻视S的这个举动。因为常有人将与主要内容、目的无关的事情写进报告里，结果写出了一个像旅行笔记一样的报告，如“为了去某某地，几点几点，我乘坐某某航班离开了羽田”。出差刚归来便写报告的话，会更加疲惫，觉得写报告是多余而麻烦的事情。这个时候，脑子也会变得迟钝。因此，不知不觉就写出了一份内容敷衍了事的报告。
因此，我推荐大家事先将报告格式准备好，然后将报告简单总结到一张A4纸上。这就是“出差报告表单”。
写出差报告的要点有三。一是明确出差的目的。总之，要让上司在看这份报告的时候，能够瞬间了解“那个家伙去了哪里，做了什么”。
二是根据出差的目的，简要记录出差的成果、意义。例如，如附表所示，假设某人以“调查纽约的最新营业情况，以作为公司制定战略计划的参考”为目的，拜访了四个公司。调查结果一栏则要简短地记录上“拜访A公司，经确认，其营业额比去年增长了20%”、“拜访B公司并参观了店铺，发现这里多是年轻人”，详细内容则以“参见附页报告”的形式，日后（疲劳得到缓解，头脑反应灵活的时候再写）再提交上去。
另外一个要点便是与事实报告分开，记录下自己的感想。这是因为，如果能将在出差地点取得的成果、感想简要总结出来，上司看了这份报告，也会认为“这个家伙是有收获的。他是带着相应的问题意识回来的”，从而对你做出一个加分的评价。
最后一点是要事先指出重要的地方，以及事先将能填的空填好。这样一来，要做的事不但条理清楚，还不会有遗漏。如果能事先在事项栏等地方记录上“拜访A公司的目的是确认其销售额与上一年相比的增长幅度”、“拜访B公司的店铺是为了确认其服务对象的年龄层”，只要稍微修改一下，填上数字就可以了，因此，也能让写报告变得轻松一些。报告起着计划书的作用，所以要避免犯下在出差地漏掉了某件事的愚蠢错误。
出差报告表单
“A4纸”工作法 第四章 用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方…
题目纽约最新营业情况调查
拟制日2007年5月29日
纽约出差报告
目的 调查优越的最新营业情况，以作为公司指定战略计划的参考。
时间 2007年5月29日~6月1日
报告人 服务企划部大林
同行人 服务企划部中山科长、大林
日期 事项
5月29日 拜访A公司，经确认，其营业额比去年增长了20%。（参见详细报告1）
5月30日 拜访B公司店铺，经确认，那里多是年轻人。（参见详细报告2）
5月31日 拜访C公司，确认了低价战略的有效性。
（参见详细报告3）
6月1日 拜访D公司，由于与相似联营组织的竞争很激烈，与去年相比，销售额增长了2%，增长缓慢。（参见详细报告4）
感想
看了纽约的现状，我发现，即使是成功的典范，也会因相似联营组织而落后。所以我认为，我公司要在类似联营组织出现之前，在短时间内占领整个日本的市场份额。
提案策划表单
提案的开场白只需一张A4纸
“我想建议客户导入新的服务。”
“我想向上级领导提交新产品策划方面的提案。”
在这种时候，提案书是不可或缺的。但是，大家似乎都格外发憷写提案书，即使煞费苦心地写出来了，也会在逻辑上有多余或遗漏的地方，或者有些无法形容的莫名其妙内容。这样反而会起到相反的效果。甚至连有条理的内容也变得没有条理了。
这时候，我建议大家事先写一个提纲。我将这个提纲命名为一张A4纸的“提案策划表”。
首先，我们先将提案的整体结构分为“概论”、“分论”、“结论”三部分，并保证一张纸上仅填写一个信息。例如，“我希望将A这种美国产品在日本销售”，这个时候，我们只要像“各年龄层对类似产品的需求量”、“男性、女性对类似产品的需求量”这样将其区分开，就能使读者瞬间理解内容了。
首先是概论，利用概论“抓住”客户是最重要的。在概论处便开始进行冗长的说明的话，就有些扫兴了。因此，虽说是“概论”，也要在一定程度上提出与“结论”类似的东西，让人看了觉得：“哦！”
接下来，将分论的结构分成三部分左右，在分论1处指出，游泳训练班的人气在逐年提高。为了强调这一点，我们要一边穿插图表，一边将“从年龄层角度分别观察的话，不光是孩子和年轻人，近年来，中老年人参加游泳训练班的人数也正在增加”、“如果进一步从男性女性角度分别观察的话，中老年男性加入进来的人数正在激增”等情况说出来。在分论2处指出，有的人会在出入健身房的时候，去那里配备的泳池游泳，也有人只单纯地出入游泳训练班。在分论3处明确写出“如果将其推荐给健身房，这个程度的单价和客流量是值得期待的”、“如果推荐给游泳训练班，这个程度的单价和客流量是值得期待的”等计划。
然后，在结论处，明确表达出“今后，中老年参与人数有进一步增加的趋势，所以我们应该讨论一下计划的可行性，并今早开始推进这个项目”的想法，这样便能使提案书具备“漂亮的起程转结”。
这样一来，提案书的流程——结构便堪称完美了。
但是，现在高兴为时尚早。实际的提案书满是密密麻麻的排版字，无论其结构多么完美，读者都会生厌。
因此，在必须说明或解释逻辑关系、数据的时候，不管是概论、分论，还是结论，都要以图解、图表、图片等为主，尽量少写文章。这与右脑的作用有关，因为与用文章形式冗长地进行说明相比，人类看生动的东西更容易了解其概要。
“A4纸”工作法 第四章 用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方…
从这个观点来说的话，如果你想告诉大家“人们重新认识到了游泳对于预防、缓解代谢综合症有效”，与其通过冗长的叙述进行解说，不如放一张“大肚子老头的图片”，这样会更有效。
而且，如果是用PowerPoint等写提案的话，我们可以在各页上的排版字上也找找窍门，使用HGP创英角字体、或是MS字体，尽量少用明朝体。文章投影到幻灯上的时候，明朝体显得很细，难以辨认，放大的话，又会呈现斜着的锯齿状，这样便是为了防止这种现象出现，
如能注意以上几点，你的提案书便堪称完美了。
提案策划表
题目以中老年人为对象的游泳训练班项目
以中老年人为对象的游泳训练班项目
主题
我公司应推行面向中老年男性的游泳训练班项目。
概论
从年龄层角度分别观察，不仅是孩子或年轻人，中老年人参加游泳训练班的人数也正在增长。（柱状图） 从男性女性角度分别观察，男性参与者有明显的增加。
（柱状图） 中老年男性的参与者正在增加。其原因是这一人群害怕换上代谢综合症。
（老头的图片）
分论1
参加者分为出入健身房型和泳池型2种。
（圆形图） 人们出入健身房的情况（调查结果表） 人们出入游泳训练班的情况（调查结果表）
分论2
面向健身房的单价与客流量的预测
（柱状图） 面向游泳训练班的单价设定和客流量的预测（柱状图） 在健身房办游泳训练班在单价和客流量上都有利
分论3
应该尽快开发面向中老年男性的健身房内的游泳训练班项目，并开始营业。
结论
××××株式会社
山田太郎
电话03-3555-××××
e-mailbatu@××××××.
联系
方式
演讲表单
用一张A4纸写演讲稿，以避免冗长的演说
无论是在新公司的落成仪式上、客户企业的周年纪念晚会上，还是在结婚典礼上，如果听到来客的冗长演讲，任何人都会厌烦。
更何况是在啤酒、香槟、美食当前，人们正想去吃的时候，即使心里想着“这位大叔，您打算说到什么时候啊，差不多就得了吧”，而坐立不安，也不稀奇。
虽说如此，但我不能责备那些人。因为你也许就是那个“絮絮叨叨讲话的名人”。实际上，在受托做演讲的时候，人们常常不知道应该说什么，怎么说，难道你不曾有过演讲脱离主题、预测失误的经历吗？
能够兼任草稿的一张A4纸“演讲表单”，将给这样的你以强大的支持。利用这张表的方法非常简单。例如，如果你必须做一个以“成长型公司的条件是？”为主题的演讲，可以先这样得出相应的答案，也就是你想说的。
“成长型公司不满足于现状，会不断朝着更高的目标前进。”
“成长型公司把失败当做教训，当做明天的食量。”
接下来，我们来思考一下将主题串联到答案上的展开方法。这个时候，加上一些与答案有关的经验谈、格言、事例等是很重要的，如果能在明确说出大家都知道的事情（人）的5W1H的基础上，将其引为例证的话，就更好了。
也就是说，如果你想说“成长型公司不满足于现状，会不断朝着更高的目标前进”这句话，可以思考一个像下面这段话一样的梗概。
“比尔盖茨于1992年发布的‘Windows’非常受欢迎，但他没有满足于此，他以开发更高级的OS为目标，又于1995年发布了我们大家都很熟悉的‘Windows95’。但他仍然没有满足于收到的热烈反响，正因为他的不断改进，才创造“XP”、“Vista”这些优秀OS，才让微软成长为世界首屈一指的企业。”
“A4纸”工作法 第四章 用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方…
“从这一事例来考虑‘成长型公司的条件是什么’的话，我认为不满足于现状，不断朝着更高的目标挑战是一个非常重要的条件。”
怎么样？这样就不会说出脱离主题、有失偏颇的话了不是吗？但是，如果就此结束，会显得虎头蛇尾，因此，最后必须要代入一下。也就是说，按如下方法总结一下。
“我也不会满足于现状，一个目标实现之后，我会设置新的目标，并朝着它迈进。即使失败，我也会坚守这一信条，还请多多给予理解。在此，我要对大家安静地听我演讲表示感谢。”
这样一来，演讲的内容就堪称完美了。如果要求更高的话，可以在演讲的时候不时地笑一笑，这样是最好的，但是想这么多会消耗神经，所以初学者只要掌握住刚才所说的要点就足以了。
另外，以此表为基础写演讲稿的话，一分钟时间大约需要300字左右，三分钟时间大约需要900字左右，请以此为标准来写。只要抓住了要领，即使是不擅言谈的人，也能够应对所有演讲了。
演讲表单
题目成长型公司的条件是什么？
通报姓名
部门
营业2部 姓名
山田太郎
主题（问题） 成长型公司的条件是什么？
你想说的（答案） 成长型公司不满足于现状，会不断朝着更高的目标前进。
展开
加入与想说的话相对应的经验谈、格言或具体事例。
要使用有一定权威，或是大家都知道的经验谈、格言。
具体事例要加入如下元素。 比尔盖茨于1992年发布的Windows大受欢迎。
1995年，他发布了Windows95，之后又连续发布了XP、Vista。
When（何时）
Where（何地）
Who（何人）
What（做了什么）
Why（原因）
How（如何做的）
代入 我也不会满足于现状，一个目标实现之后，我会设置新的目标，并朝着它迈进。
故事化表单
一张A4纸可以让长篇大论也变得有趣
我在前一节讲述了应对几分钟演讲的对策。那么，发布新产品、公司说明会、报告等需要讲很长时间的时候，该怎么办呢？
在这种时候，相比“演讲表单”，我推荐大家积极活用接下来我要介绍的“故事化表单”。
所谓“故事化表单”，是我以美国培养脚本家的第一人ROBERTMACKIE提倡的“故事的组织方法”为基础，经过自己的改变、改良完成的，ROBERTMACKIE在电影、电视工作者中是一个具有超凡魅力的人物。此“故事化表单”是一种通过将故事的结构分成“①成就②契机③冲突混乱④危机⑤高潮”五个部分，来描述自己或公司（项目）的轨迹（成就谈）的方法。
简单说来，故事情节会首先讲一下成就（成功），这之后再以回顾的形式讲开始的部分。然后经历各种迂回曲折、不断摸索（冲突混乱），并遭遇到逆境、危机等场面，然后进入高潮部分，最后迎来圆满解决（再次回到成就），剧作家会一边明确5W1H，一边事先组织好这种故事情节。
实际上，孙正义在软银的公司说明会等场合，便试用了与之类似的方法，以如下故事展开讲述了公司的轨迹。
① 成就→公司已成长成一个年销售额超过二兆日圆的综合通信公司。
② 契机→1981年，公司作为电脑软件流通事业，在九州的杂居大厦租了房间，开始了经营。公司雇佣了两名兼职人员，站在橘子箱上，发表了“我们一定要变成一个营业额达到一兆、二兆日圆的屈指可数的大规模公司”，但是两个兼职人员一周后就辞职了。
“A4纸”工作法 第四章 用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方…
③ 冲突混乱→患上慢性肝炎，医生说我从此便将卧床不起，三年时间内，我多次住院出院。之后，我的病奇迹般地痊愈了，并于1994年开始在店内公开销售股票，但是在开展新事业的过程中，受到媒体的各种批评。
④ 危机→2000年，由于网络泡沫的破碎，我的股票价格急转直下。之后，我加入了宽带行业，但还是亏损了。而且，由于开通的延迟和客服服务的不完备等原因，我受到了批评。但是，我相信事在人为，并积极向前迈进。
⑤ 高潮→宽带事业扭亏为盈，被日本的Telcom和Vodafone收归旗下，变成了现在的综合通信公司。
然后，再回到①的成就上，听了这一席话，许多学生都表示“想放弃其他的一流企业，到软银来工作”。这是因为相比成就谈，人们对失败谈更感兴趣。相比顺风顺水的人生，波澜起伏的人生更感人，更能深深地打动职场新人。
而在讲话或演讲中，如果不断夸口“我对行业做出了很多贡献”、“我作为项目的领导，做出许多业绩”，是很荒谬的。在这里，如能利用听众的这种心理进行反击，按照“①成就②契机③冲突混乱④危机⑤高潮”的程序说下来，并站在讲台上往下看看，情况会如何呢？大部分人都会抛开杂念，竖起耳朵倾听。
故事化表单
题目软银
成就
2007年，成为年销售额超过二兆的大规模综合通信公司。
契机 高潮
1981年作为电脑软件流通事业开始经营。站在橘子箱上宣布要成为“销售额达到1兆、2兆”屈指可数的公司。 宽带事业扭亏为盈，被日本Telcom和Vodafone收归旗下。
冲突混乱 危机
因病入院，公开发售股票遭到了各种各样的批评。
由于网络泡沫破碎，股价急转直下。加入了宽带事业，但却巨额亏损。
谈判能力表单
用一张A4纸强化谈判能力
“我无论如何也要在与A公司的谈判中获胜。”
“我无论如何也要将公司的产品卖给B公司。”
在这种时候，谈判能力便成了一种不可或缺的能力，这是当然的，但是在谈妥交易的时候如果过于激动，往往会在不知不觉中轻易答应，之后被上司严厉斥责一通……你没有过这样的经历吗？或者是，对方提出的预算与自己公司所期望的预算怎么也无法达成一致，结果谈判决裂，也因此双方的关系无法再维系……你没遇到过这样的事情吗？
为了防止犯这种错误，今后在谈判或交涉的时候，我建议大家活用“谈判能力表单”。
活用此表的方法非常简单。如表所示，只要整理出“自己的真正利益”、“谈判对手的真正利益”、“自己不妥协时会发生的事情”、“谈判对手不妥协会发生的事情”、“谈判的关键要素”五个要点就可以了。
为了方便说明此方法，我在这里介绍一下心理辅导员小U的例子。
有一次，某出版社联系小U，问他“能不能帮忙写一个以优化人际关系的方法为主题的书稿”。但是，小U不太感兴趣。实际上，他刚刚开办了一个“说话方法教室”，为了使学生数量增加，他很想出一本以“说话方式”为主题的书。而且，希望能尽快出版。
于是，小Ｕ决定针对稿子的主题和截稿日期，与编辑进行谈判，而对于小U来说，他的真正利益在于通过出版介绍良好说话方式的书，并以此来提高知名度，使“说话方式教室”的学生数量增加。另一方面，对于交涉对手（出版社）来说，其真正的利益无疑在于通过出版符合当初之主题的书来提高收益。
那么，如果小U不妥协，可能发生的事情便是出版的事情化为泡影。但是，这个问题只要通过找其他出版社，便可以解决。对于谈判对手来说也是一样，如果出版社不妥协，只要与其他作者约稿，问题就解决了。也就是说，对于双方来说，蒙受致命打击的可能性极小。
将这一情况记在脑子里之后，小U决定与编辑进行谈判，但是这时候的“谈判的关键要素”是什么呢，是让对方同意调整主题，以及延长交稿期限。
那么，小Ｕ是怎么做的呢？之前，小Ｕ已出版了几本以优化人际关系的方法为主题的书，但都停留在初版阶段，而且没有一本销量好的，小Ｕ强调了这一点。但是，他也考虑了一下出版社的要求，于是试着提出了拿出一个章节写“以优化人际关系为目的的说话方式”。关于书稿的截稿日期，他也想对方传达了希望延长一些的想法，对方也同意了。就这样，谈判达成了一致。
正如此事例所言，在谈判中，最重要的是在充分理解双方的利害之基础上，以双方能够接受的形式，整理攀谈的关键论点，以及一般情况下会触及的交货期、价格、性能等问题。这样一来，将单方面对对方的条件做出让步，蒙受损失，交货期根本来不及等抱怨、不满挂在嘴边的频率便可大幅降低了。
谈判能力表单
题目出版书籍
自己的真正利益 谈判对手的真正利益
出版以“说话方式”为主题的书，提高知名度。
以“优化人际关系的方法”为主题出版书籍，获得利益。
谈判的关键要素
让对方同意调整主题（优化人际关系书籍的销量），推迟截稿日期
自己不妥协的后果 谈判对手不妥协的后果
出版书籍的事情化为泡影，与其他出版社交涉
