供应品
参考资料
装饰物
设备
供应品：
包括一切你经常使用的、需要保留的物品。文具，名牌，邮票，订书机、记事本、电池，橡皮筋，这些物品都符合这些条件。还有许多人拥有一个存储“个人物品”的抽屉，里面有纸巾、糖果之类的物品。
参考资料：
是你需要保存，以备随时查询的信息。比如结软件的使用掼，某个熟食店的菜谱，孩子的足球训练时间表，你的通讯录，与你的工作、计划和项目有关的的信息以及像辞典、百科全书等
装饰品：
像照片，艺术品、小饰物和植物等
设备：
电话、电脑、打印机、家俱等
你肯定有不少属于这4类的物品，基本上这包括了你所有的工具和个人衣物。除此之外的其他一切必须纳入工作篮。有许多物品，你最初可能把它们定义为供应品，参考资料，但也许它们还有待完善。
比如，许多在写字台的抽屉、书柜里和公告牌上存放着大量的参考资料。这些资料要么早就过期了，要么整理一下，存放在别的地方。那它们也就应该放到“工作篮”里。同样地，如果对存放供应品的抽屉推动控制，里面塞满无用的，杂乱物品，那么这也是一项等待完成的工作，孩子的照片是否是最近照的呢？墙上的艺术照片、工艺品你是不是还喜欢？总之，如果这4类物品并不是处于理想的、应有的状态的话，那你还是要将它们扔到工作篮中去的。
有关收集的问题
当处于收集资料的阶段时，你可能会遇到下面一种或者多种情况：
收集的内容过多，一个工作蓝装不完。
可能偏离到清理和组织管理的环节中。
可能碰到一些已经收集和整理过的情况。
可能碰上一些紧急的事情。
如果某一项工作的内容过多而无法装入一只工作篮时，你应该怎么办呢？如果你不能把它们放到一只工作篮，可以用一纸写下来，比如门后放了一张海报，你只用在白纸上写下门后的海报，然后就可以扔到篮子里去了。
此外在你手写的每一件物品上注明日期也是一个好习惯。比如你交给你助手处理的即时贴便条，你从主意信箱中以便条上的信息，以及与某一位用户通电变得坚韧随手记下的零星笔记等。花很少的时间获取极其有价值的信息，这确实是一个值得我们培养的好习惯。
如果不同项目的资料过多，也无法装入工作篮时，应该怎么办？
一般人都不可能只靠一个工作篮就装完所有的资料，把它们堆到篮子旁边，甚至放在地上也可以。最终加工处理的时候，这些堆积如山的资料将会被清空。但请注意，这些资料要和别的东西严格开。
立刻倒掉
如果某一资料一眼能就断定是没有价值的，立刻扔掉它们。对于我的一些客户来说，这个工作标志着他们第一次动手清理写字台中间位置的抽屉！
如果你对某样东西的价值感到犹豫时，把它放入工作篮。日后进行清理阶段工作时，可以进一步考虑再作决定。你当然不希望自己一味的把精力纠缠在这些琐碎的东西上。干脆先把它们都扔到工作篮里。收集阶段的中心目标是以最快速度把一切装入到工作篮。这样一来你就节约了时间，“划清了界限”。
提防清除和组织管理的干扰
许多人在清理办公室（或者家里）的各个不同区域时，都受到“清除组织管理病毒”的袭击，如果你也遭遇到该病毒的侵袭，只要你能够确定一个时间段对整个管理流程进行检查和回顾，就不用过分地担忧（就像你至少还拥有一个星期的时间呢）。否则，你必须把它们分散开来，当做零碎的事情或行动加以处理，并把提示信息纳入你的系统之中，就像“清理抽屉”或者“清扫办公室的橱柜”。
如果终日埋头于清理整顿，疲惫地奔波于支离破碎的势必工作中，自然无力再去推进整个行动管理计划的实施。这样耗费的时间可能会超过你的预想。你希望追求最具有价值的目标，尽快处理掉所有的问题，建立自己的管理体系。
怎么处理那些清单上和计划中已经存在的事情呢？
很可能，你已经创立了一些清单和某种形式的管理系统。但我还是建议你，除非已经对整个工作流程的管理模式了如指掌，否则的话，你还应该像对待“工作篮”中其它所有需要处理的情况一样对待他们。你当然希望自己建立起来的新系统承前启后，具有连贯性，因此，从同一视角出发，对每一件事物进行评估就变得十分必要了。
“但是我不能放弃那件事！“
通常情况下，有些人在收集过程中偶然发现一有一页纸或者一份文件时，会大叫一声：“噢，我的天啊！我完全把这件事忘记了！我得赶紧处理一下！”这可能是一张电话留言，提醒她两天前必须回一个电话；或者是一个会议备忘录，提醒她几个星期前必须采取的一个行动。她绝不希望把它与其它堆积如山的资料混在一起，以免再次丢失这个信息。
如果这件事发生在你的身上，你首先必须问一下自己：有些事是否必须在开始实施管理计划前解决掉。如果情况如此，你最好立刻行动起来把它搞定，以便能够尽快地消除这个精神负担。如果情况并非如此，那你就按部就班地行事吧，把它放入工作篮中。不管怎么样，你马上就要对付并工作篮中的一切问题，因此不会出现丢失或者遗漏它的可能。
如果此刻无法采取任何措施，而你仍然需要一提示，可以做一个“紧急事件夹”放在身，虽然这并不是一个理想的解决办法，但仍然能够奏效。请记住，随着你对一些事情比以往更加关注，某些潜意识中的担忧将会渐渐地浮现出来。因此，应该创建一个能够满足一切需要的工具。
从办公桌开始
现在准备好了吗？好的。开始动手把堆积在办公桌上的物品放入工作篮。通常情况下，你手头上总会搁置数不胜数的东西，它们都需要收集起来。有许多人干脆把整个办公桌当做工作篮。如果你也如此，可以从四周堆积如山的资料着手整理。把工作空间的某一个角落作为切入点然后向四周扩展，注意不要遗漏每一个角落。典型的物品有：
堆积成山的信件和备忘录
电话记录本
收集到的名片
会议记录
就像每个人最初的表现那样，你要努力克制自己的冲动，不要这样说：“噢，我知道那堆材料是什么，是我自己放在那里的。”这正是以前不良的做法，因此，这一切统统要放入工作篮中。
当你围着办公桌来回走时，要问一下自己，是不是打算更换这里的任何工具或者设备呢？电话机功效如何呢？计算机呢？写字台呢？如果某一设备有更换的必要，写个，扔到工作篮里去。
写字台的抽屉
下一步轮到写字台的抽屉了。注意次就清理一个。抽屉里有哪些东西总是在分散着你的注意力？哪些可以采取行动？哪些是根本不应该放在那里的呢？如果你对上面任何一个问题的回答是肯定，就应该马上行动起来，把那些可以付诸行动的事件投入工作篮，或者写一个提示信息。我重申一次，你是否能够抓住这一机会彻底地清理这些抽屉中的物品，或者干脆记下来日后再进行处理，这一切都取决于你手中有多少可以支配的时间和抽屉中的资料的存储量是多少。
工作台
继续清理办公室。搜寻放在书柜，工作台面或者文件柜顶部的那些临时文件。通常，你会发现一摞摞的的阅读资料、信件，以及各色混杂的文件夹和辅助资料。把它们统统收集起来。也许某些参考资料已经用完了，只是随手丢在那里。如果你能够反手即可把它们放回原来的文件柜或者书架中，立即行动吧！但在你存放这些资料之前，你首先需要确认一点：这些资料是不是可能牵扯到别的潜在的活动呢？如果有，则必须放入“工作篮”，以备日后进一步处理。
柜橱内
现在我们来检查一下柜子里都储备了一些什么物品。这里藏匿大批供应品和参考资料以及常年累月的积压品的理想场所，你可能翻出一些不完整或者过时了的物品。我就经常碰到一些收藏和纪念品，它们对我的客户来说早就已经失去了意义了。比如，一位保险公司的总经理最后处理掉的奖状竟然塞满了一个小垃圾桶，这些都是他多年以来积攒起来的。
考虑一下，那些收藏品和纪念物是否对你还存在任何意义。
再重复一次，如果这些区域迫切需要清理和整顿，那就立即动手，写张字条并投入工作篮中。
地板、墙壁和书架
告示牌上的记录是否需要立刻付诸行动？墙上用大头钉固定的那些纸箱是不是早就已经失去了作用？有哪些照片、艺术品或者装饰品分散了你的注意力？那些开放式的印刷品架的情况又是怎么样的呢？哪些书籍需要浏览一下或者送给别人？有哪些目录表、指南手册，或者三孔的活页夹已经陈旧过时了，或者还可能引发潜在的行动？地板上是不是到处堆积着一叠叠的资料？你只需要迅速把它们转移到工作篮附近，从而添加到清单中去。
设备、家具和固定装置
你是否希望更换一下办公室的设备、家具或者改善一下办公室的空间安排？一切设施是运转正常？照明设备符合你的要求吗？如果存在着某种改善的可能性，你应该知道怎么做：写张纸条，放入工作篮中。
其它地方
这将取决于在实施本计划时，你自己所确定范围的大小。也许你也希望在所有的保存资料的区域推选收集工作的活动。如果你决心彻底地解放自己的大脑，那么，在所有的区域全面落实这一计划就变得势在必行了。
我培训过的一些经理把我请回家里，他们在我的亲自指导下实施这个收集过程，深感受益匪浅。在家庭生活中，他们通常不知不觉地落入“鸡毛蒜皮”的小事的陷阱之中，导致精力被一点一滴地侵蚀掉。
千万不要让“并非那么重要的”陷阱吞噬掉你在家时的精力
大脑中的搜集活动：清扫大脑
一旦认为已经把周围环境中需要处理的事宜全部搜索到一起，你会进而希望搜寻那些仍然存储在你脑海中的事项。是什么事还在时刻侵占你的注意力。而你却又无法在工作篮中找到它们呢？
这时，一叠简单的白纸开始真正地发挥作用了。我建议你分别在不同的纸上一一写下这些想法或者诸如此类令人精力分散的事情。你可以在一张白纸上列一份长长的清单。但是考虑到日后要一一分别处理每项事情，因此实际上，每张纸上只记录一项工作会更有效果。也许你不会保存这些纸条。但是当你开始工作的时候，各项分类记录的事情将令你感到得心应手。
完成了其它事物的收集工作后，你大概需要20分钟到一个小时的时间把头脑中的内容一一地清理到记录用的白纸上。你会发现这些事情的出现往往随意性很强――鸡毛蒜皮的小事、重大事件、个人私事、工作问题等，没有任何特定的次序可依。
在这种情况下，你只需要注重数量。宁有过之而无不及，也不能冒着遗漏任何情况的危险。毕竟，你总能在日后处理掉那些垃圾。你冒出来的第一个念头可能是“保护臭气层”，接着你会继续想到“我要去买一些狗粮”，总之把它们统统地记下来。如果在这一阶段，你在工作篮中放入了厚厚一打便笺，可别大惊小怪。
“启动器”清单
为了帮助你清理自己的大脑，你可能希望浏览下面列出的“不完全事件的启动器”清单。一条条地仔细检查，看一看自己是不是有所遗漏。通常你只要快速浏览一次就可以发现潜藏于你大脑某一个角落中的问题。记住：一旦有所发现，马上在纸上记录下来，投入工作篮。
“不完全事件的启动器”清单
职业方面：
已经开始的工作，但未完成 评估/回顾检查
需要开始处理的工作 建议
对别人的承诺/许下的诺言 文章
老板/合伙人 晋升材料
同事 指南手册/说明书
下属 重新编写和编辑
机构中的其他人员 需要确定的会议
“圈外”人 需要了解决策情况的人
顾客
其他机构 重要阅读/复查资料
专业人士 金融方面需要进行/获得的交流 现金流 内部的/外部的数据统计
发起/作出反应 预算
电话 预报/预测
语音邮件 损益
电子邮件 资产负债表
传呼机 最高赊账限额
传真 计划和组织管理
信件 正式计划（目的，对象，目标）
备忘录 当前的各项工作（下一阶段）
其它需要完成/上交的文字资料 即将出现的各项工作
报告
商业/营销计划 供应品
机构的进取心 办公室/现场
即将发生的事件 办公室管理
会议 家具
发言稿 装饰品
机构的组织结构 等待
设备上的变化 信息
安装新系统/设备 指派给他人的工作/任务
旅行 需要完成的重要工作
银行 答复
应收账款 信件
欠债 备忘录
零花钱 电话
管理 建议
法律事宜 要求
保险 报销
人事安排 零用现金
政策/程序 保险
顾客 已经订购的货物
内部的 修理中的物品
外部的 票据
市场营销 其它决定
促销 职业发展
销售 培训/研讨会
客户服务 需要学习的事物
系统 有待改善的事物
电话
需要特别掌握/学习的技能：
计算机
办公设备 录音录像培训
其它设备 个人简历
公用事业 外部教育
文件归档 研究―――需要搞清楚…
存储 职业服装柜
详细的目录
个人方面
已经开始但还未完成的 研究与发展的事项
需要开始处理的工作 打算去的地方
对别人许下的诺言 打算会见或拜访的人
配偶 当地的旅游景点
孩子 管理
家庭 金融方面
朋友 账单
专业人士 银行
借贷的物品 投资
工作：其它组织机构 贷款
服务 税款
市政 保险
志愿 司法事宜
需要进行/获取的交流 文件归档
家庭 等待…
朋友 邮购订单
职业方面 修理
发起或回复 退还
电话 外借物品
信件 医疗资料
卡片 待回信函
即将发生的事件 家庭/家居事项
特殊场合 房东
生日 财产所有权
周年纪念日 法律方面的
婚礼 不动产
毕业典礼 分区制
节假日 交税
旅游 建筑商/承包商
周未之行 供暖/空调
度假 水管
社交活动 供电
文化活动 屋顶情况
体育活动 风景
车道 车库/贮藏室
墙面/地板/天花板 汽车修理/保养
装饰品 工具
家具 行李
公共设施 宠物
用具器皿 保健
灯泡/电线 医生
厨房用具 牙医
洗衣机/吹风机/吸尘器 专科医生
需要整理清扫的区域 爱好
计算机 书籍/cd
软件 外出跑腿的差事
硬件 五金店
连接线 杂货店
cdrom 市场
电邮/因特网 银行
电机 洗衣店
录像机 文具店
音乐/光盘/录像带 社区
照相机/胶卷 街道
电话 学校
体育设施 当地政府
柜橱/衣物 市政事宜
工作篮库存清单
如果你的大脑中空空如也，无牵无挂，你的工作篮恐怕已经塞得满满的了。除了局面资料和物品外，恐怕工作篮里的库存清单上还包括了那些长驻的语音及电子邮件，当然还应该包括那些你已经刻录到管理手册清单中，但还没决定下一步行动的事情。
通常情况下，我建议我的用户把语音信息下载到书面记事本上，并连同整个计划手册的记事本一起存入工作篮中。人们常常还需要对它再次进行评估。如果你一直在使用掌上电脑、outlook或者lotus，而不是日历牌和电话地址通讯录的话，那么我建议你打印出工作和待处理事务的清单，也同样放入工作篮中。至于电子邮件，最好还是由它去吧。这是因为电子邮件的数量巨大，此外它还有一套自身的迷你系统。
当你能够轻而易举地看到这个包含了所有完成了的工作目录时，工作篮的整理也就差不多完成了。
工作篮中的内容并不永远地保留在工作篮中
完成了这一步骤后，你也就为下一步的行动作好准备了。你肯定不希望无限期地把资料保存在工作篮，那样这些事情将会再次偷偷钻入你的心里。当然人们之所以对收集资料并转移到工作篮充满抵触情绪，主要的原因之一是人们依然缺乏一种良好的管理方法来就会这一局面。这就把我们带入下一章——清空工作篮。
处理阶段：清空工作篮
假设你已经完成了收集过程，现在你的工作实际上就是从工作篮的最底层开始挖掘。清空工作篮，事实上并不意味着落实你所收集到的全部工作和行动。它仅仅是指确定每一项工作的内容和实质，并判断出你下一步的具体措施。
当你完成了加工处理工作篮的活动时，你将：
丢弃你不再需要的一切；
完成任何用不了2分钟就能搞定的事情；
把任何可以委托他人处理的事情交代出去；
为所有需要超过2分钟时间的工作注明提示信息，并分类纳入你的管理系统之中；
根据获取的信息，明确你目前一些较为重要的工作和任务。
为了能够纵览整个工作流程，你会发现，在下一页所附的工作流程图具有非常有益的参考价值。中间一栏展示了加工处理以及确定下一步行动计划时所涉及到的一切步骤。
本章将重点介绍该图中间一栏的各个组成因素，从工作篮扩展到一步行动的各个环节。你能看到，每一个悬而未决的问题在遵循这个加工处理的模式后，会自然而然地形成一种组织结构。例如，当你从工作篮随手挑出一件事情，突然意识到：“我应该致电安德烈，向她通告这一情况。算了，还是等到星期一她在办公室的时候再打吧。”然后你立刻推迟了行动，并在星期一的工作日历上做标注。
我建议你在正式开始处理你所网罗到工作篮内的事情之前，首先仔细地阅读一下本章，以及下一章有关管理具体行动的内容，这样做也许可以节约某些步骤。当我针对这一过程对客户进行培训时，人们往往踌躇不前、摇摆不定，这是因为决定要处理未尽事宜是一个简单的事情，但是最佳的决策途径便相当的棘手了。
比如我培训的许多客户都迫不及待地建立起个人掌上电脑中的计划表，并使之与公司用于收发电子邮件和进行日程安排的outlook保持同步。首先需要确认的是，所有的硬件和软件配置运行良好。当完成收集工作之后，我们清除(通常是打印出来，然后清除掉)整理了那些原先在outlook工作清单上的准备管理的一切项目，并把它们统统地放入工作篮中。接着，我们建立起不同类别的目录，如“待打的电话”、“外出办理的事宜”、“议事日程”、“在电脑旁”等。随后我们开始着手清理工作篮，用户可以立刻启动他的计算机，直接把下一步的行动方案输入到管理系统中，最终他将会依赖于这个系统。
如果你仍然对自己到底使用哪一种个人提示系统感到犹豫的话，你完全可以首先使用技术含量较低的局面形式的记事本。一旦你的个人管理系统全部建立到位，就可以随时更新改进这些工具了。
加工处理的方法指导
学习这种模式的最佳途径就是行动起来。但是，还是有几个基本原则可以遵循：
从最上面的一项开始处理。
一次只处理一件事情。
永远不要把任何事情再次放回工作篮
从最上面的一项开始
即使第二项事情是你们国家总统先生给你的一封个人留言，而第一项仅仅是一个垃圾邮件，你也必须首先对付这个垃圾邮件。虽然这是一个夸张的例子。但是这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。“处理”这个动词并不意味着“花费时间”，它仅仅是指“判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相应地处理掉”。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。
加工处理并不意味着“花费时间”、紧急搜索并非加工处理
大多数人首先在工作篮或者电子邮箱里寻找最紧急、最生动有趣或者最引人注目的事情来做。“紧急搜索”的做法固然很好，而且有时也极为必要。也许你刚刚从别处开会回来，15分钟后还要参加一个长时间的电话会议，因此检查一下以确保没有“地雷”，看看你的客户是不是已经答复了你的电子邮件，对你的提议表示赞同。
然而这并不是我们所说的处理工作的正常程序，这充其量只是一个紧急搜索。当你开始进入加工处理的行动模式时，必须养成这样一个习惯：即从一端入手，按顺序一次只解决一项内容。一旦你打破了这一原则，只去处理你想要解决的事情，并且顺序杂乱，结果某些事件必然被遗漏掉了。因此，你将失去这个功效卓著的“漏斗”，所有的事物又将铺天盖地地布满你的写字台和办公室。
“后进先出”法，还是“先进先出”法
从理论上讲，你应该把工作篮底朝天地颠倒一下，然后，从第一件装入工作篮的材料开始清理。事实上，只要你能够在一段比较合理的时间内，完成从一个末端到另一末端的整理工作，其结果是大同小异的。无论如何，你在短时间内可以没有遗漏地检阅全部的内容。然而如果你试图整理一大堆积压已久的电子邮件，恐怕你会发现，首先对付最后出现的邮件反而可以提高效率。这是由于所有的讨论中的头绪是一个一个相互叠加而累积起来的。
工作篮是一个处理问题的站点，而不是一个存储容器。
一次一项内容
也许你发现自己常常有这样一种倾向：拿起一份资料，当自己还未确定具体的处理措施时，你的眼睛又不由自主地落到下面的另一桩事情上，大脑也随之开了小差。也许第二项工作对你具有更强的吸引力，因为你对如何解决它胸有成竹，而对于手头上的这件事你一点也不感兴趣。这可是一个危险的信号：由于你把精力转移到下面一项更简单、更重要或者更有趣的事情，很可能你会把手头上的工作扔到一边，使它再次积压在你的办公桌上。
大多数人也希望能够立刻把工作篮中的一切内容统统倒出来，尽力搞定它们。尽管我本人非常理解人们这一急切愿望，但是，我还是始终提醒我的客户们：把所有的内容放回原处，除了最上面的一项。每次只强调一项内容，可以迫使你集中注意力作出判断。注意力是确保问题解决必不可少的条件。即使你的思考被迫中断，你处理的事情也不会再次陷入失控状态。
多重操作的例外
对于一次处理一件事这个原则，存在着一个难以捉摸的例外，某些人在作出决定前，的确需要转移一下工作的重心。当我注意到某人出现这种情况时，我就允许他在处理事物时，同时取出两件，有时是三件事。只有这样，选择行动方案的过程才会变得简单迅速。
请记住，多重操作是一个例外，而且，只有当你坚持遵循快速完成每一项任务的原则时才会奏效。此外，永远不要逃避那些超过一两分钟才能够作出的决定。
永远不再放回工作篮
你只有一条单程路线离开工作篮。尽管事实上，对事物仅仅只处理一次并非是一个好语音，但这条单程路线体现了那条古老的警言“处理一次”（handle things once）的真实寓意。如果你照此办理，你就永远不会背负着一个清单，因为当你读到这个清单时，你即刻就将它们一一搞定了。这条建议的中心意图在于，根除一种不良习惯，即连续不断地从工作篮中取出任务，却不判定的性质，也不考虑下一步对策，只是把它们弃之一旁。因此，一条善意的忠告是：“当你第一次从工作篮中取出时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回工作篮内。
加工处理的关键性问题：“下一步行动是什么？”
你已经领悟了要点，每一次你只会对付一项任务。此外，你还将针对每一个任务作出果断的决定。听起来似乎轻而易举，但这要求你必须想得又快又准。在大多数的情况下，行动方案需要反复斟酌，因此，你必须作出判断。
例如，第一项任务是：是否需要你与某人通一个电话？填写一张表格？从因特网上下载某些信息？去商店采购？同你的秘书谈一谈？给你的老板发一封电子邮件？如果存在行动的可能，那么，这项任务独特而确切的本质将界定下一步行动可能的几种选择。然而，如果“确实没有什么可以采取的行动”，又应该怎么办呢？
就像是一只在一个挤满了裸体的账篷中的蚊子，我清楚自己想要做什么，但是却不知道从哪里下手。
――斯蒂芬.贝恩
如果不需要采取对策时，又应该怎么办呢？
很可能的是，你的工作篮中存在着一些不需要采取行动的任务。在这种情况下，一般有三种情况：
垃圾
待孵化的项目
参考资料
垃圾
如果一直采纳了我的建议，你必然已经淘汰了一大堆的东西，同样的，你还可能已经把堆积如山的资料存入了“工作篮”，这其中也包括那些你不再需要的资料。因此，当你动手开始处理时，如果发现工作篮中仍然存有大量的废物，不要感到惊讶。
处理你生活中的一切事物，将令你对自己的每一步行动做到心知肚明，同时，也对不应之举一清二楚。我培训过一位基金组织的负责人，他发现自己居然积累了太多的电子邮件（上千封），而事实上他不打算回复。他告诉我，在采取了我介绍的方法后，他把那些长期以来未尽的事宜，都一项项的步入了健康的轨道。
有时，恐怕你将面临这样的问题：是否需要保存某个资料以备清查。对付这种情况，我有两种方法：
扔掉它
保存它
这完全由你来决定。我认为，无论那一种方法都是不错的，你只用信赖自己的直觉，并且对工作空间保持一种理智的认识，大多数人对此忧心忡忡，这是因为他们从前的管理系统功效低下，而且界线模糊不清。如果你能够清楚地办公室参考资料、供应品与所需要采取的行动之间的界线，同时还拥有一个简洁易行的参考资料管理系统，你就可以轻松自如地保存尽可能多的资料。既然没有采取行动的必要，这也仅仅只是一个物理空间和后勤管理的问题啦。
归档专家们可以在这方面提供更多更详细的指导，此外，你的会计师也可以提供有关刻录保留的时间表，明确告诉你各种类型的文件需要保存的时限。我建议你对任务是否具有可操作性进行明确的界定。一旦搞清楚某项工作不需要采取任何措施，那就存在许多种可以选择的余地。
孵化
在你的工作篮中大概存在这样的情况，你会对自己说：“目前没有什么可做的，但是，也许今后会有。”这样的例子有：
一个宣传小册子，通告与一位客座演讲者的一次商务早餐会。你也许非常希望去参加，但时间是两周以后，因此你目前还无法确定到那时你是否还留在此地，或者是出差在外。
三周后召开的一次董事会议的日程安排。你已经收到了邀请，目前你并不需要采取任何行动，只需要等待在开会的前一天浏览一下日程安排。
一个有关个人理财的软件升级的广告。你确实需要更新到这个新版本吗？你不知道，那就暂时把问题放在一边，一周后再去考虑吧。
一个想法，也许你希望在明年的销售年度会议上提出来。目前也不必行动。但是你希望在制定计划时得到提醒。
一张写给自己的字条，是关于参加一个水彩课程的，但目前你已经顾不上了。
在这些情况下，你应该怎么办呢？你面临着两种选择：
把它们记入“将来某时/也许”清单；
你的日程表，或者放入“备忘录”文件夹中。
这些孵化程序的宗旨在于：他们为你提供了一个摆脱所有的精神负担的机会，同时使你相信某些行动的提示信息在适当的时候将会再次浮现出来。在下一章中，我将对组织管理进行详细的阐述。而现在，仅需要在这类事物上贴一个即时贴，标明“也许”或者 “10月17日8时给予提醒”，然后把它们归入“悬而未决”一类，以备日后再整理。
参考资料
你将在工作篮中挖掘出许多情况，它们并不要求你采取任何行动，但它们又对某些项目和主题具有潜在的价值，今后还可以提供一些极为有用的信息。较为理想的情况是，你已经建立起了一个文件归档系统。因此，当你浏览工作篮和电子邮件时，如果碰到这类你希望保存的资料，那就立即动手去做吧！
你很有可能还会发现各种各样的资料，你一心希望保留起来，却一直堆积一旁，或者塞进了拥挤不堪的抽屉中。造成这种局面的原因是，你的参考资料系统过于正统，或者根本就不存在。在现实生活“真刀真枪的拼搏中”，如果归档工作达不到简洁快速，生动有趣，那必然导致资料的堆积搁置，而不是有效的管理组织，结果千万处理加工这一环节陷入重重困难。
每当你碰到希望保留的资料时，做一标签贴在文件夹上，然后放入你分类归档的抽屉中；或者暂时贴上一个即时贴，交代给你的秘书或者助手进行处理。在我人事培训的早期阶段，我常常允许我的客户保存着“待归档”资料夹。而现在我早已经杜绝了这种做法。因为我发现，如果你不能马上采取行动，大概日后你也做不到了。
如果需要采取行动，那到底是什么呢？
这可是一件大事啊。如果“工作篮”中有需要立刻落实的事情，你应该判定这一行动的具体内容是什么。“下一步行动”即意味着清晰可见的具体活动，它将失去事情的发展进和。
事实上，这要比听起来的即简单又复杂。你应该能够轻而易举地确定下一步行动，但是，你的大脑常常在这时还没能完成那几步快速的分析过程和计划安排，而这些步骤都应该在你明确判定具体措施之前得以完成，即使它们相当简单。
让我们来一起看一个实例，这个人是如何处理这种情况：
·清扫车库
·申报纳税
·将要参加的会议
·bob的生日会
·新闻发布会
·业绩宴请
·改善管理模式
尽管每项都是相对清晰、独立的工作，然而决定每一项的下一步还需要进行一定的思考。
·清扫车库
是的，我只需要走进车库，动手收拾一下。不行，等一下，车库里还有一台电冰箱，我必须把它处理掉。我应该问一下john,看看他野营时有没有用。我应该……
·为电冰箱的事给john打一个电话
怎么样…
·申报纳税
但是我现在还不能开始，我必须等拿回上一次的k-1表这后才行。在这之前我什么也不能做，因此……
·等待从acme信用基金取回K－1表
关于……
·打算参加的会议
我必须搞清楚，桑德拉是不是会为我们准备一个宣传资料袋。我想我需要……
·给桑德拉发电子邮件，询问有关会议宣传资料袋的事
等等！这些行动步骤——“给john打电话”，“等待K－1表格”，“给桑德拉发电子邮件”－就是针对你的工作篮中可以付诸行动的一切事物所必须作出的决定。
行动步骤必须绝对是具体的行动
记住这些行动是看得见，摸得着的。许多人以为，当他们决定“开会”时，已经决定了“下一步行动”。然而，那并不是真正的下一步行动，因为它缺乏对具体措施的细致描述。你是如何为一次会议作准备的呢？是的，也许你需要打一个电话或者发一个电子邮件，但是电话打给谁？电邮又发给谁呢？现在决定！假如目前不作出决定，这意味着在将来的某一时刻，你还将重新思考这一问题。而设计这个加工处理程序的初衷就是帮助你高效完成针对某一项工作所必须进行的思考。因此，如果你还无法明确下一步具体的行动方案，势必造成一种心理间断。每当你考虑这一问题时，这个心理间断都会存在。渐渐地你就产生了一种抵触情绪，忽视了它的存在。
在认清下一步的具体行动之前，你需要考虑更多的事情，才有可能应对任何出现的变化。
当你拿起电话或者坐在电脑前时，你希望结束所有的思考过程，这样一来你就可以运用你手中的工具以此时此刻的场所，更加轻松地将事情搞定，因为你已经提前确定了在这个地点要进行的工作了。
如果你对自己说：“噢，我下一步要做的是看看这件事应该怎么处理？”这是一种非常棘手的情况，需要慎重对待。因为行动会耗费大量的时间，而作决定则不然。你总能发现一些具体的措施来简化你的决策过程。在你作出决定之前，99%的时间将用于收集更加丰富的信息。这些额外的信息可以来自外部资源（“给苏珊打一个电话，看看她对这个提议的看法”）或者来源于你自身的思考判断（“摹拟一些重组的想法”）。无论采纳哪一种方法，你仍然面临决定下一步行动的问题。
为了对下一步的行动作决策，你必须首先明确你希望达到的目标。
一旦你决定了下一步的行动
一旦你决定了下一步的行动，这时，你就面临着3种选择：
·实施（如果2分钟内可以完成的话）
·指派给他人（如果你自己并不是最佳的执行者）；
·交给你的管理系统（作为日后处理的一种选择）。
实施
如果下一步行动用不了2分钟即可搞定的话，那么抓紧时间动手吧。一个备忘录只需要你花上30秒钟读上一次，然后，在即时贴上迅速地答复一个“行”、“不行”或其它的回答，发回给寄件者即可。现在就开始吧！如果你在一两分钟之内就可浏览一次目录，洞察你可能感兴趣的事情，那就开始浏览吧。然后根据要求要么丢弃，要么处理归类，要么作为参考资料保存起来。如果你下一步需要快速地在某人的语音信条中留下一个口信，现在就请拿起电话吧。
即使该项事物并非那种重要的项目，你也应该立刻采取行动，毕竟你迟早还要面对它。2分钟事件处理的基本原则是，2分钟基本上是一道时间分界线，即从这里开始你对某些情况进行归档保存所花费的时间，远远地超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。换句话说，这是一条提高效率的捷径。如果是鸡毛蒜皮类的小事，不值一提，那么干脆丢弃它。如果它的重要性不容忽视，而且你迟早要处理，在这种情况下，效率应该是我们首要考虑的因素。
许多人发现，一旦遵循2分钟事件处理原则养成了习惯，他们的工作效率就能获得显著的提高。一家大型软件公司的副总裁曾经告诉我，他采用了这个工作方法以后，每天多出了1个小时可以自由支配的时间，而且质量极高。他属于那一类每天不得不面对300封电子邮件的高技术企业的管理人员。他们在大多数的工作时间里精力高度集中在3个关键性的问题上。有许多的电子邮件都是他们的下属发来的，向他汇报工作，他必须逐一过目，发表意见，都能够确保工作的顺利发展。然而由于他们对某些情况的了解极为有限，因此，很有可能他们暂时把这些邮件搁置在工作篮中，“随后”再进行处理。当几千封邮件堆积如山时，他不得不搭上整个周未的时间，拼命加班加点地工作，以弥补漏洞。如果他现在只有26岁，精力充沛，身体健康，这一切还算不了什么。然而，一旦他已经步入了而立之年，小儿绕膝，情况就不一样了。他将无法承受整个周末通宵达旦的投入工作。当我对他进行培训的时候，我们一起浏览了他的工作篮，当前那里存放了800多封电子邮件。而其中有许多完全可以删掉，相当一部份可以作为参考资料归档保存，还有许多不到2分钟就可以立刻答案和解决掉。一年以后，我同他联系时，他依然身居这一要职而且非常胜任从那时起，他决不会允许自己的电子邮件再走过满满一屏而不处理了。由于回复邮件的时间显著地减少，他已经改变了他那个部门的职能性质。他的员工们认为他简直是由特殊材料构成的！
2分钟原则魔力无限。
这是一个活生生的证明，但它同时也说明这些简单处理是多么重要，特别是当信息的数量和速度飞速增长的时候。
事实上，2分钟仅仅是一个指导原则。如果你在处理工作时拥有较长的时间段，完全可以把处理每件事情的时间限制行长到5分钟或者10分钟。如果你打算迅速弄清楚你目前所有的资料，以做便决定如何更高效地运用下午的时间，也可以把时段缩减至1分钟，甚至30秒，这样就能加快处理每件事的速度。
随着你渐渐熟悉了这个管理程序，给自己计时不失为一个好主意。我的大多客户对于2分钟的时间到底有多长都感到难以估测，因此，他们大大低估了某些行动落实所需要的时间。比如，如果你打算给某人一个口令，你找到本人而不是他的语音信箱，这个电话通常都要超过2分钟的时间。
你会惊奇地发现，竟然存在着如此多的2分钟行动，甚至对于你最为重要的工作也是如此。
事实上，你并不需要真正地追踪刻录那些只许花费2分钟的时间的行动，你仅仅落实它们就行了。然而，如果你采取了行动但却没能完成这个工作，你必须明确接下来的活动，并根据同一标准加以管理。比如，你打算更换你最喜欢的一一支笔的笔芯，却无意中发现你已经用光所有的备用笔芯。这时你就要考虑一下如何再弄一些（去店里买一些）接着你要么行动起来，要么委托他人，要么暂时推迟一下这个行动。
坚持2分钟原则，看看自己在处理堆积在“工作篮”中的资料时功效如何？许多人惊异地发现，居然有如此之多的事情可以在2分钟内解决掉，而且，这其中还包括他们手头上最重要的一些工作。
让我再从另一个角度来观察一下2分钟原则的效果吧。这次是关于你如何才能够轻松自如地输入那些电子邮件的。如果你的工作常常涉及到大量的电子邮件的往来，你可通过加快打字速度和使用操作系统以及大量的快捷键来提高你的工作效率。有许多经验丰富的专业人士在工作时步履艰难，这是由于他们还在一边用眼睛紧紧地盯着键盘，一边缓慢笨拙地敲打着，而且使用鼠标也太过频繁了。其实，只要把2分钟原则与加强计算机技能结合起来，许多工作都能迎刃而解。我发现，很多行政人员对于新技术并没有抑制的意思，却对他们的键盘退避三舍。
委派他人
如果下一步工作花费的时间将超过2分钟，这时，你可以问一下自己：“我是不是最适合处理这个事情的人呢？”如果答案是否定的，就把它转给适当的人选好了。
委派工作并非总是自上而下的。你可以决定“这件事必须交给客户服务部进行处理”，或者“这个必须让我的老板过目”，或者“我需要征求一下合伙人的意见”。
“有条不紊的做法”可能是下面的某一种情况：
·给适当的一方发一封电子邮件。
·在纸上写一张纸条，然后转发给某人。
·给他或者她留一条语音留言
·在工作日程表中添加这一条，以便下一次与此人见面时进行探讨
·直接与他对话
尽管任何一种选择都可以奏效，但是我还是按照以上列出的次序向你们推荐，由上而下。通常情况下，电子邮件是一种快捷的方式，它提供了一个电子文档记录，收集者可以在他方便的时候阅读这些信息。接下来是局面形式的刻录，它们也能够立即载入系统，接收者也可以把这个具体物件用做管理系统中的提示信息。如果你准备把某种资料信息传递给另一个机构，那么显而易见的是，白纸黑字的交流方式最为常见。由于拥有了电子邮件，接收你信息的人完全可以根据自己的时间进行处理，语音信息功效不凡，许多专业人士都依赖于这种手段，但是它也有不利的一面，要跟踪这些信息，对于你和接收者来说都算得上是一种额外的付出了。此外，你所表达的内容也不光是别人听到的那些。下一项内容是把所有需要进行的沟通列入日程表或者放进文件夹中，以备召开例行会议时再与某人磋商。有时这一步是绝对必要的，因为有些话题过于敏感或者过于复杂，因此，只有等面对面的时候谈，事情才能有进一步的发展。最不受欢迎的选择就是中途打断你与某人各自正在处理的工作，而就一项问题开始讨论。这一做法虽然直截了当，但严重阻碍了你们双方的工作流程。它同语音留言有同样的负面影响——没有书面记录
跟踪移交他人处理的工作
如果你确实把某一项工作转交给他人处理，同时，你又非常关心其发展的结果，这时你就需要追踪发展过程。正如我在下一章中介绍的管理组织工作，到时你将看到一个具有重要意义的管理类别：“等待”。
随着你渐渐地建立起一个你个人的客户系统，你最终需要指派他人完成需要追踪的事件，看起来就像计划手册中的一张清单。在这个文件夹中，分门别类的保存着每一个项目的几页清单，或者存入你的软件“等待”类别的条目之下。就目前而言，如果你还没有建立起一个托管系统，你只需要在一张纸条上写下“等待：bob的答复”，然后把它放入一叠“悬而未决”的字条中，保存在一个独立的文件夹里，而它们都是你加工处理后获得的产物。
如果球已经落到别人的场地上了，又应该怎么办呢？
在上面的例子中，你在等待K－1资料的副本，然后才可以动手准备报税，因此，下一步行动目前正是别人份内的工作。在这种情况下，你也希望把这类归为委托他人工作的范畴，或者存在“等待”目前下。因此，在标有“报税”字样的纸上写下“等待从Acme信用基金取回K－1表”，然后投入“悬而未决”一堆中。
注意：在每份委托给他人处理的资料上标明具体的日期，这一点非常重要。所有类别的资料上都必须贴上小标签。当你哪怕只有几次的确希望查阅这一信息时，你会发现，建立起这样的一个习惯会让你终生受益。
推迟这项工作
很可能，当你决定下一步行动时，大部分还将由你亲自实施，而且时间往往又超过2分钟。你需要给客户打一个电话；你需要花点时间来考虑并起草一个电子邮件，然后发给你的团队成员；你需要在文具店为你的兄弟购买一件礼物；你需要从因特网上下载一个软件并试用；你需要同你的配偶商量一项投资计划。所有这些统统归属这一范畴。
你必须写下这些行动，记录在某个地方，并存入适当的类别。以备需要时查阅。赶紧行动起来，把“工作篮”存放的资料一一贴上即时贴，并在上面标明行动内容，然后放入已经加工处理过的“悬而未决”的资料堆中。
剩下的“悬而未决”的事宜
如果遵循本章中的指令，你会扔掉一大堆垃圾，归档一大批资料，落实大量的2分钟行动，并把相当数量的事务转交给他人处理，然后手上还留下一堆项目需要付诸行动。“悬而未决”的事务是由你转交他人或者推迟落实的行动组成的。在你的个人管理系统中，还需要对它们调整安排。在下一章中，我将对此逐步地进行详细地阐述。
明确你手中的工作
当你挖掘到“工作篮”的底层部分时，最后一步工作强调了视角的转变，这时你应该从每一个独立行动的具体细节转入对大局的权衡，即你的工作。
在此，我重申一次“工作”的定义，它是指任何你承诺达到的目标，并且需要一步以上的行动才能完成。如果你回顾一下自己列出的一个行动目录：“给弗兰克打电话，谈一谈汽车报警器的事情”；“给伯纳发一个电子邮件，交流一下有关一个会议资料的准备工作”，毫无疑问，你将其中有许多事情，要比那些已经明确了定义的行动更加重要。在你给弗兰克打电话讨论“汽车警报器”之后，你还要处理“报警器”的其它事情；你给伯纳发出电子邮件之后，还需要考虑会议涉及的其他方面的问题。
我希望你能像我一样，从一个广泛的角度认识定义工作的真实原因：如果你已经明确的那一步行动无法完成整个工作，那么你还需要在地上埋几根木桩来提醒你其它悬而未决的行动，直到任务完成。你应该列出一个工作清单，它可包罗万象，从“开一次节日晚会”到“减去一条小装饰物的生产流水线”到“确定赔偿计划”。这个清单的目的并不是为了反映这些事物的先后顺序，仅仅是为了确保所有悬而未决的问题在清单中都有自己的位置
现在恐怕你拥有30－100件工作
无论你是刚刚开始处理工作的阶段就动手拟定了“工作”清单，还是当你已经确定了行动清单之后才着手起草，这其实并不重要。事实上，你只需要在某一阶段落实这个步骤，并妥善保存它就可以了。因为这个工作清单是确保你了解自己正处于哪一个阶段，以及你期望达到何种目标的关键性因素。
就目前情况而言，我们要保证你所建立起的系统确实能推动工作的发展进程。
管理阶段：建立好清单
一个完整没有漏洞的组织体系良好地运转起来，可以赋予你无穷无尽的力量，因为它让大脑彻底摆脱掉了那些低层次的思维，将精力投到了更重要的事情上，不会因为那些未经处理的事物干扰分神。但是这对你的生理机能也提出了相应的要求。只有拥有良好的身体素质和充沛的精力，才有可能促成这种结局。
滴水不漏的组织管理工作，对于你关注更加广阔的领域来说，是不可或缺的条件。
在本章中，我将引导你了解加工处理工作篮时所要经历的各个步骤以及各种工具。当你最初开始清理“工作篮”时，你将会创建一个希望进行管理的清单和分级目录，毫无疑问的是，你总能想到一些额外的事情需要添加进来。换句话说，你不用一下子就创建一个完整的组织管理系统。随着你处理的资料日渐增多，并不断进行检测、验证，这个系统也将随之发展深化，渐渐的成熟起来。
我把他们全部都网罗在一起了，但是我忘记放在哪里了
―――匿名
工作流程图的外环内容显示出，当你判定了事物的本质以及需要对它们采取的措施时，事物将朝着哪几个主要的方向发展。
基本类型
从组织管理的角度来看，你希望了解和管理的事情可以为7大类：
·一个“工作”清单
·工作的辅助性资料
·记录在日程表中的行动和信息
·各种“下一步行动”的清单
·一个“等待”清单
·参考资料
·一个“将来某时/也许”清单
界限的重要性
所有这些类型分门别类、清晰明确，这一点至关重要。每一种都代表着我们同自己所签订的不同类型的协议。如果界限模糊不清的话，那么组织管理的大部份价值也将荡然无存。
比如，如果你把参考资料和想阅览的资料保存在同一个文件夹中，你就会对这一堆资料变得麻木不仁。如果你把应该属于日程表范畴的事情放入“下一步行动”清单中，因为它们必须在某些特定的时间出现，结果你就会推动对日程表的信赖，从而不断地重新评估你的各种行动清单。如果你对一项工作暂时不打算采取任何行动，它必须放入你的“将来某时/也许”清单之中。这样一来，当你翻阅“工作清单时就会精力充沛，随时准备决定接下的行动方案，这是”工作“清单所要求的。然而，如果“等待”清单上的某项内容被归入行动清单的范畴，你就会被无效的反复思考拖入泥潭。
必须对这些事物类型分门别类地加以保存，无论是在视觉上、具体形式上，还是心理上。
你真正需要的是清单和文件夹
一旦你认清需要保存的内容（在前一章中已经论述过了），这时，你所真正需要的是用清单和文件夹来保存参考及辅助资料。你的清单（如我曾经指出过的那样，也可以是文件夹的项目）将保存所有的工作和将来某时/也许的内容，以及你打算对每一个悬而未决的问题予以处置的措施。文件夹（电子或者书面）也将用于保留正在运行中的各项工程的参考资料和辅助信息。
我才不在乎复杂事物这一方面的简单情况，但是，我会为另一方面的简洁付出我的一切
——奥利弗·温德尔·福尔摩斯
许多人多年来一直坚持开列清单，但是他们从未发现这种做法效果显著。因此，对于我推荐的这一简单明了的系统，怀疑声此起彼伏。然而，大多数开列清单的人并没有刻录下正确的内容，或者没有完善它们，这导致清单无法正常发挥作用。一旦你对清单上的项目做到心中有数，事情就自然变得简单了，然后你只需要一种管理它们的手段。
正如我曾经提到的，你大可不必从外部对清单中的内容进行重要程度的排序，因为随着事情的发展变化，你将不得不重新安排这些情况。对于许多人的管理工作而言，强行对事情进行排序正是导致他们沮丧困惑的根源。事实上，当你看到整个清单时，完全能够凭借直觉按照其重要程度排出先后的顺序。清单本身仅仅是保存工作的一种手段，它以总目录的形式呈现出来，便于随时回顾检查。
当我提及一个“清单”时，请记住，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种：
一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物；
在一张有标题的纸上列出的真实的目录；
一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如outlook软件中的任务 或者 一个掌上电脑中的清单。
管理那些行动的提示信息
如果你已经清空了你的工作篮，往往意味着创建了一大堆“悬而未决”的提示信息：比如那些需要花费2分钟以上才能够搞定的又不能指派给别人的工作；同时也你将积累起那些已经交给他人办理的事件的提示信息，也许有些情况需要填写在日程表中或者“将来某时/也许”这类的文件夹中。
你会希望将所有的资料分门别类的进行整理，使你容易把它们区分开来。这样一来，当你有空再次浏览这些信息的时候，你就可以把它们视做可选择的行动。同时，你也希望运用最恰当的方法组织管理这些分组资料，是否应该放入文件夹中呢？还是列在清单上面呢？是采用书面形式呢？还是选择数字形式呢？
记录在你日程表上的行动
正如我曾说过的，从组织管理的目的出发，存在着两种基本的行动：一类事情必须在某一天或者某一个特定的时间内完成；另一类则需要你在日程表中一看到它们时就尽快解决掉。列入你日程表的行动方案要么是时间具体的（如“4：00－5：00与吉姆见面”），要么日期是明确的（“星期二给雷切尔打电话，看看她是不是已经接受了建议”）。
当你处理工作篮中的事情时，也许会碰到这样一些事：它们一出现，你就直接把它们安排到日程表中去了。比如，进行一次体检所需要的一下个步骤就是打个电话约定时间（既然这只需要2分钟的时间或者更少），因此当你有这个想法时，就自然而然地去做了。约定时间后，记录在日程表中，这也就顺理成章地成了一个基本的常识。
日程表应该只显示“重要而艰巨的工作”，围绕着它推进你其余的行动。
然而，根据人们记录每天工作计划的老习惯，许多人希望把行动放在他们有心情去完成这件事情的那一天的日程安排中，比如星期一。但是到那时，也许情况就会发生变化了，因此这件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住这种种情况。你需要依赖你的日程表，把它视为一块圣域。它界定了你每天所有的责任的严格精确的界限。当你忙碌的时候，这些工作也应该能够一目了然。如果日程表中包括你必须在某一天搞定的工作，事情也就简单多了。
根据具体情况，管理属于“越快越好”的范畴的行动
在过去的许多年中，我发现提示“越快越好”这类行动的最佳途径是提示完成这一行动所必需的具体环境，即要么是工具，要么地点，或者完成该项工作的人。例如，如果这项行动需要使用计算机才能完成，那么，它就应该归入“在电脑旁”清单；如果你的行动要求你开车外出，那么“跑腿”清单将是最恰当的选择；下一步打算与你的合伙人埃米筣面对面地谈一谈，那就把它放入“埃米莉”清单中或者其它有意义的清单中。
这些清单在类别上的差异应该决定于：
现实中你所需要跟踪的行动的数量；
你需要改换完成这些工作所要求的环境的频率。
如果你属于那种不寻常的人，只有25个下一步的行动等待执行，那么一个“下一步行动”清单就足够了。它包括的内容五花八门，从“买钉子”到“和老板谈谈加工资的事”。如果手上有50甚至100件还没解决的事情，而你还把它们保存在一个巨大无比的清单中，这恐怕很难搜索到你需要关注的事情。每当手头上有零星的时间打算解决一些事情时，你大概不得不进行一些浪费时间的再分类工作。如果碰巧在开会时有一个短暂的休息时间，而你希望利用这段时间打几个电话，你就不得不在一批不相关的事件中寻找那些希望打的电话。当你出门去处理一些零碎的的事情时，你大概希望挑出那些需要跑腿的事情，再另外开一张清单。
这一类的管理方法可以促进工作效率的另一个原因是，使你在某一种环境下和状态中集中充分地利用你的精力。当你处于“打电话的工作状态”时，完成许多要打的电话――缩减你的“电话”清单；你启动电脑时，你应该尽快地解决掉一些需要在线时处理的事情，而不必转移到其它活动中去。从某一类行为中脱离出来，再转入另一类节奏和工具都不相同的工作中去，往往会浪费掉很多精力，比大多数人所预见的还要多的多。当一个关键人物坐在你的办公室里，盯着你的时候，你如果能够立刻准备好一切你需要同他讨论的工作，这无疑是一个明智的做法。
有关行动提示信息最常见的分类
以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助：
·电话
·在电脑旁
·跑腿
·在办公室时
·在家时
·议事日程
·阅读/回顾
“电话”
这是一个包括了所有要的电话的清单，只要是手上有一部电话，你就可以一项项地减少它的内容。你越是行踪不定，就越会发现拿着一个包括了所有联络电话的清单是多么有价值；你不在办公地点或者正在旅途中休息的时候，也许你就有一些小小的空闲，这为你提供一个绝好的机会来处理你的电话清单。拥有一个独立的“电话”清单，你就可以比较容易地集中精力选择一个最为恰当的电话拨打了。
我建议你花一些时间，在工作清单的每一项内容旁边注明相关的电话号码。很多时候，如果电话号码一目了然，你很可能就打了这个电话，而如果你还花精力去查电话号码的话，你可能就放弃了。
“在电脑旁”
如果你使用电脑，特别是随身带着笔记本电脑，或者在工作场所配备有一台电脑，同时在家里安排了另一台，此时对所有当计算机运行时才能处理的事情进行分级，将会对你大有帮助。这能使你新眼看到运用电脑可以完成的所有工作，提醒你应该发送哪些电子邮件，应该起草或者编辑哪些文件等。
因为我经常飞行，我甚至保存了一个“在飞机上”的行动清单，并与“在电脑旁”区别开。坐飞机时很难达到许多事情要求的那种办公环境：上网或连上我的服务器。因此我现在可以完全放心地依赖我的“在飞机上”清单，上面没有一项内容要求我必须上网。这样一来，我的大脑就获得了解放，不用像从前那样，对着“在电脑旁”的清单，我就不得不再次盘算，哪些工作可行，哪些不可行。
周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。
如果只在工作时拥有电脑，你可能不需要一个单独的“在电脑旁”清单。“办公室中的行动”可以覆盖这些内容，因为办公室是你惟一可以办理这些事物的场所。（类似的，如果你仅在家里有一个电脑，又不是笔记本型的，你也可以把电脑类行动归于“在家”清单之中。）
“跑腿”
把所有需要外出时处理的事情归纳到一起，这种方法非常有意义。当你知道自己需要开车外出，要是在路上能够看上一眼这个清单，那就太妙了。像“从保险箱中取出股票证券”，“从设计者那里取回画像”以及“在苗圃购买一个牵牛花“一类的活动都应该纳入这个清单的范畴。
当然，这个清单绝不比你保存在计划手册里的一张即时贴的内容更加详细，也不比你掌上电脑里的“todo”部分中的“跑腿”一栏中的屏幕显示更为复杂。
